对不设防的邮件说不

来源:用户上传      作者: 李　丹

　　2006年，从北京、上海到成都、广州、南京……全国所有知名外企都在疯狂地转发一封来自EMC北京总部的电子邮件：时任EMC大中华区总裁的陆纯初和他的高级女秘书瑞贝卡因工作琐事发生激烈争吵。如果只是当面吵吵就算了，可他们不是；如果只是电话吵吵也算了，可他们也不是。他们争吵用的是电子邮件――这个大公司通用的联络方式之一，并且抄送给了全公司，虽然只是一个回合，传遍了微软、惠普等几乎所有知名外企，成就了轰轰烈烈的“邮件门”事件，女主角瑞贝卡也因此丢了工作。
　　一封小小的邮件，在外企尤其是IT类相关企业，由于应用得广泛，所起的作用不可小视。而且邮件只是文字，无法传达发件人的语气声调，可能会引起收件人的误解；最为严重的是，邮件可以随意抄送、转发给其他人，在极短的时间内就可以造成巨大的影响。暂不提“邮件门”事件中涉及到的中西文化差异，瑞贝卡在邮件中的措辞语气以及不正确的抄送方式，让事件无法平息。如此看来，怎样才能写好、发好一封电子邮件也是需要好好学习的。
　　
　　慎选收件人
　　
　　公务邮件一定要通知到所有的相关人，切勿两个人私下聊天。
　　如果是给其他部门的人发邮件，直接收件人是负责处理此事的人，切忌直接发给他的领导，以免给人留下不愿意跟当事人合作的印象，无意中形成对立。重要邮件一定要抄送给对方的领导，以期对方领导能给与关注和帮助，如果是很小的事情可以不要抄送，以免产生生疏感和不信任感。
　　邮件一定要抄送给自己的直接领导，直接领导有权也应该知道你的工作。其他与邮件内容并无关的人员就不必通知了。
　　
　　使用具体且有意义的标题
　　邮件需要一个清楚的标题，让人一看即知，以便对方快速了解与记忆。例如一个约会，可以把日期放在标题里，这样可以让人很快判断它的精确性和紧急程度。严禁不写标题、写得不知道想表述什么事情，或者在其他邮件基础上直接回复。
　　
　　邮件内容应简明扼要
　　保持邮件的简明扼要是对别人的尊重，也不太可能给收件人增加压力。封闭式问题最好，因为开放式问题会让邮件变得很长很混乱，并且可能会得不到期望的答复。总之，要明确告诉收件人，我需要你为我做什么，或者我建议你怎么做。
　　
　　使用简短专业的签名档
　　在邮件后加上一个包含个人信息的签名档，包括全名、职位、公司名称、电话号码、公司网站等。
　　
　　谨慎评阅邮件内容
　　尽管邮件有一定的收件人，但有可能会经过无数的转发，有的邮件甚至会被永久留存。因此，在发送邮件时应谨慎地评阅所撰写的字句，切勿讲一些不会在公众场所对他人讲的话。另外应要避免使用大段的文字，最好把邮件内容分成简明的段落，用格式强化信息；发送邮件前，仔细检查是否有文法错误。
　　
　　其他应注意的问题
　　如果邮件带有附件，应在邮件内容中提示收件人，并且发送邮件之前一定要确认一遍是否加上了附件。
　　避免使用感叹号，若真要强调事情，应该在用词遣字上特别强调。
　　不要重复发同一邮件，如果给多个人发邮件其中有一个地址错误，要单独补发，不要给所有人再重发一遍。
　　情绪高涨时避免立即回复邮件。最好的方法是：今天我累了，明天再给你回复。
　　对于自己无法确定的邮件不要发，隔段时间重新考虑，或许就会发现问题。
　　其实，沟通的优先顺序是： 面谈――电话――电子邮件。能面谈决不打电话，能打电话决不发邮件。当然这是指沟通，商务记录、存档、确认还一定要用邮件完成。

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