谈信息时代下电子档案事业的发展
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作者: 张艳霞
摘要：随着科学技术的发展，信息化成为各行业的发展趋势，计算机成为现代办公的主要工具。信息时代下的档案事业也将顺应时代发展需要，朝着电子信息化的新方向发展。虽然电子档案事业已初见成效，但档案信息化管理面临诸多困难和挑战，一些问题亟待解决。现以电子档案的特点为基础，分析当前我国电子档案事业的发展现状及前景展望。
关键词：科学技术 计算机 档案事业 电子信息 挑战
1 电子档案的定义和特点
1.1 定义
电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。其实质是将实体档案信息以字节、比特方式表示并使之在电脑网络上流动，然后引入相应软件、硬件等，这些字节和比特就可以随机定位到用户所在的网络终端，以认可的文字、数字、图像、图标、符号等形式显示给用户的档案信息。
1.2 特点
1.2.1 信息存储量大。一张最为普通的3.5英寸磁盘，其容量为1.44MB，照此计算，此磁盘即可存储72×104个汉字，如以电子档案的另一种常用的存储载体，即CD-ROM光盘来衡量，则其存储容量更大，相当于3×105汉字的图书1000册、3.5×105张A4打印纸上的文字信息或10×104张图形信息。所以，电子档案的信息存储量相当大。[1]
1.2.2 多种媒体存储和传递。电子档案可以文字、声音、图片、影像等媒体形式集成保存，并可借助计算机实现任意组合编辑和任意传递，极大增加了档案的编辑性、可读性、可视性、传递性，丰富了档案的内容。
1.2.3 信息的非直读性。电子档案以数字编码将内容记录在载体上，如磁带等磁性载体上记录信息的“磁畴”极性是物质内部的物理特性，无法直观看到；光盘载体上记录信息的斑点是由激光刻写的。[2]此外，电子档案的信息内容可以进行压缩编码或加密等技术处理，所以即使有相应的设备，如果不解压、解密也不能读取其存贮的内容。
1.2.4 电子档案对设备的依赖性。电子档案是以现代电子信息技术为基础发展起来的，对电子设备具有很大的依赖性。如果离开了计算机及其操作软件，电子档案就失去了存在的基础，不能对其进行有效地管理。电子档案对设备的依赖性不仅体现在这一方面，例如，硬件因素、编码因素、技术加密因素等都具有很强的依赖性。
1.2.5 信息与载体的相互分离。与传统的档案信息相比，电子档案的信息与承载信息的载体是分离的。传统档案信息与信息的承载物体，即纸质、声音、图片等实体物体是一起的；电子档案的使用脱离的实体档案，而是信息在计算机网络上的及时更新和传递。
2 信息时代下电子档案发展现状及问题
新时代档案管理的目标，是数字化技术、网络技术、远程通信技术等现代化先进技术的有机整合，进而形成档案信息远程传输和社会共享的完整服务体系。近年来，我国档案事业一直朝着这个目标努力。[3]以网络技术为主的电子档案正在逐步引入到档案管理工作中，档案的形成、鉴定、整理、利用都受到深刻影响。但事实上，电子档案事业的发展中还缺乏科学和系统的规范，一些问题亟待解决。
2.1 电子档案管理软件开发混乱
由于电子档案发展的不够完善，软件开发和应用缺乏明确的实施规范和标准，使软件开发重复，缺乏创新理念，工作处于混乱无序状态，使得整体管理困难，人员冗杂。
2.2 复合型人才不足
信息化时代下电子档案建设需要的是既懂档案业务管理，又掌握电子网络技术等复合型人才。而事实上一些必备的技能如数据存储和压缩技术、档案信息组织技术、检索技术等，人们也没有熟练的掌握，更别谈电子档案管理的安全性和利用率了。[4]另一方面，电子档案工作中缺少工作制度和工作规范，人才的利用率、工作效率和综合素质低。
2.3 电子档案的安全保障体系不够完善
由于电子档案本身易复制、易传递、易删除的特点，工作的疏忽就会影响档案的安全性。加上目前我国电子档案发展还不够完善，各方面的体系不健全，对于电子档案的安全性没有足够的保证。
2.4 档案信息管理和利用率低
一直以来，领导和部门的不重视影响着电子档案的发展进程。在很多人看来档案信息的管理只是形式而已，各方面发展的不完善也使得档案信息的利用率降低。总体上影响了档案的发展步伐。
3 如何建立科学系统的电子档案事业
3.1 建立科学的软件开发与管理机制
对于电子档案的软件开发，应该有相应的管理机制。确保软件的重复开发不至于浪费人力物力；同时，利用激励机制鼓励开发人员积极创新，开发高效的软件来促进我国电子档案事业的发展。电子档案管理工作也要根据电子档案自身的特点，充分利用计算机技术和网络技术，建立健全电子文件及电子资料管理制度。
3.2 提高人员综合素质，努力培养复合型人才
人员的综合素质直接影响档案信息化的进程。首先，对人才的选拔上，要严格要求，培养具备精通档案管理专业、熟悉档案业务流程、掌握基本的计算机管理知识，能准确提供软件开发需求，最好有丰富的实践经验。其次，对人才的培养上，要及时的对人员进行专业素质和综合素质的培养，与时俱进，培养全新的适应时代需要的复合型人才，建立一支具有较高素质、结构合理的新型档案工作人员队伍。
3.3 完善电子档案安全保障体系
加强电子档案使用中的安全措施是非常有必要的。首先要加强对计算机档案管理系统的管理，确保档案数据库安全；其次，对电子档案的信息内容，应根据密级层次进行有效的监督和管理，保证电子档案的真实和安全；档案的备份是很重要的，同时系统要对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并进行记录，以作为日后查证的依据。提高人员的安全意识也是完善安全保障体系的一部分。
3.4 规范行业行为，提高档案利用率
应充分利用电子档案在网络环境下可被多人在不同地域同时访问、浏览、下载，同一份电子档案可同时为不同的用户服务等优越点，来提高了档案的利用率。建立科学合理的电子档案整理和利用体系，即档案管理人员通过网络完成档案的收集、整理、归档和提供利用；利用者足不出户方可访问并下载档案信息，或远距离、高速度的传输，真正实现了信息资源的共享。电子档案管理是档案工作适应社会信息化发展的必然趋势，是全面提升档案工作为社会服务能力的不可缺少的部分。[5]电子档案管理流程以科学化、规范化、专业化以及档案信息资源开发一体化为目标。在新的历史时期，电子档案工作必须始终围绕着目标前进，同时紧密联系时代发展要求，从观念上重视并采用有效措施，积极探索档案现代管理模式，建立科学系统的电子档案管理体系，促进社会主义和谐社会建设。
4 结语
如今，信息技术的发展突飞猛进，各行各业的发展离不开信息与电子技术。近年来，我国也加快了各项工作的信息化进程，而在电子档案的发展进程中，虽然档案信息化是一个长期的过程，但在国家的高度重视下，在各人员的努力下，切实把档案信息化建设落到实处。我们相信，电子档案在不久的将来会卓有成效，会更好地为以经济建设为中心的社会主义现代化建设服务，这既是新时期组织工作的迫切需要，也是国家信息化工作的必然要求。
参考文献：
[1]徐建龙.电子档案特点浅谈[J].档案天地，2001（2）：11.
[2]李琼.关于信息时代的电子档案管理探讨[J].中小学学校管理，2010（1）：9.
[3]曹峥.电子档案管理的现状与解决之道探讨[J].中国科技纵横，2011（20）：30.
[4]苏晓红.关于电子档案管理问题的思考[J].中小企业管理与科技，2012（3）：25.
[5]张雪花.浅谈数字时代的电子档案管理[J].中小企业管理与科技，2012（4）：15.
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