巧用软件工具 提高教务工作实效
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教务管理是学校工作中一项极其繁重的任务，教务工作人员每天都需要接触和处理大量的数据和事务，这些信息的准确性和完整性，时时影响着教务管理及其相关工作的顺利开展，信息化水平的高低直接关系到教务工作人员的工作效率和工作质量。结合我的工作实际，就排课、分班、考务安排、学生成绩统计分析等方面浅谈怎样用好软件等工具资源，提高教务管理效率。
一、排课
手工排课一向是学校教务工作中最另人头疼的事，再加上个别老师的课程特殊安排、学校场地限制和统一课程等因素，使排课更显得非常费时费神，令人非常苦恼。
排课软件能较好地解决好排课问题。通过我对多种排课软件的对比使用，我觉得水晶排课是排课软件中的佼佼者。水晶排课只要设置好学校班数、节数、课程、教师任课，水晶排课就会自动排出所有课程表。从信息开始录入到开始打印课程表的整个过程一般3个小时内就可以完全搞定。排完之后觉得不满意，完全可以再用几秒钟的时间再排一次，或进行手工调整。可以生成真正Excel课程表，自动设置字体、纸张、对齐方式、表格边框等。
排课软件也不是万能的，在用软件排好课后，还应该根据实际情况，用排课软件手动调课，让各类课程安排更合理。
二、考务安排
每到期末，考务工作安排便早早启动了。监考安排、考号编排、门牌、座签、准考证打印等场弄得我们手忙脚乱。其实，我们完全可以利用Excel编号学生考号（方法简单，就不多说），利用Word的邮件合并功能，可以大大提高工作效率。
（1）把编好的Excel考号作为数据源。（2）Word主文档中输入需要的内容、设置好格式。（3）打开邮件合并工具栏。视图→工具栏→邮件合并。（4）设置数据源。浏览打开在第1步编辑好的Excel工作簿，并选择数据所在的工作表。（5）查看收件人。点击“收件人”按钮，以查看数据是否正确。在源数据更新时，也可以在弹出的“邮件合并收件人”对话框中，点击“刷新”按钮。（6）插入数据。将光标放到要插入姓名的位置，点击“邮件合并”工具栏上的“插入域”按钮，并在弹出的“插入域”对话框中，选择“姓名”域，插入，关闭对话框。利用这种方法可以插入其他项目。（7）生成邮件，打印、预览打印。
学生座签、成绩单打印等都可以用邮件合并功能轻松实现，这是不是大大提高了工作效率呢？
三、学生成绩统计
学校教导处每学期要处理大量的教学数据，复杂又枯燥，还担心出错。充分发挥Excel中的各种功能，尤其是函数功能，可以使工作轻松愉快。运用Excel统计分数、打印成绩单等更是事半功倍。
1、新建一个工作簿，在该工作簿中新建“成绩录入”、“分班成绩打印”、“学科成绩统计”等工作表。
2.设置公式。（以1000行为例子）
（1）求每个学生的总分，用SUM公示自动填充，不再赘述。
（2）求每个学生的名次：其所在单元格的公式为：=RANK（F2，F$2：F$1000），其余人的名次自动填充即可，从而求出所有学生的名次。注意名次有并列情况，即两个并列第3名，没有第4名，下一名则是第5名了。
（3）求学生总人数：学生总人数即区域A2：A1000之间的行数，采用COUNT（）函数，在单元格中输入公式：=COUNT（A2：A1000）即可。
（4）求及格人数和及格率：学生及格人数即区域F2：F1000之间60分以上（含60分）的行数，采用COUNTIF（）函数，在单元格中输入公式：=COUNTIF（F2：F1000，">=60"）即可。而及格率即为及格人数÷学生总人数×100%。
（5）求优生人数和优生率：学生优生人数即区域F2：F1000之间85分以上（含85分）的行数，采用COUNTIF（）函数，在单元格中输入公式：=COUNTIF（F2：F1000，">=85"）即可。而优生率即为优生人数单元格÷学生总人数单元格100%，在单元格中输入公式：=C13/C11，然后设置该单元格格式为百分比即可。
3.错误录入提示，美化表格。
（1）录入错误警告。单击菜单栏中的“数据”→“数据有效性”，打开“数据有效性”面板，单击“设置”，在“有效性条件”中设置如下：“允许（A ）”设置为：小数 ，数据设置：介于，最小值：0，最大值：100。单击“出错警告”，勾选“输入无效数据时显示出错警告（S）”，“样式（I）：”设为“停止”，“出错信息（T）：”设为“分数不在有效范围”，最后单击“确定”按钮。若录入的数据超出设置范围，系统会自动报警。
（2）重复录入提示。为防止重复录入学生的姓名，我们将为学生姓名所在的列进行一些提示性的设置，如：首先选中B4：B63单元格，单击菜单中的“格式”→“条件格式”， 打开“条件格式”对话框，在“条件1（1）”中选择“公式”，在右边输入框中输入条件求和函数“=COUNTIF（$B$2：$B4，$B4）>1”， 在“格式（F ）…”中设置一种背景颜色和字体格式，最后单击“确定”，再“确定”即可。
（3）隐藏数据“0”，让工作表更简洁美观。
（4）将工作表建立为模板，方便以后使用，一劳永逸。
以上运用，仅是点滴，可以更多拓展运用。教务工作虽然纷繁复杂，但只要找到了窍门，也可以大大提高工作效率，减轻工作量，让工作更轻松愉快。运用软件工具等资源只是其中之一。只要大胆探索，一定会找到高效规范的工作方法。
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