运用Excel数据处理功能提升高职院校学籍管理效率的探究
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作者:胡凤新 孙艺鸣 高晓杰 沈超然
摘要：文章阐述了Excel数据处理功能在高职院校学籍管理中应用的重要性，介绍了在学籍管理中应用Excel进行数据处理及分析的一些技巧，有效地解决在学籍管理中必然会遇到的各类学生名单制作及数据统计分析的难题，为提高高职院校学籍管理效率提供宝贵的经验。
关键词：Excel 数据处理；学籍管理；应用
中图分类号：G642 文献标识码：A
文章编号：1009-3044（2022）30-0103-04
开放科学（资源服务）标识码（OSID）：
高职院校学籍管理是指高职院校依据国家教育行政部门颁发的有关规定，并结合学校的自身发展需求而制定的规章制度和实施办法，对学生从入学到毕业的整个学习阶段中所产生的动态数据进行管理和考评[1]。目前，高职院校学籍管理工作主要包括以下几方面内容：新生注册及信息核对、学籍异动办理、毕业生图像信息采集、毕业资格审查和毕业证书发放、各类数据的统计与报表、为学校其他部门提供各种不同分类的学生信息数据等。完成上述每项工作都要进行大量的数据处理与统计，因此学籍管理人员掌握一套得心应手的数据处理方法对学籍管理的顺利进行非常重要。
1 学籍管理中应用Excel处理数据的重要性
目前，高职院校的学生数量逐年增加，生源类型也出现了多样化的发展趋势，如通过普通高考招生的三年制学生、中职高职对接的五年一贯制学生还有扩招的（包括下岗工人、农民工、退役军人）三年制学生。随着学生人数和招生类型的增加，学籍管理的难度越来越大，学籍管理的任务越来越重。学籍管理责任大，工作中必须做到零失误，因此学籍管理员的心理压力非常大。而学籍管理人员数量少，且流动性非常大，队伍不稳定[2]，如何在管理人员少，任务量大的情况下保质保量地完成学籍管理任务是亟待解决的问题。Microsoft Excel是办公自动化中重要的软件，Excel具备数据计算和自动处理的功能[3] 。它可以进行各种数据的处理、统计分析和辅助决策操作，广泛地应用于管理、统计、财经、金融等众多领域[4]。因此，对于大多数非计算机专业毕业的学籍管理人员来说，掌握关键的Excel数据处理及统计分析技术，对提高学籍管理的工作效率和减轻工作压力极其重要。在学籍管理中常用的Excel工具包括引用函数vlookup、高级筛选、数据透视表、分类汇总、Excel的查找与替换等。Excel的这些数据处理与分析功能，易学易用，简便灵活，非常适于学籍管理中各种数据的统计分析、各类统计报表及存档材料的排版制作。本文对Excel表格的分类汇总、数据透视表、查找替换等功能在学籍管理中的技巧性应用予以具体、详细的阐述，以期能够对学籍管理工作者有所帮助。
2 学籍管理中常用的Excel数据处理方法
2.1 Excel分类汇总功能在学籍管理中的应用
学籍管理员每学期都会制作各种学生名单，这些名单主要用于学生信息的核对、存档及日常管理等。学生名单通常要求有每个班级中每个学生具体的个人信息，包括学生所在班级、姓名、性别、身份证号、学号、政治面貌、民族、专业名称等。应用Excel表格的分类汇总功能，可根据管理需要将所有学生进行快速的分类及计数，方便学籍管理人员完成各类名单制作。Excel表格分类汇总方法常用于新生核对名单、在校生管理名单、毕业生图像信息采集核对名单、预计毕业生核对名单及毕业生存档名单的制作，通过分类汇总方法，能够快速完成各类学生名单的按班级分页、计数，以便为各二级学院或教学系、档案室等按班级打印、分发名单。为方便文章的阐述，笔者做了一份虚拟的2020级学生名单（图1），以下提及的2020级学生名单均为图1所示名单。
用Excel对2020级学生名单按班级进行分类汇总方法如下：
打开“2020级学生名单工作簿”，将2020级学生名我来伟窗嗪拧⒀Ш潘承蚪行排序。排序后单击数据区域内的任一单元格，在菜单中点【数据】，在工具栏点【分类汇总】按钮，打开分类汇总对话框。在“分类字段（A）”下拉字段列表中选择“班号”，在“汇总方式（U）”下拉表框中选择“计数 ”，在“选定汇总项（D）”下拉字段列表中选择“学号”，然后勾选对话框中的“替换当前分类汇总（C）”“每组数据分页（P）”及“汇总结果显示在数据下方（S）”， 单击“确定”按钮则完成分类汇总（图1）。分类汇总结果见图2。
通过分类汇总的方法处理学生数据，可以轻松地将学生按班级分开、按班级分页、统计每个班级学生人数，同理可以统计每个二级学院或教学系的学生人数。如图2所示，用分类汇总的方法统计出20财务管理1班学生数为4人，20会计2班学生数为5人，2020级学生总数为15人。此时打印2020级学生名单，则会自动将一个年级的学生按班级分开打印，省去人工分页、分班级打印的麻烦，对提高工作效率有很大作用。
2.2 Excel表格查找、替换功能在学籍管理中的应用
Excel表格的查找与替换是工作中经常会用到的功能。通过查找功能，很容易从表格中查找到目标数据，通过查找、替换功能的结合使用，则会将表格中查找到的目标数据替换成另外的数据，极大地方便了使用者对数据的查找和快速替换。
Excel表格的查找与替换功能在学籍管理中也起到了非常重要的作用。除了查找和替换数据外，利用Excel表格的查找、替换功能可以轻松完成不同样式学生名单的转换制作。在学籍管理中根据不同部门的要求与需要，工作人员经常会制作不同样式的学生名单，有的名单制作起来比较麻烦。学籍管理员根据不同名单的样式要求，采用复制、粘贴的方法完成不同格式名单的制作是比较常见的方法之一。即在原有名单的基础上，按照新名单的格式要求，将原名单不同字段对应的数据粘贴到新名单要求的对应位置，从而完成不同格式新名单的制作。对于超万人的学校来说，用上述办法制作不同格式的在校学生名单、毕业生名单等工作量极大，会花费很多精力与时间，并且容易出错。而利用 Excel表格查找、替换功能则会轻松完成任务。例如在学籍管理工作中，经常会遇到将一列数据转换成多列数据的学生名单的制作，其目的是减少篇幅、精简页数、方便领导签字等。如以二级学院或教学系为单位领取毕业证书时会制作毕业证书领取签字表、向档案室交存档名单时为方便档案管理，会制作不同样式的毕业生、在校生名单。应用Excel将一列数据变成多列数据的功能，快速完成新样式名单的制作，在提高工作效率，减轻劳动强度方面起到重要作用。本文以2020级学生名单为例，对在Excel表格中应用查找、替换功能将一列变多列数据名单的制作进行阐述。
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如预将图3的2020级学生名单中“姓名”数据由一列变为多行4列分布，可用下面方法实现。首先在表格的空白列处的任一行中分别在相邻的4列中按顺序依次键入C2、C3、C4、C5，在下一行的对应位置按顺序依次键入C6、C7、C8、C9，然后选中C2、C3、C4、C5，C6、C7、C8、C9，将鼠标放在选中框的右下角，当光标变成“+”后按住鼠标左键下拖，直到C16出现为止。C2为第一个学生姓名所在的单元格，C3为第二个学生姓名所在的单元格，C5、C6、C7...C16以此类推，分别为不同学生姓名所在的单元格，C16为名单中最后一名学生姓名所在单元格（图3）。在菜单栏中点【开始】按钮，然后在工具栏中点【查找和选择】图标，在下拉菜单中选择“替换”，出现图3中“查找和替换”对话框，在对话框“查找内容（N）”中填“C”，在“替换为（E）”对话框中填 “=C”。然后点“全部替换（A）”，则姓名列由1列转换为4列（图4）。
经过替换，C1、C2、C3...C16均被替换成对应单元格中的学生姓名。由于C17所在单元格中没有学生，所以C17被替换后替换结果为“0”，将“0”删除即可。通过应用Excel表格的查找和替换功能，快速将图3中的学生姓名由1列转换成了4列（图4）。学生姓名所在列由一列转化成多列操作完成后，根据需要，将转换后的名单复制粘贴到另一新的Excel表格中，则会完成多行多列名单的制作。通过上述操作过程避免了传统的每四个学生姓名复制粘贴各一次的反复操作，节省大量的劳动和时间。
如果需要将更多的字段数据内容由1列变成多列排列，如欲将图5中2020级学生名单中的班号、学号、姓名于一页纸张中各排成3列，可按如下操作进行：
首先在表格的空白处的一行中依次键入A2、B2、C2、A3、B3、C3、A4、B4、C4，在下一行的对应位置按顺序依次键入A5、B5、C5、A6、B6、C6、A7、B7、C7，然后选中A2、B2、C2、A3、B3、C3、A4、B4、C4、A5、B5、C5、A6、B6、C6、A7、B7、C7，将鼠标放在选中框的右下角，当光标变成“+”后按住鼠标左键下拖，直到A16、B16、C16出现为止。A2为第一个学生所属班级所在单元格、B2为第一个学生学号所在单元格、C2为第一个学生姓名所在单元格，A3、B3、C3...A16、B16、C16以此类推，分别为不同学生所属班级、学号及姓名所在的单元格（图5）。
然后在工具栏中点【查找和选择】图标，在下拉菜单中选择“替换”，出现图5中“查找和替换”对话框，在对话框“查找内容（N）”中填“A”，在“替换为（E）”对话框中填 “=A”。然后点“全部替换（A）”，则班级列由1列转换为3列（图6）。
同理，按上述步骤重复操作，在对话框“查找内容（N）”中填“B”，在“替换为（E）”中填 “=B”，然后点“全部替换（A）”，完成学号列由1列变3列的转换。在对话框“查找内容（N）”中填“C”，在“替换为（E）”中填 “=C”，然后点“全部替换（A）”，完成学生姓名由1列到3列的转换（图7）。
将图7中转换后的名单复制粘贴到新建的Excel表格中，则会完成新名单的制作。通过上述操作可见，应用Excel查找和替换功能可以快速完成学籍名单不同格式的转换，满足不同部门的管理需要，对提高学籍管理效率，起到重要的作用。
2.3数据透视表在学籍管理中的应用
Excel中的数据透视表是一种可以快速汇总大量数据的交互式报表。数据透视表具有最快、最灵活的数据汇总功能[5]，是Excel中重要的分析性报告工具。应用数据透视表可以快速合并和比较分析大量的数据。在学籍管理中，数据透视表主要用于按不同分类要求快速统计学生数量。掌握数据透视表的应用技巧，在高等学校基层报表、分类统计在校生、毕业生人数等工作中将会发挥重要的作用。以2020级新生数据为例，应用数据透视表对这份数据进行数据分析的具体方法如下：
首先打开“2020级新生名单"工作簿，单击数据区域内的任一单元格，点击菜单中的“插入”按钮，然后点击工具栏的数据透视表图标，在“来自表格或区域的数据透视表”菜单中选“新建工作表（N）”（图8），然后点“确定”，出现图9的对话框。
按照分类统计的需要，分别将“数据透视表字段”列表中的字段拖动到“在以下区域间拖动字段”的“筛选”“行”“列”“值”下面的空白区域、即可完成分类统计。如要统计2020级每个班级的男生数、女生数、班级总人数以及上述类别所对应的不同学制的人数，则将字段“班级”拖动到“行”下面的空白区域，将字段“性别”拖动到“列”下面的空白区域，将“姓名”字段拖动到“值”下面的空白区域，将“学制”字段拖动到“筛选”下面的空白区域（图10）。拖动之后，即可以统计出每个班级的男生数、女生数、总人数及不同学制的人数，还可以同时统计出年级学生总数。如图11所示，通过应用数据透视表统计得出20财务管理1班男生数为2人，女生数为2人，全班总计人数为4人。2020级学生男生总人数为8人，女生总人数为7人，总计人数为15人（图11）。
如需按学制对各班级学生进行分类，则可点击图10 中“学制（全部）”字段后的下拉箭头选择学制（图12）， 图12中“3”和“5” 两个数字分别代表3年制和5年制，如预分类统计3年制学生人数，点击图12中的数字“3”，然后点“确定”按钮，则会分类统计出3年制的学生数。经过统计得出20财务管理1班3年制学生男生数为2人、3年制学生女生数为2人，全班总计3年制学生数为4人。2020级3年制学生男生数为3人，3年制学生女生数为5人，总计3年制学生数为8人（图13）。同理，可以统计出2020级各班5年制学生的男生数量和女生数量。
通过应用Excel数据透视表进行数据分析，将一份信息复杂的2020级学生数快速进行了分类统计，非常快捷方便。灵活应用数据透视表进行数据分析可以提高工作效率，减少工作强度，对学籍管理员的帮助很大。数据透视表在各班级人数、班级中男生数、女生数、不同学制的学生数、班级中各民族的学生数以及学籍异动中休学、复学、保留学籍学生数等分类统计中均有应用，并发挥重要作用。在高基报表等各类统计报表中应用数据透视表分类统计学生数可起到事半功倍的效果，极大地减轻统计人员的劳动强度，因此建议每位学籍管理人员都应掌握这一统计方法。
3 结束语
Excel的数据处理功能非常强大，并且操作简便、易学。除上述几种常用的功能外，还有高级筛选、VLOOKUP函数、MID函数等也是学籍管理中经常要用到的功能，掌握并灵活使用这些功能，是提高工作效率的重要手段。学籍管理人员应在管理实践中不断学习、挖掘、应用Excel软件的数据处理方法，解决烦琐的学生数据处理和分析的问题，不断提高管理质量和工作效率。
参考文献：
[1] 罗敏佳.高职院校二级学院学籍管理体系的研究与实践[J].科技风，2021（16）：173-174，185.
[2] 李怡红.Excel数据处理在高职院校学籍管理中的应用[J].广西教育，2019（19）：108-110.
[3] 高建立，刘仲会.Excel在高校学籍信息管理工作中的应用[J].天津职业院校联合学报，2019，21（10）：76-79，128.
[4] 张勇.Excel函数在开放教育学籍管理中的应用――以南京广播电视大学为例[J].南京广播电视大学学报，2014（3）：26-29.
[5] 丁红利.Excel数据透视表在高校数据处理中的应用[J].电脑知识与技术，2017，13（3）：67-68.
【通联编辑：王力】
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