浅谈生物保护档案信息资源的数字化建设

来源:用户上传      作者:

　　关键词：生物保护；档案管理；数字化
　　摘 要：在当今科技快速发展的信息时代，目前生物保护档案的管理工作已经不能适应现实工作的需要，管理模式相对落后，不利于档案信息的最大化利用。本文从生物保护档案管理工作的现状入手，分析了档案数字化建设的紧迫性，并着重分析了数字化建设的内容以及对生物保护工作的作用。
　　中图分类号：G250.7 文献标识码：A 文章编号：1003-1588（2011）01-0081-03
　　
　　档案作为人类重要信息的载体，承载了许多人类文明的成果，促进了社会的发展与进步。在当今信息化、网络化、数字化的时代，档案的重要性得到进一步的凸显。生物资源保护档案，即生物保护档案，属于环境保护档案中自然保护类别，主要收录的内容是生物保护范围中的数据及文字资料，它对特色生物资源保护策略的制定、微生物工程的开发、研究以及维护生物多样性和有效解决并防止生态系统受损等工作有着非常重大的参考价值。而实现生物保护档案信息的数字化对于工作的进行以及科学研究的辅助有着十分重要的意义，这是传统档案管理方式所无法比拟的。
　　
　　1 生物保护档案及其特点
　　
　　生物资源是目前社会经济技术条件下人类可以利用与可能利用的生物，包括动植物资源和微生物资源等。生物资源保护的范围包括：特色生物的物种与遗传多样性、资源微生物利用的基础理论与关键技术、生物多样性的生态功能与修复等。因此，生物保护档案与其他门类的档案相比，具有以下几个特点。
　　1.1 广泛性
　　隶属于环境科学这一学科的生物保护，其内容具有很强的综合性，涉及到多种自然科学和社会科学，其工作也涉及到社会的各个领域。生物保护档案的来源，涉及到工业、农业、能源、生态等各个方面，生物保护工作者根据进行生物多样性保护和研究、生态系统的保护和修复、微生物的研究与开发等工作过程中所取得的大量的资料，都是形成生物保护档案的原始记录材料，来源十分广泛，内容也十分丰富。
　　1.2 实用性
　　系统、准确、完整的生物保护档案，能全面的记录生物保护部门在工作中是否按照科学规律办事，是否执行相关的法律法规的真实凭据，因此，生物保护档案在使用上具有实用性。当然，生物保护档案的实用价值也决定了它永久保存或长期保存的价值，长期甚至永久地保存这些档案资料对于长远地探索生物资源、改善生物生存环境、维护生态平衡有着十分重要的意义。
　　1.3 原型性
　　生物保护档案是人们在从事生物保护工作中直接形成的原始记录，详细地记录着生物资源生存和发展的过去和现实状况，以及人类治理、改善生物资源状况的成果和经验教训。它是人类生存的环境中客观的、直接的产物，而不是人为地事后编造，具有很强的原型性和可靠性。同时档案的原型性决定了它的珍贵性，因为生物保护档案在形成后便作为永久的真实记录留存且成为孤本不可再生。因为某种现象可能只出现一次，记录也不能再早，一旦损失，无法弥补。这就要求生物保护工作者、档案管理人员要具备强烈的事业心、责任感和使命感，以免造成永久的遗憾。
　　1.4 系统性
　　生物保护档案是通过一定的科学程序在实际工作中长期积累形成的，它可以全面地、系统地、准确地反映人类社会环境活动的过去和现在，进而通过科学的分析预测未来，因此，生物保护档案具有很强的系统性，使相关人员在档案管理过程中更具科学性和严肃性。可以说生物保护档案的形成凝聚着工作人员艰辛的劳动，积累了人类研究生物资源的丰富知识，具体体现了档案自身的继承性。
　　
　　2 生物保护档案管理工作的现状
　　
　　自我国的档案工作管理体制逐步规范健全以来，生物保护档案工作的设施不断更新、完善，取得了一定的工作成果，但是仍与社会的发展、和时代的要求存在较大的差距，主要表现在：
　　2.1 管理模式陈旧落后
　　由于没有统一要求和严格的规范管理，生物保护的档案工作往往容易忽视文件材料的形成、积累、整理和归档，造成信息分散、系统不配套，大大降低了档案效益发挥。另外，部门也缺少硬件设备和相应的软件，也没有懂计算机应用的人才为档案管理服务，至今多用传统的手工操作模式进行检索、编目，操作模式十分落后。这种管理显然不能满足时代发展的需求，因此，档案管理模式应随着时代的发展以及技术的更新而不断的完善和改进。
　　2.2 经费不足 硬件设施差
　　任何类别的档案工作都少不了一定的物质基础，生物保护档案工作也不例外。都需要一定的专项经费用于诸如档案库房设施的建设和完善、档案管理信息化的研究等工作来提高档案管理水平。这些不足之处具体表现为：没有标准固定的档案库房、管理不规范、缺少保护档案的设备（如防磁柜、去湿机、空调等）、缺少计算机管理手段等。
　　2.3 档案意识薄弱
　　现代社会，人们对档案的重要性认识十分不足，片面认为档案部门是没有经济地位、社会地位、政治地位的无足轻重的单位，是可有可无的部门。大多数人认为所谓的档案工作无非就是收集、整理、保管一些已成为历史的东西。而且相关的领导也对档案工作重视不够，档案意识淡薄。这样一来，生物保护档案的工作受到了极大的限制，得不到良好的发展，影响了档案管理工作的提高。
　　
　　3 档案信息资源的数字化建设
　　
　　实现生物保护档案信息资源的数字化建设，必须从各种基础工作做起。首先，要做好生物保护档案的收集、整理、编目、统计、鉴定、保管、修复等基础工作，为生物保护档案的管理工作在规范化、标准化的基础上向数字化迈进奠定基础；然后，着手进行信息资源的数字化建设，关键步骤如下：
　　3.1 选用软件平台
　　选用软件平台是生物保护档案信息数字化管理的前期工作，大量的生物保护电子文件产生以后，软件平台是首先需要解决的问题。生物保护档案部门对于软件平台的选择大致有以下几种方案：如与软件公司合作开发；选用当地档案局推荐的档案管理软件；选择国家推荐的文档一体化系统软件。目前采用最多的是国家统一选用的软件系统，这样可以避免重复开发、建设，使国家资源得到最大限度地有效利用，为今后系统内的联网和信息资源的共享创造条件。总的来说，在软件平台的选择上，要重点把握好标准化、安全性、通用性、支持网络环境、后续扩充等，同时树立成本效益观念，根据生物保护工作的特色处理好投入与产出的关系。
　　3.2 收集归档
　　收集归档工作是实现生物保护档案信息数字化管理的基础工作，为此，从事生物保护档案管理工作的相关人员应建立相应的电子文件的收集制度，对电子文件内容、原始性、保存识读等技术状况进行严格的鉴定――剔除不应归档的电子文件、对重要文件打上归档标记，处理好利用与建库成本的关系。同时，也要注重对于电子文件从产生至结束的整个生命周期的控制，有效地实现归档、检索、利用、统计等各方面的工作。另外，还要预防数据的丢失和泄密以及文件的伪造，保障档案的安全和原始性。
　　3.3 建设数据库
　　数据库的建设是生物保护档案信息数字化管理的核心步骤。关于生物环保这一类别的档案的数据库建设，主要包括目录数据库、多媒体档案数据库、档案全文数据库等，其中档案目录最受部门重视。在建设数据库时，首先，工作人员应遵循科学性原则来确定数字化的范围，优先对那些重要的、专业性强的、利用频率高的档案材料进行数字化，建立数据库；其次，在建设过程中，要始终体现生物保护工作的专业特色，保证具有实际参考、利用价值的专业文件的全文录入；第三，应遵循“能导入则导入，不能导入则扫描”的原则，重视备份并且异地保存，避免因系统瘫痪或硬盘、服务器等硬件系统的意外损坏使数据库受到损害；第四，数据库的建立还应遵守国家、行业颁布的各类标准以及国际和国内通用的网络传输协议和格式、数据加工等标准原则与要求。
　　3.4 开发利用
　　开发利用工作是生物保护档案信息数字化管理的目的，其出发点是要满足档案使用者的需要，提高社会利用率。因此，档案部门需要将工作的重点转向档案信息的重组和创新，充分发挥档案信息的潜能。具体说，可以利用计算机中的各类图表处理软件和多媒体技术对已经数字化了的生物保护档案信息再一次或多次的开发，同时通过建立检索体系为用户提供更高效便捷的档案信息服务。
　　与此同时，生物保护档案信息数字化管理对档案工作者也提出了更高的要求。精通计算机软硬件和网络等技术、及时解决运行过程中出现的各种技术问题、对数字化档案的安全保管具有高度的责任感和保密意识等。此时，档案工作人员不仅是档案信息的管理者，同时也是档案信息的组织者、传播者和信息利用的导航者。
　　
　　4 对生物保护工作的作用
　　
　　生物保护档案的管理工作本身不仅是一项专门的管理业务，还是生物保护部门工作管理的组成部分，档案室工作是相应的部门工作活动的内容之一。作为反映和记录生物保护事业发展变化历史与现状的生物保护档案，既是有关部门在工作、活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图像、图表等不同形式的历史记录，同时也是研究未来生物保护工作的重要载体，对生物保护事业的发展起着极其重要的促进作用。具体表现在：
　　4.1 有利于多部门之间进行信息共享
　　生物保护档案数字化建设，有利于促进政府及部门决策的科学化与民主化，也有利于打破部门界限与地区界限，从而避免盲目建设和重复建设。为此，应贯彻执行环境保护和环境监测有关的法律、法规和管理制度，以促进生物保护事业的发展。另外，档案的数字化建设，可以将生物检测的数据和资料进行一个汇总，可以及时的进行数据分析和掌控生物资源的数据动向，准确及时地向部门和上级部门汇报各类生物资源监测报表或报告。
　　4.2 改变服务方式，拓宽服务领域
　　在新形势下，生物保护档案的数字化使工作人员将过去的被动服务方式改变为主动服务方式，主动面向社会服务。因为档案收集、整理、保存的出发点和最终目的在于它能否为社会发展提供服务。档案管理人员可以在对内掌握资料、对外了解需求的基础上，编选档案史料、文摘、简报、专题参考等，积极为需求者提供信息。同时，档案人员也可以通过信息资源的数字化掌握经济建设和社会活动的动向，使生物保护档案的信息资源得到最大限度地开发利用。
　　4.3 为领导决策提供服务
　　生物档案工作是整个生物保护工作的重要部分，而档案室就相当于领导决策的信息库。进行了档案信息资源的数字化建设以后，档案工作人员可以依据领导的决策目标和对档案资料的要求，及时准确地为领导决策提供相关档案信息，为领导了解历史、认清现状、预测未来，拓宽视野和思路，协助领导制定出生物保护工作的目标和管理方法提供了最佳的途径。
　　4.4 加强了生物资源管理和生物保护部门的工作
　　生物保护档案的数字化建设，改善了生物保护档案管理在生物保护工作中的地位，使档案部门加强了与生物保护其他部门的协作，联合它们开展生物保护与社会发展的战略和政策研究，为宏观决策和生物资源管理服务。另外，做好档案资源的数字化建设，还可以强化生物保护的监督力度，跟踪重大生物多样性问题的研究与建档，并利用档案为防止生物资源的破坏提供信息和技术支持，全面推进我国生物保护事业的发展。
　　
　　5 结语
　　
　　总之，作为生物保护的基础工作，生物保护档案的管理面临着新的形势、新的任务以及新的要求。传统的管理理念和方法已经不能满足现实的需要。要想高效、快捷地进行管理和利用，必须通过不断地创新来获取发展的动力，为生物保护档案管理和利用水平的提高奠定思想、组织基础。因此，档案的信息资源数字化建设是顺应时代趋势之举，有利于档案管理水平的提高。不过档案数字化建设，是一项长期任务，不是一朝一夕就能完成的，这需要档案管理部门充分调动各方面的资源并培养新型的档案管理人才。同时，在档案数字化建设中，还应遵循优先化、标准化、协作化、安全化、检索高效化以及注重人才培养等原则。相信在不久的将来，档案信息资源的数字化建设会为生物保护工作带来巨大的便利和福祉，相关工作的水平也会得到很到的提高，进而为社会为人类做出更大的贡献。
　　
　　参考文献：
　　［1］ 林李霞.档案管理信息化探微［J］.福建信息技术教育，2006(2).
　　［2］ 朱桂英.信息化、现代化的档案管理［J］.才智，2009(18).
　　［3］ 金向阳.实现档案数字化建设需要注意的问题［J］.兰台世界，2005(4).
　　［4］ 海群.档案数字化建设中面临的新课题［J］.办公室业务，2010(3).
　　［5］ 韩一静.档案数字化的风险及防范［J］.兰台世界，2009(2).
　　（编校：杨金霞）

转载注明来源:https://www.xzbu.com/4/view-10276994.htm