OA协同办公平台的建设及实践思考
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作者: 万剑峰
摘要：针对中海油气(泰州)石化有限公司目前企业信息化现状，本文提出在企业管理中引入OA协同管理平台，并探讨了整合流程、提升管理效益的信息化OA平台建设思路和应用，以及带来的企业效益的提升。
关键词：OA协同办公平台；整合应用；管理思想
中图分类号：F279.23 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）02-0-02
一、企业背景与信息化现状
中海油气(泰州)石化有限公司以炼制中海油重质原油为主，现有150万吨/年重交沥青-环保燃料油装置一套，主要生产燃料油中间产品、润滑油、重交沥青等，主要产品市场立足华东、华南地区，并向全国范围辐射。公司注册资本2.21亿元，隶属中国海洋石油总公司全资子公司中海油气开发利用公司，公司总资产11.63亿元，占地面积16万平方米，规划用地80万平方米，现有员工200人。
公司加强信息化建设，以信息化带动产业化，加速新型工业化的步伐。现装置生产采用DCS集散控制系统操作。2011年初成功上线了ERP系统，为公司人力、财务、物料、设备管理、销售等生产控制方面的管理带来了质的改变。公司另外还有设备管理系统、视频监控系统、巡检系统等，通过信息化的系统管理，有效提高了公司运行效率。从公司目前信息化发展前景来看，现需要一个平台能有效的将现有系统整合，同时对公司工作流程进行梳理，更好的促进公司又好又快发展。
二、OA协同管理平台建设思路
针对以上提出的信息化建设中存在的问题，有针对性的开发建设企业OA协同管理平台，建设基于Web的企业级协同管理平台软件系统，则能够克服目前企业信息化建设中所存在的弊端。以精确管理思想为核心，针对各类企业在内部基础管理出现的各种问题和现象，通过对这些问题和现象的精确管控，实现企业内部基础管理的有效性，解决企业管理信息孤岛问题，从而提高工作效率，全面提升企业管理水平，为企业带来更大的经济效益。
本次协同管理平台建设思路考虑将项目目标定位在解决无纸化办公、远程办公及一定程度上的移动办公，提升各级部门、人员对计划以及上级布置任务的执行力，解决对日常事务管理、行政人事管理等，并为日后可能出现的整合业务系统(ERP、财务系统、档案系统及未来可能上线的其他系统)数据的需求搭建基础平台，使协同管理平台与业务系统达到功能互补、业务促进的作用，弥补业务系统中可能出现的断层、解决信息系统分散、信息不集中的问题。同时规范中海油气管理行为。通过OA协同办公系统的信息流程约束，规范管理过程，追求理想管理结果。实现管理规范化，流程制度化。
具体内容有：1.建立企业门户，根据部门以及不同业务方向建立不同门户进行信息的展示；2.实现企业工作流程的发起与审批，实现流程的无纸化审批，提升工作效率；3.建立单位、个人收、发文管理流程；4.建立文件归档、档案管理流程，实现档案管理；5.建立电子公告，发布公共信息，创造良好的企业文化；6.实现事务管理，例如会议安排、日程安排、工作安排等；7.实现对公司资产、用品以及对于人事档案方面的管理；8.对公司的项目进行管控了解项目的进度、人力资源的调配等；9.实现企业信息交流，保证信息传递的及时性、真实性和有效性。
三、OA协同管理平台的整合应用
建设企业级的OA协同管理平台，需要在平台上整合诸多应用，故而必须具备多种整合应用效能：
1.基于SOA插件式的整合平台
基于SOA架构设计的协同管理平台，具备组件式集成理念，它将平台中包含的分散功能组织为可互操作的基于标准的服务组件，这些服务组件可按照业务需求快速组合和重用。平台可将Portal门户服务、工作流引擎、短消息服务、文档管理等作为基础服务，用户可以根据自身业务需要进行重新组合。同时还可以将用户已有的和将来的信息系统作为特定的服务一同整合到综合信息平台上来。
2.灵活的工作流程引擎
平台的工作流程管理需要符合WFMC标准，支持图形化方式定义方式，支持灵活的流程绑定表单方式可以满足不同企业流程的需要，同时提供流程效率的监控分析统计功能，帮助企业梳理流程，提高企业内部办公效率。
3.强大的自定义表单工具
对于企业个性化的管理需求，当系统的标准功能模块不能满足的情况下，还可以利用平台的自定义表单工具帮助用户快速设计满足应用的业务表单，表单可以绑定任意流程，也可以作为独立的功能模块部署到系统中，还可以通过自定义的查询和统计功能来分析已发生的业务数据。
4.良好的系统开放性
系统开放性主要表现为两个重要方面：系统的业务扩展能力和后端业务的整合能力。需要系统系统提供丰富的二次开发接口，支持用户快速扩展新的业务模块；整合能力包括与第三方后端业务系统的整合，将企业的所有IT资源协同起来。
5.灵活多样的部署方式，支持集团化企业应用
对于多法人、多组织的集团公司，可以根据分公司业务设定门户，促使集团公司总部的管理模式扁平化、开放化；对于非集团性公司，根据不同的业务结构设置信息门户，实现真正的信息共享管理和组织协同，管理趋向集约化，精确化和规范化。适应从单一企业，多点企业到集团型企业不同类型用户的实际需求，可支持集团企业总部和分子公司的公文交换、信息交流、信息共享等业务。
6.外部组件标准集成接口
可集成多种第三方的工具组件，如视频会议、手写批注、短信平台、电子签章、RTX、CA安全认证、E-pass身份认证卡等，辅助用户以更高效、更安全、更科学的方式应用协同管理平台。
7.支持移动客户端应用体验
随着经济全球化竞争越来越激烈，市场环境瞬息万变，要求企业能够快速响应市场的变化，加上3G等移动技术标准在中国的推广和应用，企业移动办公的需求应运而生。协同管理平台与移动技术、安全技术相结合，支持多种移动客户端，远程审批，将移动办公特性添加到企业运营管理中，很好地实现企业对信息变化的快速响应。
8.支持多种外设硬件设备
OA平台所展示的门户信息，个人信息可以通过和如触控一体机等外设硬件的整合对接，由权限控制在触控一体机上进行信息展示，进而方便员工进行登录操作，可在一线员工、人流量大的区域设置通过一体机随时进入企业内网和办公平台进行查询，了解公司动态，处理相关流程事务，浏览相关技术知识文件、公司制度、操作规程等信息，并进行工作的汇报，可以极大的方便员工参与使用OA系统，提升员工登录OA进行办公的积极性，提升企业运作效率，提升管理效益。
至此，中海油气(泰州)石化有限公司在实施OA自动化办公平台之前，对公司流程、执行表单进行了梳理，优化了工作流程，整合了信息资源，在进行了周密的策划和布署之后，构建了一个集自动化办公、信息交流等为一体的综合平台。平台建设完成后，由信息发布、流程审批、档案管理、党建班组建设等模块组成。为了能使所有员工更好的利用平台有效提高工作效率，项目实施完成后组织所有管理人员进行了培训与交流，从系统的应用情况来看，OA平台的实施己达到了预期的效果。
四、小结
综上所述，我们可以看到，通过企业级OA协同管理平台的建设实施，企业可以在以下几个方面获益：
1.面向企业运营管理的协同软件平台
规范管理，提高工作效率，支持企业重新组合业务流程，打破部门间的壁垒实现高效协同，企业各级管理者及时掌握各维度决策信息，支持企业在快速发展的过程中顺利变革。节省运营成本，实现无纸化办公，无纸化办公节约了大量的纸张及表格印刷费用；工作审批流程的规范可为员工节省大量工作时间；完善的信息交流渠道甚至可以大幅降低电话费及差旅费用。
2.精确管理：规范和管控全面运营过程
通过融入管理思想的系统应用对企业的战略分解、计划执行、业务活动、经营过程和员工工作进行全面管控，坚持信息量化、细节控制和过程控制，保证企业的精确执行力。提高企业竞争力、凝聚力，员工与上级沟通很方便，信息反馈畅通，为发挥员工的智慧和积极性提供了舞台，企事业单位的内部凝聚力将大大增强.
3.全面协同：打造柔性化的全面协同企业
基于中国的柔性管理文化和信息扁平、立体沟通的全新团队协同模式，弥补金字塔组织结构的管理缺陷，全面提高企业的决策、执行、协作、反馈和应变效率.消除信息孤岛、资源孤岛：协同办公平台的协同性可以彻底消除由于企业内部各业务系统相互独立、数据不一致，信息共享程度不高、管理分散，管理维护工作量大等因素形成的一个个“信息孤岛”、“资源孤岛”。
4.环境驱动：建立长效治本的管理环境
强调“以人为本”，在日常的协同工作环境中进行自然而然的团队管理，知识积累与转移，并完成团队的激励、奖惩、学习和改进，在组织运营效率提高的同时保持组织中成员的快乐与和谐，为企业长久发展营造一个积极良好的管理文化和管理环境，做到“基业长青”。
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