从人才培养评估看高职院校的档案规范化建设

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　　 摘要：通过人才培养评估可以促进学院各项管理工作上水平，达到“以评促建，以评促改，以评促管，评建结合，重在建设”的目的。高职院校档案部门也要把这一原则落实到档案管理工作中，通过人才培养评估对档案的利用促进档案工作的规范化建设。
　　 关键词：人才培养评估 档案规范化建设
　　 为了推进我国高等职业教育持续、稳定、健康发展，不断提高人才培养质量，教育部从2004年起正式启动高职高专院校人才培养工作评估。人才培养评估是教育部对高职院校进行宏观管理的一种手段，是对高职院校实行监督和考核的主要形式。人才培养评估的指标体系涉及到学院工作的方方面面，是对学院办学水平和办学条件的综合评估，通过人才培养评估可以促进学院各项管理工作上水平，达到“以评促建，以评促改，以评促管，评建结合，重在建设”的目的。
　　档案在人才培养中的作用
　　 （一）高职院校档案是全面记录人才培养过程的档案材料
　　 山东省高等职业院校指标体系包括领导作用、师资队伍、课程建设、实践教学、特色专业建设、教学管理、社会评价七项一级指标，包括22项关键要素、54项重点考查内容，评估的原则是静态和动态相结合。我们的档案真实地记录了招生、教学、科研管理等活动中形成的第一手材料。
　　（二）高职院校档案可为开展系统评估提供重要资源
　　 在人才培养评估工作中，专家组对学院的信息了解主要来源于两个方面：一是查阅由学院提供的各项指标的主要信息的原始材料；二是通过问卷调查、听取汇报、个别访谈等形式收集有关的信息。但要在短短的几天时间里对一所学院有一个全面的认识和了解，主要还是要依赖于查阅档案信息资料。因此，完整、准确、系统的档案资料是搞好人才培养评估的基础。无论评估工作程序、组织机构、指标体系如何确定，最终都要凭借大量的档案材料进行分析，才能做出客观全面的评价。
　　二、高职院校档案管理的现状
　　 近年来,高职院校不断借鉴传统高校档案管理工作的成功经验,档案管理工作已开始逐步进入制度化、规范化、现代化管理的轨道。但是,同传统高校相比,我国的高职教育起步晚、底子薄、发展不平衡。在高职教育改革人才培养模式、重视提高教育教学质量和突出办学特色建设的发展进程中,很多高职院校的档案管理工作没有跟上高职教育快速改革发展的步伐,主要表现在以下几个方面：
　　领导对档案的重视程度不够
　　 部分领导干部对档案工作的认识存在重视不够的问题，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。此次人才培养评估需要大量的档案材料做支撑，平时重视程度不够，临时补充添加，当时的第一手资料是怎么也补不回来的。
　　 （二）档案管理制度不够健全
　　 有些高职院校没有形成完整的档案体系，工作起来无章可循。高职院校大多采用《高等学校档案管理办法》和《高等学校档案实体分类法》进行档案管理，重要的档案材料才移交学院综合档案室保管，而好多动态的档案材料，比如授课计划、任课安排、课堂教学材料、期末考试试卷及成绩分析、教学检查工作原始记录及总结、学生评教工作及总结，这些资料均为系或教务处保存，不向学院档案部门移交，对院系自存的档案缺乏监管、检查。
　　 （三）档案管理人员的素质有待提高
　　 高职院校由于建校时间较短，档案管理梯队尚未形成，缺乏引领院校档案管理与研究的领军人或技术骨干，档案管理专业技术人员比例低，档案专业技能水平较低，档案专业研究水平较低，兼职人员调整变化频率高，队伍稳定性差。不少院系的兼职档案员，往往是教务秘书，他们的绝大部分时间都花在系部教务日常工作中，无暇整理档案，不少院校的这部分档案长期疏于控制和检查，而从评估工作来看，这些档案正是学院教学活动的重要记录，在评估资料中占有重要地位。
　　（四）反映高职院校特色的档案不多
　　 近年来，我国高等职业教育蓬勃发展，为现代化建设培养了大量高素质技能型人才，丰富了高等教育体系结构，形成了高等职业教育体系框架。高等职业教育作为高等教育发展中的一个类型，肩负着培养面向生产、建设、服务和管理第一线需要的高技能人才的使命。校企合作、工学结合、双师型教师等都是高职特色，这些也都在人才培养评估体系中，但大多数高职院校对这些材料都疏于收集，反映高职特色的材料不多。
　　三、以评促建推动档案管理规范化建设
　　 高职院校档案管理在人才培养评估工作中的全面亮相，有助于检阅档案工作的成就，更重要的意义在于有助于发现档案管理中的不足，从而制订相应的规章制度，规范和促进高职院校档案工作不断向科学化、制度化和规范化的目标迈进。
　　 （一）要从完善制度入手，强化档案业务素质
　　 要开拓思路，创新工作，结合学院的办学特色和工作重点，加大对校企合作、工学结合等反映高职特色的档案的收缴，还要加大声像档案、专题档案、实物档案的收缴力度。按照人才培养评估指标体系对教学档案的要求，对院系档案部门归档范围进行适当调整，扩大档案归档内容，建立系二级档案保管单位。形成以学院档案室为一级，各系档案为二级的教学档案管理体系。加大对院系二级档案的检查和监管力度。
　　 评估的原则是静态和动态相结合。静态的档案材料就是我们迎评的背景材料，通过查阅综合档案室一级档案的党群类和行政类档案，就可以了解学院的办学方针、办学思路、办学定位、办学规模、师资队伍建设等等；通过查阅教学类、仪器设备类等档案，就可以了解人才培养模式改革、专业建设和课程建设、实训、实习基地建设、学生素质和职业能力、就业率、等等。动态的档案材料就是反映学院人才培养的过程的材料，通过查阅院系自存二级档案，就可以了解教师的授课计划、任课安排、课堂教学材料、期末考试试卷及成绩分析、教学检查工作原始记录及总结、学生评教工作及总结等的变化过程。这些档案资料是长期教学改革实践中形成的原始记录，真实系统地记载和反映教学实践活动。以各学期各类教学检查记录表为例，各系将平时的教学检查按学年装订成册 ，在迎评检查时只要展示出来，就可完成准备任务，真实直观。
　　 （二）要从强化培训入手，提升整体素质
　　 本着“以迎检促工作规范、促基础建设”的指导思想，通过“迎评”、“迎检”，给全院教职工认识档案、了解档案、重视档案提供了难得的机遇，要让大家对档案工作的地位和作用，从思想认识上提高到一个新的高度。可以适时地组织档案人员外出参观和学习，聘请专家来校指导等方式，使档案人员学习最新档案知识及相关知识，掌握现代信息技术，不断“充电”充实自己，真正成为档案工作的行家里手。
　　 （三）要从强化利用意识入手，拓展档案服务功能
　　 档案贵在于活，重在于用。档案信息资源的开发和利用，是档案工作的最终目的。我们应当充分挖掘利用档案资源，不断提高综合开发利用水平，要把“死档案”变成“活资料”，把“档案室”变成“思想库”。要开发形式多样的档案利用形式。可通过讲座、展览、陈列、网站等，积极开展档案宣传工作，普及档案知识，不断丰富校园精神文明建设的内涵，拓宽档案服务新领域。
　　 档案工作对历史负责，为现实服务，替未来着想，任重而道远。要以人才培养评估为契机，提高认识，扎实推进档案规范化建设。做到档案规范化建设为人才培养评估服务，人才培养评估材料又可以丰富馆藏，提升馆藏档案的内涵。经过努力，高职院校档案信息资源总量会增加、质量会提高、结构会优化。

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