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关于中职学校学籍档案科学管理与开发利用的思考

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  摘 要:学籍档案管理一直都是学校教务管理工作的重要内容,学生学籍档案的完整性、真实性和系统性会影响用人单位对学生的评定和录用,而这些问题多多少少会对学生未来的职业发展造成一定影响。本文就以中职学校为例,通过分析现存于中职学校学籍档案管理与开发利用中的问题,提出一些优化管理与利用的措施,旨在提升中职学校学籍档案管理的水平。
中国论文网 /2/view-12813456.htm
  关键词:中职学校;学籍档案;管理与开发利用
  中职学校学籍档案管理是以不同形式形成的学生信息记录,不管是对学生个人、学校还是社会都具有一定的保存价值。学籍档案管理作为学校管理工作中的一项重要内容,不仅是学校用以制定各种教学工作以及就业安排的参考资料和主要依据,还是衡量中职学校发展状况的一项重要指标。
  1现存于中职学校学籍档案管理与开发利用中的问题
  1.1学籍档案管理制度有待完善
  学籍档案是学校档案工作的重要内容之一,其工作的有效性对整个学校管理而言意义重大。但就目前情况而言,由于大部分中职学校没有充分的意识到学籍档案工作的重要性,不注重有关学籍档案管理和利用的制度建设,比如学籍档案管理制度、查阅利用制度、收集整理归档制度、档案保管制度以及档案人员工作职责等,进而导致在学籍档案的管理实践中经常出现混乱的现象,另一方面,缺乏专业性强的档案专员,在相关业务指导和监督检查方面的力度不强,加速引起了学籍档案管理的混乱。
  1.2学籍档案管理方法过于陈旧
  传统的纸质档案管理方式仍普遍应用于我国中职学习学籍档案管理工作中。随着信息技术的发展,传统的纸质档案管理方式很多缺点一一暴露了出来,比如增加了工作人员的工作量、过多的占据存储空间、信息资源封闭性强无法共享以及繁琐的防潮工作等,这些都给学籍档案管理和开发利用增加了一定的难度。尽管部分中职学校已经在信息技术和系统的应用下建立起了电子档案,但电子文档的修改性很强,无法保证档案的真实性,加之建立在计算机和网络信息技术基础上的电子档案,对管理人员的工作能力提出了很高的要求,在学校档案管理人员专业水平有限的情况下,档案信息的安全性也无法保证。
  1.3学籍档案管理归档范围受限
  对用人单位而言,学籍档案是选拔人才的重要依据。但是中职学校学籍档案的归档内容和范围局限性太强,而且多年来都停留在入学登记表、学籍成绩表、入党入团资料和体检表等记录项,没有跟上时代发展的需要,将一些能够真正反映学生成长历程的信息记录下来,只能片面化的反映学生平时考核情况以及毕业鉴定方面的信息。尤其是随着中职学生就业制度改革的不断深入,学籍档案内容已经无法满足当今时代下用人单位选拔人才的需求了。加之素质教育的推进,大部分学下都在专业课程设置、学生技能培养、心理素质训练以及教师队伍建设方面都作出了很大的改变,而这些改变都未体现在学生的学籍档案中[1]。
  1.4 学籍档案的开发利用受阻
  让学生学籍档案得到有效的开发和利用是开展中职学校学籍档案管理工作的最终目的。对学籍档案的开发和利用在于对其进行借阅和查看,而当前部分中职学校的学籍档案被分散的存储到学习各个部门或者个人手中,没有集中的存储到中职学校档案管理部门进行统一管理,就算有再完整的学籍档案保管利用制度都无法被顺利的执行。很多出现在档案利用中的问题让档案材料出现丢失或者信息失真的问题,常见的现象有擅自涂抹、篡改、有借无还等,大大的降低了学籍档案的利用价值,让学籍档案的开发利用环节重重受阻。除此以外,学校学籍档案信息资源的丰富性不高,同时拥有档案管理专业知识和现代信息操作技术人员的缺乏,也在一定程度上限制了学籍档案的开发和利用。
  2优化中职学校学籍档案管理和开发利用的建议
  2.1 建立并完善学籍档案管理规章制度
  学籍档案管理的重要性随着中职学校教育改革的不断深入受到了越来越多的关注,为了进一步完善档案管理工作,强化管理意识,各大中职学校应该根据《档案法》等相关法律法规的内容,以学校为主题围绕档案管理职能积极建立一系列规章制度,比如对学籍档案的收集整理、保管利用、保密与转递等,利用制度的规范性强化对学籍档案真实性的鉴别和认证。除此以外,还需要针对实际工作制定合理有效的考核管理机制。通过规章制度的建立实现机制管档,进一步提升学籍档案管理水平[2]。
  2.2 以信息化为契机,全力提升中职学校学籍档案管理和开发利用
  档案工作方式是学籍档案管理与开发利用的形式,因此高校在推动学籍档案管理与开发利用工作时,务必要分析信息化时代人们对这项工作方式的要求,充分利用互联网络与大数据,加快推进这项工作的信息化发展,积极采用信息化的工作方式,建构信息化工作平台;同时,不断创新传统学籍档案管理与开发利用方式,以此形成高校学籍档案管理与开发利用工作的强大合力。主要从以下两个方面入手,一方面是将传统纸质的学籍档案信息转化为信息化的记录方式,选择合适的计算机软件录入学籍档案数据,形成一个完成的数据库,克服掉传统纸质档案占地多、难保存的缺陷;另一方面是学籍档案管理方式的信息化转变,摒弃传统学籍档案管理的手动标记法,会浪费大量的时间用于寻找所需资料,这些都可以通过信息系统搭建学籍档案管理平台得到有效解决,平台上的搜索功能快速的实现查阅,让人力被节省的同时提高了管理工作的效率。
  2.3 以提高利用价值为由,拓宽学生学籍档案的归档范围
  档案工作内容是学籍档案管理与开发利用的内涵基础,因此中职学校在推动学籍档案管理与开发利用工作时,务必要分析信息化时代人们对这项工作内容的要求,积极与学校其他部门协作, 将学生诚信、礼仪和其他公民素质的表现也纳入其中。但当下学籍档案中的归档信息覆盖范围不够全面,片面的展示学生信息是难以满足市场多元化的人才需求,因此中职学校要根据自身人才培养模式和经济市场对人才的需求,将学生的个性发展、素�|培养以及就业的顺利性作为重点拓宽学生学籍档案的归档范围,构建具有全面性特征的学籍档案副本。比如学生心理健康档案、学生社会实践档案、学生特长作品、学生技能档案以及学生诚信教育档案等,将学生在学校中德、智、体、美、劳全面素质教育以及个性发展潜能等,被全面的展示[3]。通过丰富高校学籍档案内容的收集,促进学生在校期间综合素质的培养,摆脱中职学校学籍档案千人一面的程式化面目。为用人单位提供翔实、生动的学籍档案材料。这样,既有利于毕业生就业,也有利于他们今后的发展。
  2.4 以优化科学管理和开发利用为由,提高学籍档案管理人员的综合素质
  首先要从思想上提高相关人员对档案管理重要性的认识,从而在实际工作中增强管理意识,比如由中职学校档案管理部门定期组织相关人员深入学习《中职学校档案管理办法》和《档案法》等与档案管理有关的政策法规和书籍等;其次通过一系列有效的操作技能培训来提高学籍档案管理人员处理业务的水平,一方面是档案管理的专业知识,另一方面是信息化档案平台和系统的操作技能,尤其是后者,因为学校学籍数字信息化管理完全是建立在计算机网络和信息技术的基础上的,因此,加强学籍档案数字化管理就必须提高管理队伍的信息技术水平,这就要求必须对管理人员进行相应的技术培训,同时大力引进高水平、高素质的复合型人才,从整体上提高校学籍档案管理人员的信息技术水平。
  3结语
  总而言之,学籍档案管理随着我国教育体制改革的不断深入受到了学校管理者愈来愈多的重视。学籍档案管理工作本身就是学校教育管理工作的重要组成部分,要想充分发挥出学籍档案对学生发展,对教务工作计划以及学校管理水平提升方面的作用,需要在重视学籍档案工作的基础上,跟随时代发展的步伐坚持在实践工作中发现问题,积累经验,改进不足,实现学籍档案的科学化管理。
  参考文献
  [1]刘茹.中职校学生学籍档案管理面临的问题及对策[J].才智,2016(23).
  [2]谭新.中职学校学生档案管理存在的问题及对策浅析[J].卫生职业教育,2016,34(10):30-31.
  [3]员淑芹.中职卫校学籍档案管理创新的思考[J].办公室业务,2016(7).

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