对地方院校新组建二级学院办公室管理工作的思考
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作者: 王恩军 张俐
摘 要： 作为新组建成立的二级学院办公室，面临着一定的矛盾、困难和问题。只有在管理理念、管理制度、工作人员的队伍建设、管理手段等方面创造性的开展工作，才能使高校基层学院办公室进一步发挥承上启下、协调左右、联系内外的作用，充分体现其在高校管理系统中的重要职能，更好的为高校的发展服务。
关键词： 地方高校； 二级学院； 办公室管理工作； 对策
中图分类号： G647 文献标识码： A 文章编号： 1009-8631（2011）05-0082-01
河西学院在学校提出“转型、提升、发展”的战略构想下，校领导审时度势，做出决策按照系直接升格为学院和社会产业、行业需求设置学院，实行校-院-教研室三级管理模式组建合并成立了二级学院。其中农业与生物技术学院就是以社会产业、行业需求设置学院，实行校-院-教研室三级管理模式。众所周知，新建二级学院工作可谓千头万绪，办公室作为一个综合协调部门，重要性不言而喻[1]。对由原来两个系组建成立的二级学院，如何做好办公室工作，是一个不容回避、需要我们认真思考并做出积极回答的问题。
一、服务对象现状
（一）学院教职员工
办公室工作的重点服务对象是全体教职员工，对教职员工工作质量的保证，影响着整个办公室工作的质量。由于新组建成立的二级学院，人员组成复杂，两系合并，从专业结构、职业交流圈、人脉等方面都还存在着一定的问题，磨合融合还需要一定的过程，农业与生物技术学院现有教职工68人，其中原农学系40人、生物系28人，在教学、集体活动、科研等方面还存在着两系人员遵循旧制、无法统一的局面，对整个办公室工作的开展造成困难，影响办公室工作的正常进行。
（二）学院学生
学校工作的重点是围绕学生开展，所有工作都是以学生为核心，二级学院同样也是以学生为主，办公室同时也承担学生的工作，如考试管理、成绩管理、学籍管理等工作。新组建成立的二级学院由于专业较多，学生数量成倍增加，在考试、课程安排等方面办公室工作成倍增加，加之除本科生外还有高职生，每学年的课程安排、考试管理、各种教学材料的收缴等工作成为办公室工作重要的一部分，工作数量繁杂、强度增加。
二、存在的问题
（一）新组建成立，工作头绪繁多，工作量较大
新形势下，院系逐步成为相对独立的教学和科研单位，院系办公室不仅是负责单纯的教务和学生管理工作，还要开展教学、科研、图书资料、师生管理和后勤服务等诸方面的组织、协调、服务、管理，对外联络，为领导决策提供有效信息等具体工作，院系在发展建设过程中遇到的纷繁复杂的问题也需要院系办公室协调解决。可以说，院系办公室工作已由过去涉及面相对简单，逐步拓展到学校、学院各个领域，任务愈加繁重。新组建成立的二级学院，人员组成复杂，事务繁杂、工作头绪繁多、工作量加大。
（二）科学规范的管理制度缺乏，管理比较混乱
由于新组建成立的二级学院，原来的系都有自己的一套规章制度，从领导到职工都已经适应了原来各系的制度，而当组建合并成了二级学院后，由于在制度建设上还未形成一套适应整个学院发展的科学规范的管理制度，在观念上还停留在各自的规章制度层面，造成管理比较混乱，效率低下。
（三）管理队伍知识结构不合理，管理缺乏专业性
二级学院办公室队伍整体素质偏低。高校系(部)办公室人员多属半路出家，缺乏专业训练。在实际工作中，办公室人员的业务培训也往往被领导忽略，存在着“重使用，轻培养”的现象。工作作风问题主要体现在“衙门”作风和官僚习气上。大多数的办公室人员都是非管理专业的人员承担，由于历史原因，地方高校二级学院办公室工作人员大多数是为解决职工家属或其他特殊原因招聘的人员，学历较低、知识结构不合理，在管理过程中缺乏科学专业的管理方式方法，造成管理效率低下。
三、提高高校二级学院办公室管理工作效率的途径
（一）建立科学规范的管理制度
办公室制度建设是科学管理的需要，因此必须制定详尽的具有可操作性的办公室制度。首先，要建立内容健全、结构严谨、内部和谐、体制科学的管理制度，使高校的各项工作有统一的规范，以便统一领导、统一计划，使管理工作有章可循。管理制度的制定和实施应以尊重人才、开发人才、保护人才、合理使用人才为出发点。其次，规章制度必须付诸实施，管理者的主观愿望才会产生力量、显示效果。办公室的制度除了依靠自身的约束机制自我调节外，还应接受服务对象的监督检查，才能保证制度执行的可能性。因此，应该结合年度考核和任期考核，由教职工评议，认真考察工作人员工作状况和执行规章制度特别是履行岗位职责的情况，使之与奖惩挂钩，与评优、晋职、调资、聘任等紧密相连，充分调动工作人员的积极性、主动性和创造性。[2]
（二）引进学习型组织管理理论
在学院办公室建设中引进学习型组织管理理论，是知识经济发展的需要，也是学院提高运作效能的需要。学院办公室可以通过以下几个方面的努力，实现学习型组织的要求。第一，明确目标愿景。通过树立共同的目标、价值观与使命，增强集体的凝聚力和向心力；通过协调，改善各部门、各事项之间的关系，使分散的行为变为集体的行为，冲突的行为变为合作的行为；以学校大局为出发点，以统一目标为聚力点，发挥各方面的积极性，形成合力，齐抓共管。第二，增强组织的学习能力。强调全员学习、全程学习，进而不断提高学习力和创新力，实现持久学习力和知识创新能力。第三，优化组织结构。理顺办公室的管理体制，实现办公室结构的扁平化、低复杂化、分权化的办公室结构，提高组织的应变、沟通能力[3]。
（三） 加强办公室工作人员的队伍建设
提高办公室工作人员的地位和待遇，是加强办公室工作人员队伍建设的保障。二级学院办公室工作人员作为学校管理者中的底层，他们所做出的工作由于琐碎，无法量化，常常被教学一线的教师所取得的成绩掩盖，在年度评优评奖时，常常被忽视，并且有的高校在工资奖金分配制度上也向一线教师倾斜，办公室工作人员的工资待遇不能和所承担的工作成正比，这会挫伤办公室工作人员的积极性。所以高校要建立合理的人事分配和奖惩制度，将教学、管理、服务三者并重，按照“按劳分配，多劳多得”、“优质高薪”的分配原则，评优评奖等额分配。
（四）运用信息化管理手段
一方面要建立信息化管理平台。高校各院系要跟随时代步伐，加强硬件建设，及时购置和更新办公设备，改善办公条件。充分利用投影仪等现代办公设备来提高工作质量和效率，减少时间、精力和纸张的浪费。另一方面，办公室人员要及时更新理念。要自觉树立现代科技意识，努力学习和掌握先进的办公自动化技能，并将其应用于自己的本职工作中，推进无纸化办公。要建立适应学校发展所需的数据库、信息系统和有关的工作主页，实现事务处理信息化、咨询决策智能化、指挥调控现代化。
参考文献：
[1] 钮锡珍.做好新建二级学院办公室工作的几点思考[J].扬州大学学报(高教研究版)，2009.13（3）：59-61.
[2] 李华明.新时期高校院系办公室管理的若干思考[J].沿海企业与科技，2008（8）：184-186.
[3] 王金霞.用科学发展观加强高校二级学院办公室建设[J].学术纵横，2008（6）：130-131.
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