在日常工作和生活中，我们常常需要将一些文件发送给别人，但有时候文件太大，无法通过邮件或者即时通讯软件发送。这时，我们可以使用压缩文件的方式来解决这个问题。

压缩文件可以将文件大小缩小，从而方便传输和存储。下面是一些常见的压缩文件格式：ZIP、RAR、7Z、TAR、GZIP等。其中，ZIP是最常见的一种压缩格式，它可以在大多数操作系统中使用。

下面是如何压缩文件并发送给别人的具体步骤：

1. 选择需要压缩的文件或文件夹。可以通过鼠标右键点击选中文件或文件夹，然后选择“发送到”-“压缩(zipped)文件夹”来将文件压缩成ZIP格式。

2. 将压缩后的文件重命名。右键点击压缩文件，选择“重命名”，将文件名改为易于识别的名称，例如：“工作报告.zip”。

3. 将压缩文件发送给别人。可以通过邮件、即时通讯软件、云存储等方式将文件发送给别人。如果使用邮件发送，可以将压缩文件作为附件添加到邮件中。

4. 接收者解压缩文件。接收者收到压缩文件后，需要先解压缩文件才能查看其中的内容。可以通过双击压缩文件来打开它，然后选择“解压缩”，选择解压缩的路径即可。

总之，使用压缩文件的方式可以方便地将文件发送给别人，减小文件的大小，节省传输时间和网络带宽。同时，也需要注意文件的安全性，避免发送重要信息的文件时被他人窃取。