关于无纸化办公的讨论

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　　摘要：随着信息化建设和网络技术的迅猛发展，方便、快捷的无纸化办公得以推广，新型的网络化办公方式正在向传统的“公文式”办公提出挑战，并迅速地在全球兴起一股“无纸化办公”的新潮流。本文分析了无纸办公无法实现的原因并就其对策展开了探讨。
　　关键词：无纸化办公；网络化；对策
　　Abstract: With the rapid development of information technology and network technology, a convenient, fast and paperless office can be promotion; the new network office is to challenge the traditional office, and the rapid rise of new trend in the shares of the "paperless office" in the global. This paper analyzes the reasons for the paperless office can not be realized and launched a study on its countermeasure.Key words: the paperless office; network; countermeasures
　　
　　 中图分类号：G250.72文献标识码：A文章编号：2095-2104（2012）02-
　　
　　 无纸化办公，包括两层涵义：第一层涵义是指从字面含义理解的无纸化办公，即不使用或少使用纸张的办公方式；第二层涵义是指运用现代计算机技术、网络技术、信息技术，使用微机来实现信息化。文件将不再以书面传阅形式，而通过计算机网络及相关软件传达；档案数据不在从放在档案室，而通过应用软件存储在电脑或其它数字存储设备中；工作联络不再用人工交换模式，而通过通信网络等现代化手段完成，即以后的工作方式将通过电脑和互联网来完成。。
　　一 、无纸化办公的现实意义及优点
　　 无纸化办公的主要传媒工具是计算机、应用软件、通信网络等现代化办公工具。因此可以实现不用纸张和笔进行各种业务以及事务处理 ，是提升办公效率、节约办公成本、保障信息安全、提升服务水平、实现低碳办公的重要手段。
　　 推行无纸办公是构建环境友好型社会、落实科学发展观的具体体现。其优点具体如下：
　　 （一）随时随地处理公务，提高办公效率
　　 无纸化办公，以计算机网络传输文件取代传统的“送递”、“交换”和“传阅”模式。计算机网络具有传输速度快，传播面广、同时到达各个终端、大批量执行一些日常的重复工作、快速精确的数字计算和不受时间地点的限制等功能和特点。无纸化办公，主要是在内部局域网的基础上建立起来的，通过采用网络互联后，不受时间地点的限制，随时可以实现信息共享和协同办公。具体表现为：文件流转批示快。在网上进行若干份公文的发送可以实现即送即达，收文责任人无论在什么地方只要在一台上网的计算机上就能完成批阅，公文审批电子化的功能，基本上能够确保审批的同步性，即当天提交请示，当天就能审批完成，同时还可以避免一文多投、公文积压和公文乱传等现象，从而提高公文流转审批的速度。文件查找快。
　　 （二）降低耗材节省人力，节约办公成本
　　 一是可以减少纸张、耗材和设备购置的支出；无纸化办公，用电子文件取代了纸质文件。网络电子文件的应用会使得纸质文件大量减少，同时也会大大减少打印、印刷等办公耗材费用。二是可以节约交通、邮寄等费用的支出；无纸化办公，利用网络传输电子文件，不仅可以实现收发同步，也能节约发送纸质文件所需的邮资、路费等费用。三是可以削减人力资源的开支；在大部分机关内均设有文印室，无纸化办公后这部分人力资源将会得到解放。。
　　 （三）规范办公流程，排除安全隐患
　　 领导办公可以通过网络与工作的各环节紧密结合，处理一些涉及保密的文件时可以通过设定权限的方式由收文人直接查阅，并可以用电子签名的方式进行签名批阅，不通过报送、传阅等中间环节。电子签名认证保证了领导签名内容的不可更改性和来源的真实性。无纸化办公是通过网络传送和阅读文件的。软件可以设置每一个文件的收件人、查阅顺序和处理文件的权限，并能准确的记载发文、阅读和批示的时间和内容。这能明确责任，分明权限，具体事务落实到人，查有所依，杜绝推脱、扯皮现象。彻底消除信息传递中的阻塞、延误、失真，保证正确、及时的反应。另外各部门可通过电脑实现信息交流，领导者也可以通过网络对各用户终端的工作内容进行监督，必要时可以对其进行控制。
　　 （四）公开行政事务，提升服务水平
　　 推进无纸化办公，一方面不仅能够更快捷地为行政审批、收费事项服务。群众可以通过网络了解项目办理所需的手续并直接填报相关资料，缩短了审批办理流程工作日数量，避免两地之间的来回奔波；另一方面在市民和政府、领导和基层之间增加了一条快速便捷的交流通道，通过网络，市民可以及时了解政府的工作中心、工作动态、政策文件，政府也能知道群众亟需要解决的问题、及时了解百姓生活，更好地解决民生问题。
　　 （五）节能低碳，保护环境
　　 能源、原材料、水、土地等自然资源是人类赖以生存和发展的基础，是经济社会可持续发展的重要物质保障。我国人均资源占有量不足，淡水和森林等资源的人均占有量远低于世界平均水平。资源供给不足已经成为经济社会发展和实现全面建设小康社会目标的重要制约因素。低碳办公是指在办公活动中使用节约资源、减少污染物产生、排放，可回收利用的产品。是节能减排全民行动的重要组成部分，它主张从身边的小事做起，珍惜每一度电、每一滴水、每一张纸、每一件办公用品。无纸化办公是实现低碳办公的主要渠道之一。
　　 二、无纸化办公的现状及难以实现的原因
　　 近些年来我国加大了对电子政务的推广力度,从中央政府,到各省市都在加大推广电子政务。随着计算机的普及和办公自动化技术的广泛应用，电脑的操作不再是一个专项技能，而成为了一种人人都会的基本技能。银行、保险公司等行业目前已基本实现内部文件全程网络传输，就连文件签署也可在网上完成，但由于内外平台难以对接，加之客户仍习惯接受更为直观的纸质文件，因此要节约用纸难度很大。一些政府机关（含事业单位）的公文流转虽然也实现了网上打印等现代化手段，但还是没有离开“纸”。
　　 政府部门和事业单位是传统的公文大户，也是推广电脑办公的“主战场”。不过，打印件仍是不少政府机关、事业单位和公司里最主要的信息传递方式。其原因：
　　 （一）积习难改，始终无人重视
　　 无纸化办公不仅是技术装备的现代化，更是对传统办公的一场革命。让无纸化办公成为现实，改变人们的观念和习惯非常重要。很多办公人员对办公自动化本质作用理解还不够深，有很多使用人，特别是一些主要领导干部在意识中就错误地认为电脑和网络的安全性得不到保障，不愿把部门和个人利益的一些文件和数据存放在电脑里或通过网络传输。传统的手工公文处理方式已经运行了几十年，有一套完善的制度和行之有效的方法，办公人员也习惯了这种公文处理模式，在人们的传统观念中，“白纸黑字”具有一定的权威性，是真实可信的，特别是领导批示或签字，大多数人都认为网络是虚拟的，缺乏真实性和无证据可查性。另外不少人认为阅读纸上的东西比较容易放松，而且不受网络条件的限制，书面的东西便于携带。所以，要一下子改变原有的工作方式和习惯，应用计算机处理公文，确实会在一部分办公人员特别是领导之间产生疑问和抵触情绪。

　　 （二）操作技能未普及
　　 一支高效的技术队伍是办公自动化系统成功实施的可靠技术保障。但无纸化办公所有的文件都需要通过计算机来完成。这就要求所有的发文人、收文人和阅读批示人都要有一定的计算机操作技能。计算机在中国，特别是边远基层地区尚未普及或刚刚普及，有些地方虽然已经普及了计算机，但大部分工作人员，特别是领导干部由于年龄较大，在学年没有机会学习计算机方面的知识，在多年的工作中也习惯了比较容易的纸质文件的批示和签署，不愿以相对复杂的电子文本的方式批示和签署。因此计算机在很多地方，只是一个打字机、游戏机或浏览器。
　　 （三）系统未统一，单位之间的协调不够
　　 一个安全、高效、易用的软件平台是实现无纸化办公的重要保障。目前财政、税务部门等条管单位的业务处理方面虽然已经实现了统一的管理系统，但是文件收发等日常办公运转方面就很少有统一的办公系统了。所以要实现办公自动化或无纸化首先要有一个共同的、高度的安全的、操作方便简单的、相对独立的办公平台。这也是当前办公自动化建设中最突出的问题。
　　 三、实现无纸化办公的对策
　　 （一）领导带头 转变观念
　　 任何一个变革，首先要转变人们的观念。从传统的“公文式”办公向现代的“电子化”办公的转变也首先需要转变人们的传统的观念和习惯。无纸化办公，大部分公文都需要通过网络传输阅读和审批签发，并以电子文本的形势存档。这样的看似虚拟的办公方式使很多人觉得没有实质的权威和依据性。其实通过网络审批签发的文件不仅可以分秒不差的记录审批签发的时间和地点，还能记载该文件的发布时间和每个人的阅读时间等全部信息。所以实现无纸化办公首先要转变“白纸黑字”为证、“签字画押”为据，只有领导在文件上签了字和部门盖了章才生效的传统观念。
　　 作为公文流转中的主要领导不仅要带头转变观念，还要在放弃传统的“方便、省事”的公文阅批方式，在实际工作中落实和重视无纸化办公。
　　 （二）改变规律 创新制度
　　 无纸化办公是一次办公方式和规律的变革。实现无纸化办公所有的通知通报、工作安排，包括领导的个别指示等都将通过网络告知，所以人人必须养成“上班第一件事，就是开电脑”的办公习惯。实现无纸化办公，不仅要改变传统的公文审批、流传、存档等办公规律，也要不断建立完善新的法律法规，使电子审批、电子档案等无纸化办公的手段和其成果合法化。
　　 （三）统一平台 加强合作
　　 办公不是一个部门或单位独立完成的，是很多上级和下级、领导和员工或不同职能的单位和部门的共同协助和互相配合的工作过程。要实现无纸化首先要建立一个能使上述个体有机结合的，具有高度安全性、稳定性、易用性和共享性的办公网络系统。网络系统是一个链条，各有关单位部门或个人就是组成链条的个个环节，如果某一个环节不遵守无纸化办公的规律或不安系统要求操作，就会影响或延误下一环节的正常运行。实现无纸化办公，不仅需要一个安全可靠、易学易用的网络平台，更主要的是相关单位部门和工作人员，包括领导必须要紧密合作，按照无纸化办公规律和系统要求及时处理分内工作。
　　 （四）不断普及操作技能 专业维护系统稳定运行
　　 有一个安全、稳定、可靠的办公系统和网络环境是无纸化办公顺利运行的首要保障。在计算机信息技术不断发展的同时“网络黑客”、“网络木马”等也在威胁网络的正常运行和信息数据的安全和可靠。所以要实现无纸化办公不仅人人都需要掌握一定的计算机技术，还要有专业的技术人员时时维护办公系统和网络的安全可靠、稳定畅通的运行。
　　四、结束语
　　 总之，实现无纸办公需要转变观念、规律和相关法律制度，需要全社会，特别是领导干部从实际工作中的重视和紧密合作，还需要有安全、稳定、共享的办公系统及网络平台和专业有素的维护团队。在推行过程中必然会遇到很多困难和问题，需要我们坚持科学发展观，通过理念创新、技术创新、制度创新和实践创新来解决。

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