粮食加工企业的销售收款和库存管理风险控制

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　　［摘 要］ 对粮食加工企业而言，销售收款和库存环节存在着较大的风险。粮食加工企业要对这两个环节所面临的风险进行全面分析，在风险分析的基础上提出风险控制的目标，并最终找出规避采购风险、强化内部控制的措施。本文通过一个企业实例对上述问题进行了详细的阐述。
　　［关键词］ 销售收款；库存管理；风险控制
　　［中图分类号］F231.6［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2008）07-0025-04
　　
　　自2006年以来，全国各地以大米和白面为主的粮食价格出现了大幅度上涨。根据国家统计局的数据，2007年上半年粮食价格同比上涨了6.4%①。粮食价格的上涨，不仅使广大普通消费者感受到了价格增长给自己生活成本带来的压力，同时也给粮食加工企业带来了审视自身内部控制，规避经营风险，提高市场竞争力的机会。事实上，粮食加工企业如果在销售收款和库存管理方面控制到位，不仅可以在与竞争者的竞争中处于有利地位，提高自身的获利水平，还可以抑制粮食价格的过快上涨，创造更大的社会效益。
　　笔者曾作为项目负责人参与了国内某知名粮食加工企业（下称甲公司）的内部控制建设项目。甲公司是一家集面粉、食品生产，研发，贸易，服务为一体的大型企业，注册资本5 000万元人民币，生产经营小麦粉、大米、食品和面制品，目前日处理小麦3 500吨左右。在此，笔者想结合甲公司的实例，谈谈粮食加工企业在销售收款和库存环节应该如何进行风险识别，完善自身的内部控制。
　　
　　一、粮食加工企业销售收款和库存管理风险分析
　　
　　企业在采取有效的风险控制措施之前，首先要对自身所面临的风险进行分析，即要进行风险识别。
　　1. 销售收款风险分析
　　在销售收款方面，甲公司面临的风险主要有：
　　第一，多发货，或用假票据提货；第二，无授权低价销售产品；第三，无授权或无约定情况下发生赊销；第四，超额度和超账期赊销；第五，客户需求信息接收或传递、处理过程发生错误，导致客户需求不能准确满足；第六，无授权退货，退货行为随意；第七，应收账款被挪用，或者客户信用不佳导致应收账款不能足额收回。
　　2. 库存管理风险分析
　　粮食加工企业库存管理风险主要指公司产成品以及生产物资（包括原粮、添加剂、包装物、备品备件）的出库、入库、日常管理和盘点中面临的风险。具体风险包括：第一，库存物资变质、丢失、被盗；第二，库存记录与实际库存物资不符；第三，库存物资的盘盈或盘亏未经授权即被记录入账。
　　
　　二、粮食加工企业销售收款和库存管理风险控制目标
　　
　　企业在对所面临的风险进行识别后，接下来就是要针对所面临的风险，确定风险控制目标。
　　1. 销售收款风险控制目标
　　针对上述甲公司所面临的销售收款风险，笔者认为该公司的销售收款风险控制目标如下：
　　第一，保证销售行为的安全，避免给客户多发货，避免虚假票据提货；第二，以公司规定的价格销售产品，避免出现无授权低价销售；第三，以合同约定方式进行销售（赊销/现销），避免无授权或无约定的赊销发生；第四，避免无授权下的超额度赊销和超账期客户的继续赊销，避免预付款客户的提货额超过预付款；第五，保证客户需求信息的传递准确，无差错地在约定时间向客户提供约定种类、数量的产品；第六，保证退货行为的发生都有适当的授权和退货行为的标准化；第七，保证应收账款的及时收回；第八，保证销售信息及时准确地被记录。
　　2. 库存管理风险控制目标
　　在库存管理方面，甲公司的风险控制目标有：第一，库存物资的安全；第二，库存物资出库、入库被准确地计量和记录；第三，库存物资的盘盈盘亏记入会计损益前要经过恰当的授权。
　　
　　三、粮食加工企业规避销售收款和库存管理风险、强化内部控制的对策
　　
　　基于前述对甲公司粮食销售收款和库存环节面临风险和风险控制目标的分析，笔者提出了甲公司规避销售收款风险和库存管理风险，强化内部控制的策略。
　　1. 销售收款风险控制策略
　　由于甲公司面粉销售的形式分为送货销售和自提销售两种，且销售的产品包括面粉和副产品两大类，因此在此笔者仅以送货销售面粉为例来阐述一下在销售收款方面风险控制的策略。
　　（1）接收客户需求开出订单
　　业务员将要货信息通过传真通知销售内勤，内勤核对当日库存后，填制一式三份的销售订单，给车队一份安排发货，另外一份传递到业务室开票员处。内勤每天根据自留的销售订单编制汇总表，与车队核对后，将汇总表和第三联销售订单交给销售统计，销售统计核对后计算运量，月底编制运量汇总表上报公司财务结算运费。
　　（2）开票员根据订单开销售传票
　　开票员根据销售订单，对销售价格、销售类型（现销和赊销）、账期、赊销额度、有无超账期未付款情况进行核对后，开具一式六联的销售传票，在销售传票上盖“销售章”，开票员在销售传票上签字、内勤就销售传票内容和订单内容核对后，代业务员在销售传票上签字。开票员将六联销售传票传递给营业室财务开发票人员。销售订单留置于开票员处。
　　（3）财务审核销售传票后开销售发票
　　开发票人员对销售价格、账期、销售类型（现销和赊销）、赊销额度、有无超账期未付款情况进行审核后，如果是赊销，在销售传票上盖“赊销”章；如果是现销，在销售传票上盖“现销”。开发票人员签字后，留下两联（财务联和销售统计联），剩下四联给销售内勤并转交送货车队。同时开发票人员还要开具发票并在发票上签字，将签字后的发票也交给车队。
　　（4）提货车辆空车过磅
　　在车队到仓库提货之前，要先到磅房过磅，称出空车重量，磅房打印空车磅单一张，交给车队司机。
　　（5）车队拿销售传票到库房提货
　　车队拿四联销售传票到库房提货，先向库房出示空车磅单，表明空车已经过磅。库房验票员在计算机系统验票后，在销售传票上盖“验票章”并签字，库房发货员根据销售传票上要货的种类和数量发货，并在销售传票上签字。库房管理员留下一联销售传票（提货联），剩余三联返还给车队。
　　（6）磅房复检
　　所有产品均需要到磅房复检。磅房过磅后，就货物净重与销售传票上列示数量进行核对，如果偏差在一定范围内，在销售传票上盖“检斤章”，并签字。如果偏差过大，就要查找原因。
　　（7）门卫检查后放行
　　车队拉货出门，将销售传票的一联（出门联）交给门卫，门卫对销售传票上应该具有的“章”和“签字”逐一进行核对，核对无误后方可放行。
　　（8）到货确认和收款
　　车队送到货后，客户将销售传票中的“客户联”留下，在另外一联销售传票（业务员联）上签字，交给车队，表明货物收到；如果是赊销，客户也可能会给一张欠款的收据。车队将签字确认后的销售传票或客户出具的欠款收据交销售内勤，销售内勤将其记录入台账，业务员在台账上签字后拿走，作为货款催收的凭证。如果是现销，客户将支票或现金交给送货车队，车队将支票或现金交给营业室财务收款人员，财务收款员给车队开收据，收据由车队交销售内勤，业务员在台账上签字后拿走。
　　收款会计收到款项后，每天编制日现销汇总表，一式三份，除自留一份外，第二份和销售传票中的销售统计联一起送到销售统计处，销售统计复核后留存；第三份和销售传票财务联一起送到公司财务做账。
　　（9）应收账款对账
　　对于赊销的业务，传票中销售统计联留在开票会计处，到了每周一，根据销售统计联，对超账期未收款的客户统计出名单，上报公司财务；公司财务通知到业务员，业务员催款。到月底仍未回款，业务员要写出书面说明，在超期应收账款表上签字确认，同时，还要向财务提供经客户签章确认的欠款书面说明，欠款书面说明上要留有客户电话，财务部门要与客户电话沟通确认。

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