档案信息化建设与档案管理的几点思考
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摘 要：通过档案信息化建设能够有效的提高档案管理的管理水平和服务效率。进而对档案管理的持续发展起着有效的促进作用。本文就档案信息化建设以及档案管理工作进行分析，发现目前存在的问题，并提出相关建议。以期促进档案管理和档案信息化建设的进一步提高和发展。
关键词：档案信息化 信息化建设 档案管理
一、档案信息化建设概述
档案信息化建设，就是把现代信息技术融合进档案管理的过程中，进而有效的提高了档案信息的收集和管理、利用、服务等。使得档案管理更具现代化的思维模式，实现档案信息的自动化和智能化。
二、档案信息化建设的特征
（一）档案信息化建设具有改革性
档案信息化建设影响到了档案工作的每一个个环节。对档案管理的各项职能，以及人员的分工等，都产生了许多的变化。进一步的促进了档案管理的创新和改革。而且，档案信息化建设对传统的档案管理方法上的不完善也起到了弥补的作用。促使档案管理产生新的变化和发展。
（二）档案信息化建设具有时效性
档案信息化建设的工程需要长期和系统的进行建设。既需要科学技术的支持，也需要兼具有与时俱进的创新精神，才能有效地去推动档案信息化建设的持续发展。在信息化建设的过程中，档案管理部门必须要能够及时的升级和维护硬件设施和软件系统等工作，才能使档案信息化建设能够始终都保持有时效性。
（三）档案信息化建设具有价值性
档案信息化建设可以做到对档案馆藏结构的进一步完善，以及对档案信息资源进行扩展，进而实现共享和整合档案信息资源。全面的提高档案资源的整体价值，以及其政治价值、文化价值、经济价值、社会价值等。能够把传统的档案变为更具有意义的咨询，并且能够为档案的使用者提供更完善、更健全的服务。
三、档案信息化建设的内容
（一）建设基础设施
只有把基础设施的软硬件都建设好了，才能更有效地支持档案信息和资源的开发。要实现档案信息的传输和交换，就必须建立档案信息网络，档案信息网络是基础设施建设的核心内容。所以，就必须建设档案管理的局域网，并普及计算机档案管理的应用。
（二）档案信息资源的建设
传统的档案管理如果内容过多，就会造成管理的吃力，以及使用的不方便，所以非常有必要加强对档案信息资源的建设。只有建设档案的数据库，对档案进行合理的归档管理，并且进行更丰富的分类，实现数字化管理。才能有效地提高档案的作用和使用效率。
（三）应用系统的建设
对应用的开发加大力度，促使应用系统能够更加的通用和兼容，以适应政务网与互联网的档案网站的建设。应用系统建设必须满足文档一体化。
（四）标准化的建设
在档案信息化建设的过程中，必须做到对每一个档案管理的工作流程都进行规范化、标准化的明确规定。才能对电子档案的管理中不容易出现差错，提升了档案信息化建设的准确性。
（五）安全保障体系的建设
在档案管理中，对档案的保密也是非常重要的工作。而在档案信息化建设的过程中，档案的电子化无疑也为档案的安全提出了更高的要求。因此，安全保障体系的建设也就尤为重要了，安全保障体系建设的内容有：①建立档案信息安全保障体系、②完善安全管理机制、③提高对档案信息的安全意识。
（六）人才的建设
工作人员的素质直接决定了档案信息化建设的效率和结果，所以提高档案信息化建设的人员素质培养是非常重要的。而在人才的建设中包括以下几个方面：①对档案从业人员培训，使工作人员对新的技术、设备和方法能够熟练的掌握和应用。②普及信息技术的知识，让人们了解到信息技术的重要性。
四、对档案信息化建设的相关建议
（一）健全档案信息化建设的体系
1、能够明确管理的机制，贯彻执行《电子文件管理暂行办法》。并且，持续的完善运行机制，对各部门的文件管理进行联动机制的建立，以实现对电子文件的全程监管。
2、严格执行《档案法》，赋予档案局行政管理的职能。加强档案局在档案信息化建设的过程中的调度能力，才能形成各方统一的工作体系。
3、加大对电子政务的建设，同步进行电子政府和档案信息化。
4、完善相关的制度，对整体工作进行细分，落实到每一个人的身上，才能划分责任制，规范工作的每一个细节。
5、建立激励机制，促进员工的积极性，进一步推动档案信息化的实施和发展。
6、完善法律法规，保证相关部门的监督和执法。
（二）电子档案和资源共享
1、合理的工作计划，进行有效的监督和检查，才能确保数字化工作的顺利实施与开展;
2、满足用户需求，并建立完整的数字化目录;
3、纸质文档与电子文档双归档，图文关联;
4、档案信息管理系统统一的构建，以实现信息共享;
（三）健全技术的支持
1、完善基础建设，加大对技术的投入;
2、采用外包的方式建设系统，借助专业的技术;
（四）创新服务
1、档案信息的远程查阅，对无需保密的信息，发布在网站上，以方面人们的查阅;
2、对资源进行整合，并完善信息资源;
3、对用户进行身份认证，再对其提供远程查阅的服务。
五、结语
档案信息化建设，是档案管理的必经之路，是发展趋势，而要做好档案信息化建设，就需要技术、资金等各方面的支持。档案信息化建设有利于提高档案管理工作的效率，以及档案使用的便捷性。
参考资料
[1]赵群. 解析档案信息化建设与档案管理的几点思考[J]. 办公室业务，2014，23：150-151.
[2]夏燕玲. 档案信息化建设与档案管理的几点思考[J]. 云南档案，2010，03：29-31.
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