公共资源交易中心电子文件归档特点及管理方式探究
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作者: 安津宁
[摘要]随着公共资源交易中心业务的增大，随之产生大量的电子文件，特别是信息产业和网络化技术的广泛应用，许多电子文件归档后形成了电子档案。如何做好这些电子文件的归档，是当前面临的一个新问题。
[关键词]公共资源交易中心;电子文件;归档
[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2015.13.124
电子档案虽然与纸质档案都遵循着收集、整理、鉴定、保存与利用等档案管理的基本原则，但电子档案与纸质档案仍有很大的不同――因为纸质档案的信息内容一旦与载体结构形式构成相互关系后就永远无法分离，人们不依靠任何技术就能识别档案的内容。而电子档案则须使用技术和设备把信息内容记录于存储载体上后，就离不开这种技术和设备，并要利用这种技术和设备进行逆处理才能识别它的内容，这就造成了电子档案管理的特殊性。
首先，从电子文件形成的过程和特点来看，电子文件仍像普通文件一样具有形成阶段、管理阶段、处置阶段。根据文件生命周期理论，电子文件的处置阶段（即归档阶段）仍应有档案部门集中统一管理。这是《中华人民共和国档案法》有关规定的要求，也是电子文件形成部门的必然选择。
现有的计算机存储设备容量虽然很大，但面对呈几何级数发展的电子文件，总有穷尽的时候。而且应用软件的更新很快，许多早起形成的文件在新的软硬件环境下不能读取，即使同时期的电子文件也有应用软件不兼容的问题。每个文件形成部门为存储档案信息投入大量的精力保留旧的设备和多种应用软件，显然从人力和物力上都是一种浪费。所以，电子文件归档工作要走社会化管理这条路，由专业的档案部门去管理。
其次，传统的档案工作是以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，电子档案与传统纸质档案具有以下几个特点：首先是电子文件不再是直观的纸质文件，它是以二进制代码形式记录，它需要借助现代办公设备才能阅读利用;其次是电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递，电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响;再有电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。根据电子文件的上述特点，在对其进行归档之前，要进行认真的鉴定。电子文件的鉴定，主要是区分文件价值。在本单位制作的所有电子文件之中，只有那些对本单位工作具有查考利用价值或艺术保管价值的，才有必要作为电子档案保存下来，其余的电子文件就可以在机内删除。
与此同时，基于电子档案的自身特点，它也具有一些特殊的特点：首先是电子文件整理减轻了档案管理人员的劳作强度，从原来的手工建档、查找与检索变为信息网络操作与整理。其次电子档案有利于文档的保密工作，从原来的整卷提供利用查阅到现在电子文件相应的页、份、件提供，从而更有利于文件的保密。再有一点就是大大提高了档案管理的工作效率与质量。
再次，电子文件有别于传统的档案文件，它必须通过复杂的编码和解码过程才能利用，与载体没有必然联系，它可以复制并存储于不同介质之中，利用者只要获得允许，就可以随时随地调出查阅所需的档案信息。
电子文件档案化管理，就是在传统档案管理经验和形式基础上结合电子文件自身的特点，采用先进的计算机和网络技术，有针对性地汲取文件中心、虚拟立卷等前沿档案管理理论，对电子档案实行文件级的管理，对本部门、本地区形成的文件实行社会化、自动化、网络化管理，从而实现高效、快捷的电子档案信息管理模式，并相应地成立地区性、部门性电子文件中心或电子文件档案馆。电子文件档案化管理是由电子档案部门集中统一管理电子文件，对电子文件采取社会化、自动化、标准化、网络化管理，它不由文件形成部门或其他非专业部门来管理电子文件，也和传统的档案管理方式有所区别。
1电子档案的归档时间与传统档案不同
电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。
2电子文件的归档方式与传统档案不同
电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都是电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。
3电子文件在保管方式上和传统档案有差异
电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存储介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合。档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通过、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。
4电子文件的分类、编目方式与传统档案不同
因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时可以编制多角度、全方位的检索工具，方便检索查询信息。用户只需给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。
5电子文件查询利用方式和传统档案不同
只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案馆的会员，会员就可以通过远程登录等方式，经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，才可以查询有关的电子档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。
总之，电子文件的特殊性，给归档工作带来新的挑战，选择合适的归档方式，制定行之有效的归档制度才能促进电子文件的归档工作。作为一名好的档案管理人员应具有较高的业务素质和职业素质，以应付不断变化的档案管理及利用方面的众多问题。目前，县级以上单位档案已实现了信息管理，乡镇部门也逐渐在向档案管理信息化管理过渡，因此，档案管理现代化，档案数字化应用是档案事业发展的必然趋势，加强电子文档的规范化归档管理是加快办公室信息系统化建设的重要基础性工作，需要我们不断总结实践经验，建立健全电子文件及电子资料的管理制度，提高电子文件制作及电子档案管理人员素质，加强各个环节的沟通与管理，更好地措施保护电子档案的信息安全，确保电子档案的真实性、完整性和可读性，使得电子档案的参考、凭证价值得以实现，形成适合于自身工作特点的电子文档管理规范和标准，使电子档案能适应社会主义市场经济发展的要求。
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