论档案信息资源共享的实现

来源:用户上传      作者: 李芳芳

　　随着社会信息化的不断深入发展、社会公众对信息知情权的日渐需要及现代信息技术逐步完善，实现档案信息资源共享已成为信息时代的发展趋势。我国档案信息资源共享取得了不小的进展，但远不能适应当代社会信息化的要求，严重影响了档案信息资源的开发利用。本文就我国档案信息资源共享的实现进行探讨，提出自己的建议。
　　1 加强档案信息资源的建设与整合
　　要实现档案信息资源的共享，必须有可供共享的档案信息资源，这就要求加强档案信息资源的建设与整合，以一定的标准、规范对档案信息资源加以集成。档案信息资源集成管理是一种成本低、效率高的档案管理模式，适应档案信息资源数字化发展的要求，能够更好地满足社会各界日益增加的对档案信息资源的需求，是实现档案信息资源共享的有效途径。
　　运用档案信息资源集成管理加强档案信息资源的建设与整合，首先，要加强档案信息资源数据集成管理。档案信息资源数据集成是整个档案信息资源集成管理的基础，它要求在确定基础数据的基础上，将各个档案管理部门管理的数据以基础数据为标准进行转换，形成可以直接被系统使用的数据或过渡数据。在数据转换时，要充分注意数据库的扩充和更新能力。其次，强化档案信息资源管理过程集成。档案信息资源管理过程集成，要求档案信息资源管理业务流程集成，实现各类档案信息资源的一体化；各种档案信息资源综合管理与服务系统集成，实现对外提供利用服务的档案信息资源统一从档案管理中心提取；档案部门对档案信息资源的前端控制集成，实现档案信息资源管理的一体化。最后，开展区域性档案信息资源集成，实现档案信息资源共享。利用政府先进的技术、其对档案部门的投资及电子政务信息资源，构建区域性档案信息资源网络体系，达到档案信息资源优化配置、高效共享。
　　2 运用多种技术手段
　　在现代科学技术强有力的支持下，档案信息资源共享克服了时空限制，借助现代科学技术的催化作用，档案信息资源共享建设的进程成倍加快。因此，实现档案信息资源共享，新技术的运用不可缺少。在档案信息资源共享建设的全过程中，我们要在坚持标准化原则、安全原则、开发与引进相结合原则的基础上，运用多种技术手段。
　　运用多种技术手段实现档案信息资源共享，首先，是计算机技术的运用。实现档案信息资源共享，要结合实际情况，高起点地购置计算机、海量存储设备、扫描仪等相关设施设备，为档案信息资源共享创造良好的硬件环境。其次，应用软件系统的建设。在软件环境建设上，档案部门要坚持自己开发与引进先进技术相结合的原则，既要考虑软件的先进性，又要顾及软件的兼容性，使软件环境既适应档案信息资源的管理，又具有较高的程序设计技术及操作使用水平。最后，网络环境建设。网络环境在档案信息资源共享中的作用非同一般，可以说，是关键的“神经系统”。在进行档案专业网站建设中，不管是内网还是外网的建设，都要在安全的基础上能够全面兼容，并且，要使用方便，从而形成能够共享的档案信息资源网站体系。
　　3 变革档案信息资源服务方式
　　不管是加强档案信息资源的建设与整合，还是运用多种技术手段实现档案信息资源共享，我们都不应该忘记，其最终目的是为社会各界提供方便、实用、有效的档案信息服务，这将是今后档案信息资源共享建设的重点。这就要求，档案部门及其管理人员要转变档案信息服务方式，全方位满足档案用户对档案信息自由的各种需求。
　　变革档案信息资源服务方式，要从传统的服务模式走向网络平台。各档案馆要将自己的档案信息资源通过放在网上，开展档案馆主页服务，并突出地方特色和馆藏特色；建立方便、简洁的档案目录数据库，开展多种方式的档案信息检索服务；灵活采取实时解答、E-mail等多种方式，进行档案信息自由的数字咨询服务。此外，变革档案信息资源服务方式，要积极采取一些新的方式。如，国家档案信息资源“云”共享服务，这种共享服务模式，有利于各档案部门集中精力去做好档案信息资源服务内容的开发，有助于增强档案信息资源服务社会的能力，从而提升各地档案部门档案信息资源的利用率。
　　（作者单位：新乡学院组织部干部人事档案室 来稿日期：2012-08-16）
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