教学档案的管理与开发利用

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　　摘要：高校教学档案是高校教学管理工作的重要组成部分，是衡量高等学校教学管理水平和教学质量的重要标志之一。在高校的教学、科研过程中，如何开发利用好教学档案，是高校档案管理者的工作重点。本文就如何做好教学档案管理工作和教学档案的开发利用工作进行了探讨。
　　关键词：管理开发利用教学档案
　　Abstract: the teaching files in Colleges and universities is an important part of teaching management in colleges, is one of the important symbol to measure the level of teaching management and teaching quality in higher schools. In the teaching, the scientific research process, how to utilize the teaching archives, archives management is the focus of the work. The development and utilization of work of this paper is how to do the management of teaching archives and the teaching file is discussed.
　　Keywords: the development and utilization of teaching archives management
　　中图分类号：G271 文献标识码：A文章编号：
　　
　　教学档案是高校档案的主要组成部份，是高校广大教职员工在长期的教学、科研、学生管理中积累的珍贵历史资料和宝贵物质财富，是反映学校历史的原始凭证。档案是各种文件资料的汇集，是历史的记录，通过它可以了解过去的一切。它不仅能全面真实地反映过去和现在，而且也影响着未来。因此，做好高校教学档案管理工作，有效开发利用好教学档案信息资源，才能更好地为学校教育服务。
　　一、提高认识，加强档案基础管理工作
　　根据高校档案工作的特点和高校管理的实际情况，首先要加强教学档案管理工作，提高教学档案管理质量，运用现代管理手段，建立教学档案信息网络系统，便于开发利用。二是教学档案是高校档案工作的重点，有门类多，数量大，涉及面广的特点，管理中必须做到上下协调、思想一致、集中统一，同步管理的原则。把档案工作纳入学校各项管理工作之中，纳入到教学和科研人员的职责范围之中，平时注意积累、收集，形成完整的档案材料，并做好立卷归档工作。档案工作必须与其它工作同步进行，实行统一领导、统一机构、统一规划、统一管理。三是提高档案管理人员的业务素质。随着现代管理要求的不断提高，以及网络信息的广泛应用和发展，必须加强对档案管理人员知识的更新以及计算机操作能力的培训，使管理人员能够适应现代化管理的要求，利用现代化管理手段和方法指导实践工作，不断提高现代化管理意识。四是切实做好档案资料的收集和整理工作。做好档案资料收集工作是档案管理工作的重要环节，是做好档案工作的前提和基础。要建立健全文件材料、教学资料收集、归档工作制度，要收集原始资料，做到系统、规范、完整。教学档案是高校在教学过程中的历史资料，它真实地反映出教学、科研和学生学习的各方面情况。如各种评估表、报表、教学计划、考试试卷、学生成绩、学生学籍等等，平时都要耐心、细致地去收集、整理、归档，并做到齐全、完整，不丢失损坏。
　　二、保证教学档案的完整性和系统性
　　教学档案必须真实、完整，才能充分地反映出教学工作的全过程。各种报表、计划、试卷、成绩、学生资料等都不可缺少，确保归档材料齐全、完整。一是要健全制度、规范管理，制定归档、查阅、保密、开发利用和管理等措施。二是健全机构、明确职责，做到每一个部门都有专职或兼职档案管理人员，并充分发挥其作用。三是对收集的档案资料做好整理、立卷、归档工作，及时移交档案管理部门。
　　要保持档案资料的有机联系，要根据内容和载体的不同，按要求形成规律，卷内文件先后有序，连贯系统，方便查询。为做好教学档案的完整性和系统性，根据国家有关档案管理规定，结合我院的具体情况，我们编制了分类大纲，把教学档案的内容分为5大类，按类组卷管理。同时编制了多种检索工具和材料汇编，有全引目录、案卷目录、专题目录、科研总目录、分目录、教学人员成果卡、案卷卡等。编有《大事记》、《基础数据汇编》、《全宗介绍》、《重要会议简介》等。有了这些检索工具和编研材料，档案人员就能迅速、准确地为利用者提供各类档案信息资料。近几年来，我们充分利用计算机网络系统，建立教学档案信息数据库，在数据库里设置了院系信息、专业信息、科研室信息、课程信息、教学计划信息、教学评估信息、学生信息和学生学籍正态分布图等。如：我们把学生每学期成绩输入计算机，在教学评估中，就能准确地了解到每门课程是否达到教学目标和评估要求。有了这样的数据库，我们就能及时、准确地了解各院系教学质量的信息、情况和动态，不断追踪新的变化，更好的为教学服务。
　　三、做好教学档案的开发利用
　　当前利用档案的人越来越多，根据记录，2000年查阅教学档案的人次是1999年的3倍，查全率为98%，查准率为99.3%，而且在逐年增加。这些教学档案为领导在制定重大决策，为教师在教学、科研等活动中发挥了重要作用。教学档案的开发利用，要突破过去单纯提供档案信息服务的局限，充分发挥其专业管理、专业技术、先进设备等方面的优势，以全新的思维、灵活的手段和先进的管理，更好地为学校教学提供服务。首先要做好教学档案的开发工作。开发是为了利用，要对教学档案的原始资料进行有目的的加工和提炼，让加工和提炼后的档案资料最终以信息资源的形式进入网络系统，使其在学校的教学中发挥作用。二是教学档案的开发要在“深”字上下功夫，要善于抓住触角新颖、题材独特、内涵丰富、意义重要的信息，全面分析档案资料的本质特征和发展规律，运用“精加工”和“深加工”手法布局谋篇，为学校教学提供有效的信息服务。三是要根据高校的特点对教学档案保障能力进行研究、跟踪分析、合理规划、规范管理、严格保护和充分利用。要重视对信息使用者的研究，了解他们当前和潜在的需求，有的放矢地为他们提供全方位的服务。同时还要指导帮助利用者挖掘利用潜力，让潜在的需求转化为当前的需要，有效地发挥教学档案的潜在能力，提高档案信息资源的利用率。四是要加强硬件设施建设，着力提高档案馆（室）层次。档案管理者在工作中必须要有所作为，以赢得上级领导的支持和重视，使档案工作能与学校其它工作协调发展，努力建设一个馆藏内容丰富、技术设施先进、场所环境良好、服务利用便捷的档案管理机构。为开发利用档案资源提供必须的物质保障。五是档案的管理已由过去的封闭转为开放，档案管理者要转变思想观念，提高业务技能，以高度的责任感和事业心，下力气去研究教学档案开发利用工作，把档案信息资源纳入流通渠道，让全体师生共享教学档案信息资源，把“死档案”变成“活宝贝”，充分发挥出教学档案应有的价值。
　　四、结束语
　　档案是历史、是财富，管理好、利用好档案是时代发展的需要，是档案管理者的神圣职责，档案管理人员要勤奋学习，扎实工作，全面掌握档案现代化管理知识，为高校的建设与发展做出新的贡献。

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