高职院校档案工作之管见
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作者: 刘 洪
摘要当前高等职业教育正蓬勃发展,但总体上多数高职院校档案工作却远滞后于高职教育的发展,存在一些亟待解决的问题。笔者针对高职院校档案管理工作中存在的问题进行分析,并就如何加强和改进高职院校的档案工作提出几条措施,以期同行斧正。
关键词高职院校 档案工作 问题 措施
中图分类号:G647文献标识码:A
高职院校档案是高职院校建设和发展的真实记载和重要财富,也是高职院校各项管理工作的重要组成部分。实践证明,档案工作在总结教育工作经验、探索教育工作规律、科学管理学校、维护学校和师生员工的合法权益、编写学校的发展历程、展示学校的辉煌业绩等方面,都发挥着不可估量的作用。然而与高等职业教育蓬勃发展的规模和速度相比,多数高职院校的档案工作从总体上来看发展较慢,仍然滞后于高职教育发展的整体水平。因此,在新的历史时期下,加强和改进高职院校的档案工作是非常必要的。
1 目前高职院校档案工作存在的问题
1.1档案意识淡薄,自我宣传不够
一方面,如今在高职院校中仍有不少人对档案工作缺乏认识,了解不够。提起档案,他们以为档案工作就是文书档案的简单收集整理,是一件可有可无无足轻重的事,有些人甚至把重要的业务档案据为己有,没有把它看做是学校档案管理的重要组成部分。另一方面,高职校档案部门自身缺少主动宣传,档案管理人员只在库房做一些日常的接收、分类、鉴定、归档、保管等常规性的工作, 很少深入到教学等相关部门宣传档案的重要性;或者即使做了一些宣传, 却因宣传的内容和方式过于单一,宣传力度不够,形式呆板,不能起到应有的效果。
1.2档案管理机制不健全
多年来,高职院校档案管理体制尚不完善, 缺乏切实可行的制度,管理水平处于应付式的经验管理,缺乏系统、完备的档案标准化体系,部分内容还没有纳入档案规范化管理体制。如高职院校的档案主要以学生学籍管理和教师教学业务档案为主。由于教学工作周期较长,师生档案形成时间也相应较长,涉及职能部门多,加之档案材料的形成相对分散、归档没有严格规范的程序,因而现在不少高职校是各部门自行管理,缺乏全校统一的协调合作,致使档案材料难以齐备完整,很难全面反映教师、学生在校的真实面貌。
1.3档案管理人员素质不高
一名合格的档案管理人员应具备较高的专业素质。但目前高职院校档案管理人员大多数都是半路出家,很少是学档案管理专业的,不少档案人员既缺乏专业知识的理论功底,又缺乏学术研究、史料研究的学术意识,同时欠缺计算机信息管理等基本技能。此外,高职校档案工作日常同外界交流较少,工作人员没有相互学习和提高的机会,很难增加自己的见识,因此,档案管理自然是过去传统体制管理的延续,呆板、没有活力,停滞不前,进而严重影响到高职院校档案管理的质量。
1.4档案经费投入不足,设施不完善
随着高职教育的发展,档案管理工作任务日益繁重,目前由于各高职院校在档案管理方面资金投入较少,有的院校根本就没有任何经费投入,现有档案馆室的库房简陋,办公条件差,库房、办公室、阅览室也未实现三分开,没有配备应有的现代化及档案保护设备,这不仅影响到档案的安全保管,也使得档案管理缺乏外在压力和内在动力。
2 高职院校档案工作应采取的措施
进入21世纪,高等职业教育面临着新的机遇和挑战,这无疑对高职院校档案管理工作提出了更高的要求。面对高职院校档案工作中存在的问题,如何加强和改进高职院校的档案工作,以更好地服务于高职院校和社会发展的需要?为此,笔者提出以下几条措施。
2.1加大宣传力度,提高档案意识
高职院校档案工作人员应认真学习《档案法》,利用各种机会大力宣传档案工作,收集归档时要宣传,提供利用时更要宣传。档案工作人员要抓住提供档案利用这一关键环节加大宣传力度,以提高和强化教职工的档案意识和档案法制观念,使高职院校档案的依法管理和保护成为广大教职工和每位档案工作人员的自觉行为。高职院校的档案宣传要根据本校工作重点、办学特色,确定宣传对象,拓展宣传途径,丰富宣传内容。如运用广播、电视、网络、报刊等现代化传媒手段和开展专家讲座、档案类知识竞赛等活动,让更多的人了解档案并参与到档案管理工作中来,从而促进高职校教职工档案意识的普遍提高。
2.2建立健全统一的档案管理制度
高职院校应根据自身实际情况,按照“统一领导、分级管理”的原则,理顺和健全高职院校档案管理体制。如设立一个学校综合档案室,采取统一标准、分类编目、集中管理的办法。学籍档案、教务档案、文书档案、会计档案分别由学生工作处、教务处、办公室、财务处按要求立卷,由校档案室把关,年终移交综合档案室进行统一管理。在集中统一管理各类档案的同时,要加强对各部门档案的监督和指导,使档案信息传递及时,管理不留空白,不断提高学校档案管理水平。只有建立和健全档案管理机制,实行规范化的档案管理,才能确保高职院校档案管理工作的标准化。此外,还应建立和实施档案管理激励机制,年终考核时,严格检查评定档案工作人员的工作质量,并作为考核的依据,对于档案工作做得比较好的人员,要给予物质与精神奖励,以调动他们的工作积极性;对于做得较差的人员,应进行批评处罚,以此提高学校档案管理的质量。
2.3提高档案管理人员的综合素质
高职院校档案工作人员的素质直接关系到学校档案管理工作水平的高低,质量的优劣。因此,这对高职院校档案管理人员提出了更高的要求。首先,对高职院校现有的档案管理人员,应定期进行档案专业指导和培训,夯实专业基础理论知识,不断提高自身专业素质。其次,在熟悉掌握档案专业知识的同时,还应广泛吸收相关学科知识,如档案管理人员应能操作计算机,能借助互联网查寻档案信息,能借助字典查阅有关外文档案资料,拓宽自己的知识面,不断提高业务水平和工作能力,更好地为高职教育的发展服务。
2.4加大档案管理的资金投入
各高职院校的领导要切实重视学校档案的重要性,加大档案管理的资金投入,增加必要的基础设施,比如配备去湿机、冷冻杀虫柜、空调、吸尘器、消防设施及缩微、图文扫描仪等现代化设备,使学校档案室不仅达到防火、防蛀、防盗、防潮等方面的要求,而且为档案进行现代化管理奠定物质基础。
2.5加强档案资源的开发和利用
高职院校档案信息资源的开发利用,主要有两方面:一方面是对学校档案室现存的档案资源(包括纸质案卷、照片、光盘等)进行开发利用,如可利用校史档案,建立自己的校史陈列室,以展示学校的辉煌业绩和发展历程,使学校对广大师生产生更大的凝聚力,扩大学校在社会上的影响;另一方面是对网络资源的开发利用,加快实现档案计算机管理的步伐,利用计算机、或通过互联网获取外界有价值的教育档案信息,充分挖掘各种教育档案信息资源,实现高职校档案信息资源共享,为高职教育事业发展提供更优质、更快捷的服务。
总之,高职院校档案工作必须与时俱进,积极创新,为高职教育的发展提供更有效的服务和支撑,从而使高职院校的档案管理工作逐步走向规范化、科学化。
参考文献
[1]张娟.浅谈高校档案工作存在的问题及对策.河北广播电视大学学报,2005.22(3).
[2] 禹英.试论高职院校档案工作存在的问题与对策.科技资讯,2009(1).
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