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逆境中更应利用好外贸软件

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  在金融危机造成的恶劣影响下,我国很多外贸企业面临着巨大的困境。从2008年7月开始,许多出口企业感觉接单困难,利润异常单薄,甚至许多企业出现了无单可接的情况,一批企业倒闭或歇业。面对复杂的外贸形势,企业应该如何来应对?
  宏观因素不利,外贸企业就更应该通过加强自身管理、苦练内功来提升企业素质,而外贸软件的使用不失为提升企业信息化水平、提高企业管理水平的一条重要途径。外贸管理软件究竟能从哪些方面来提高企业的内部管理,让企业管理层能得心应手地了解和掌握公司的运营情况呢?带着这一问题,本刊记者专访了上海孚盟软件有限公司总经理郭彦荣。
  
  使用外贸软件
  亟待解决的问题
  对于企业如何使用外贸软件,郭彦荣对记者说:“企业要首先明确使用外贸软件真正的目的是什么,通过使用软件要达到怎样的目标。”在外贸业务中,企业经常遇到的问题是随着某个外贸业务员的流失,其掌握的客户资料也随之被带走,因此,企业可能最先需要的是一套监控软件。一旦这个问题被解决,企业又会遇到一系列随之而来的问题,如:客户很多,也很杂,无法有效地统计客户的详细资料;无法及时跟踪客户,大批客户的询盘因为处理不及时而丢失订单,对具体订单的状态更无法及时了解;与客户之间来往记录杂乱无章,无法成为公司发展客户的决策工具,无法掌握业务人员的工作情况和工作效率;业务人员因每天通过EXECL等简易工具处理订单、合同、单证,造成重复工作、效率低下的情况出现;业务费用和成本不清,应收应付查询麻烦等。
  郭彦荣告诫说,面对外贸企业在管理中遇到的接踵而至的问题,“头疼医头,脚痛医脚”的办法是行不通的,有时候“头痛”是由于身体其他部位的病变所引起的。因此,在外贸软件的使用上,企业应该首先解决其最核心的问题,然后再考虑进一步扩充软件的使用范围,要具备前瞻性眼光,使之能全面提升企业的管理能力。
  另一方面,企业在选购外贸软件的时候,往往会被软件的部分功能所吸引,但是,在真正购买并投入使用后,企业却往往会发现软件中有很大一部分功能是处于闲置或不适用的状态。因此,企业在选购软件的时候,不仅要考虑其功能是否适用于本企业,更要考虑软件本身是否具有了较好的、先进的理念。
  
  保护企业核心资源和核心竞争力
  郭彦荣告诉记者:“外贸软件的使用,首先要考虑的是解决企业最为迫切的问题。”对于企业来说,企业的客户资源、产品开发信息、核心技术资料是公司的核心资源,企业必须确保这些信息的安全才能有长久稳定发展的机会。一种良好的外贸软件,应该从多方面来确保这些信息的安全。孚盟软件具备强大的稳定性和安全性,并具有全面多方位的权限设置,企业中的人员角色清楚,在什么岗位获取什么信息,管理非常清晰;自动和手动备份等一系列的数据安全保护功能,将守护外贸企业用户的客户信息、客户邮件、传真、业务等核心数据安全,也必将守护着外贸企业用户稳固健康发展。
  
  以客户为中心进行管理
  管理客户的能力是外贸企业核心竞争力的表现。在外贸业务中,业务员对于客户的邮件询盘往往不能及时处理,这时,如果是新客户的询盘,则往往意味着新客户的流失,如果一个企业中多个外贸业务员都存在不能及时回复客户邮件询盘的情况,就会使企业错失很多订单机会。一种优良的外贸软件,应该拥有完善的客户管理模块,能对客户的往来邮件、传真、电话等信息进行记录,并能自动归档客户信息,自动定义跟踪客户、提醒邮件回复等全方位的管理。外贸业务员可以通过查询来了解与任何客户所有的来往交流记录、样品、报价历史、订单合同情况、利润情况等。有了这样的软件系统,可以有效地抓住每一个客户,将客户资源真正变成企业资源。
  
  提高外贸业务员的工作效率
  郭彦荣强调,使用外贸管理软件,可以非常有效地提升业务员的工作效率。在使用外贸管理软件以前,企业对业务员的成绩评估往往不是客观的,管理阶层难以判断哪些业务员的工作效率比较高。但是,如果企业管理层一开始就能凭借客观数据来判断业务员的工作效率,并通过这些数据来促使和提高业务员的工作成绩,就会提高他们的销售额和出货金额。现在的外贸形势已不是“只要结果好,过程无所谓”的时候了。有位制造企业的老总说得好:“通过软件,我可以了解一个业务员每天有多少时间在回复客户询盘、客户来源是哪里的、处理了几个订单等情况,这样,我就了解了这个业务员的工作效率,我还能通过软件提醒大家应该怎么来提高工作效率。”
  
  准确报价控制成本
  面对外贸企业越来越薄的利润空间,企业不得不在开源节流、控制企业成本上做文章。郭彦荣说:“在当前的外贸形势下,利用外贸管理软件来控制企业成本显得尤为重要。”在孚盟的软件系统中,通过系统的成本和利润预测功能,准确预测利润,确保合理利润。企业的采购价是多少、报价应该是多少、企业有多少利润空间,都可以通过软件系统来清楚地表达出来。同时,企业可以根据不同的客户群体来设置不同的报价,例如,企业可以针对美国客户设置5%的利润的报价,而对于欧洲客户,则可以设置2%的利润的报价,这对于企业应对当前的形势是大有裨益的。
  另外,在订单处理过程中,系统可以对采购生产、出运、报关结汇环节中的成本和费用进行监管和控制;还可通过系统强大的统计查询功能查询统计出总的及每一笔业务的费用、成本、利润情况。这样,企业就可以有效地控制成本,从而确保一定的利润空间。
  
  提高风险应对能力和产品推广能力
  在金融危机的形势下,欧美市场面临萎缩,出口就必然受到影响,因此,企业就要考虑开拓新兴的海外市场。但是,企业在开拓新兴市场的时候,又不能放弃固有区域市场,这样一来,势必就要增加企业人力资本的投入力度。“在这种情况下,外贸软件可以大大提高用户的效率,使得企业节约了单位人力成本,弥补了扩大投入的需求,使得外贸企业在开拓企业蓝海时取得丰硕成果。”郭彦荣对记者说如是。
  另外,企业在寻找新的海外客户的时候,守株待兔式的营销模式是不可取的。郭彦荣介绍说,孚盟软件具备的样品发布、专业群发功能,可以便捷地对老客户、目标新客户群体正确快速地发布产品信息,并跟踪发布效果。系统还克服了国外邮件系统对中国邮件的屏蔽等问题,保障了产品发布中的信息安全,系统还能对推广获得的客户信息进行自动的分配和有效的跟踪。
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