大学生创新创业项目管理系统的设计与开发
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作者: 熊振海 王凤林 张帆
摘要：为了目前高校大学生创新创业发展日益蓬勃的趋势，充分利用互联网技术优势，提高大学生创新创业项目管理水平，我们在对大学生创新创业项目管理全过程进行关键点分析的基础上，结合互联网和数据库技术设计了一套适用于本校大学生创新创业项目管理的WEB系统。相信该项目的开展对于我校大学生创新创业项目管理质量的控制和提高将起到重要作用，同时对兄弟院校类似系统的开发也能起到一定的参考作用。
关键词：大学生创新项目管理创新创业项目
中图分类号：TP393 文献标识码：A 文章编号：1007-9416（2013）09-0144-03
近年来，随着上海市及我校对大学生创新创业项目支撑力度越来越大，学生参与热情迅速高涨，此类科创项目的管理工作量越来越大。为了积极面对着这种局面，提高管理效率，同部分兄弟院校[1-4]一样，我校近年来在校院两个层面一直努力探索建立良好有效的人事、财务和项目管理制度，并开展了部分管理研究工作[5，6]。然而，由于目前各学院对此类项目的管理一般采用传统电子表格进行分散管理，这种管理方式效率不高且容易导致诸如隔年重复申请项目难以排查、申请书总体质量不高、已结题项目成果共享不足、项目开展过程管理不严导致验收质量难以控制等弊端。
本文旨在针对如上弊端，面对院校两级创新创业项目管理人员、参与学生和指导教师，在对大学生创新创业项目管理全过程进行关键点分析的基础上，结合WEB数据库系统技术的使用，研究开发一套适用于本校的大学生创新创业项目管理系统。
相信该项目的开展对于我校大学生创新创业项目管理质量的控制和提高将起到重要作用，同时，在本系统多年数据积累的基础上开展数据挖据工作对大学生创新创业项目的分析和管理也会起到更积极的作用。
1 系统基本定位
采用WEB和数据库技术定制一套用于上海海洋大学大学生创新创业项目管理的系统，该系统需要覆盖项目建设期间本校大学生创新创业项目管理全流程，并且能够考虑到该流程在一定时期内的发展状况。
从功能角度看，本系统应该包含两个子系统：项目信息展示子系统和在线项目管理子系统。此外，作为整个系统的支撑模块，应该包含一个角色管理子系统。下面，对三个子系统的需求进行分别介绍。
2 信息展示子系统
信息展示子系统主要是用于展示本校大学生创新创业项目管理相关的条例文件和通知公告、申请表格下载、已立项或已结项项目的内容及研究成果、导师信息等。
本子系统所有页面均具备多属性排序浏览和多关键词检索功能，其中已立项或结项项目的内容及研究成果和导师信息展示页面应具备汇总报表功能。
默认条件下，本系统所有访客不需要注册均可以浏览信息展示子系统。
2.1 相关条例、文件展示页面内容
（1）通知供稿信息；
（2）管理条例展示；
（3）申请表，中期检查表，项目变更表等文件下载；
2.2 已立项或已结项项目的内容及研究成果展示页面
（1）基本信息展示：标题，关键词，导师，学生（学院，学号，专业，班级）；
（2）项目简介：以上基本信息+摘要+荣誉+成果（软件、专利、论文等）；
（3）项目研究报告：需要学院用户和教务处管理用户设定其保密级别，并以此决定该条目访问权限，保密级别具体条目需同教务处商榷决定；该研究报告应以本系统加密后的pdf格式文本给出；教务处管理用户应有权限和入口设定和修改加密密文；
（4）为学院管理用户、教务处管理用户和主管副校长用户提供所有项目的汇总报表分析；
2.3 导师信息展示页面（对所有访客开放）
（1）显示内容：姓名、所属学院、研究专长、以往指导项目（基本表中仅显示项目标题，但同时提供该标题到项目简介页面的链接）、邮箱、办公电话、办公地址；
（2）按学院、研究专长进行分类汇总和检索（面向全校）；通过按照关键词在以往指导项目中进行全文检索实现对导师的检索；
3 在线项目管理子系统
本子系统要求系统严格限制各类用户按照事务顺序进行操作，同时，对部分可能出现的违规操作或错误自动进行提醒并阻止。整个项目运行周期流程图如（图1）。
从（图1）中可以看出，整个流程共包含四个主要环节：①项目立项申请；②中期考核申请；③结项申请；④过程管理环节。其中，前三个环节有严格的先后顺序；而最后一个环节从项目正式立项到结项一直存在。此外，前三个环节的流程基本相似，下面对这四个环节进行详细介绍过程中对前三个环节统一进行。
3.1 项目立项申请、中期考核申请、结项申请
这三个环节的通用流程图如（图2）。
项目申请、中期考核和结项考核三个环节中均分别包含7个基本步骤，在图中分别用序号表示其顺序。除了这7个基本步骤外，每个用户在三个环节过程中均可以查询申请表单的处理状态。
需要特别注意的是，每个环节开始之前，应该由教务处管理员开放该环节也就是允许项目负责人进入系统填写申请表，并设置流程图第5个步骤的时间节点；学院管理员设置第二个、第四个步骤的时间节点。一旦超过该时间节点，系统不再接受所涉用户进行操作。
下面对这7个基本步骤进行详细介绍：
（1）在线编辑提交申请表单：本步骤针对本校全体在校学生开放，在项目申请、中期考核和结项考核三个环节中，该步骤唯一的区别是提交的表单不同（另附）。本步骤中需要注意：①研究内容部分支持图文混排及文本格式编辑；②系统根据经费明细自动计算总额；③根据项目负责人提交的信息自动生成word/pdf两种格式的文档总表，供项目负责人预览；④提供“暂存”、“提交”、“取消”功能；“暂存”后项目负责人仍然可以继续修改，但是“提交”后则不能进行修改；⑤可以添加附件文本材料；⑥每个新增项目一旦进入“暂存”或“提交”环节，即拥有唯一流水号；该流水号的位数设置应考虑到系统长远应用，避免多年以后不够用；⑦应实时更新显示表单审核状态，本步骤提交后的表单审核状态显示为“指导教师审核中”； （2）一审及修改申请表：①本步骤针对第一个步骤所“提交”申请表中指定的指导教师开放，并且只在第一个步骤“提交”后才开放。②本步骤中，指导教师可以对项目内容进行修改，也可以给予“通过”或“不通过”处理。如果“不通过”，则返回上一步骤，项目负责人可以重新修改表单进行“提交”。这两个步骤一直循环，直到指导教师给予“通过”处理。③指导教师应该能够实时查看表单后续审核状态。④本步骤“通过”后，申请表单审核状态显示为“学院预审核中”；⑤如果本次申请属于中期考核、项目变更或项目结项申请，指导教师用户应有权在线查阅本项目的工作记录；
（3）二审申请表：①在第二个步骤进行“通过”处理后的申请表单开放给学院管理员用户在本环节对申请单进行审核。②本步骤不提供表单修改功能，仅提供“通过”或“不通过”功能，同一申请表单的“通过”或“不通过”属性可以有学院管理员用户进行修改；③如果学院管理员用户给予“不通过”处理，系统应提供“不通过理由”及“处理意见”录入入口；项目负责人和指导教师有权限浏览所涉项目的这些信息；④本步骤应该专门为学院管理员用户提供“开启专家评议”的按钮，该按钮被按下后，已“通过”申请表单审核状态显示为“学院专家审核中”，其他申请表单审核状态显示为“学院预审不通过”；⑤是否可以根据标题和摘要提供在审项目和以往项目的相似性检索？⑥如果本次申请属于中期考核、项目变更或项目结项申请，学院管理员用户应有权在线查阅本项目的工作记录；
（4）三审申请表：①在学院管理员用户“开启专家评议”后，本步骤对专家评委用户显示全部上一步骤中“已通过”的表单。专家评委用户的数量及姓名由学院管理员用户预先指定；②专家评委用户根据系统给出的评分表单进行评分，评分表单应由“申请表内容”和“评分明细表”组成；③评分表单内容提供“暂存”、“提交”、“取消”功能；“暂存”后仍然可以继续修改，但是“提交”后则不能进行修改； ④评分表单“提交”后，本步骤结束，进入下一步骤；⑤项目负责人和指导教师可以浏览各专家评委用户提供的评分表，但是不能浏览填写该评分表的专家评委用户身份；⑥专家评委“提交”评分表后，系统需要为学院管理用户提供项目评分表汇总表单（每个项目均需要包含项目流水号、项目负责人姓名、项目负责人所在专业班级、项目名称、专家评委姓名、专家各自的总评成绩及详细评分表链接、专家评分总和等基本属性，并且能够分别根据各属性进行排序、筛选、汇总），同时，申请表单审核状态显示为“学院领导审核中”⑦专家评委用户一直可浏览本人“暂存”或“提交”过的项目的评分表，但是不能浏览其它专家评委用户的评分表；⑧如果本次申请属于中期考核、项目变更或项目结项申请，专家评委用户应有权在线查阅本项目的工作记录；
（5）四审申请表：①专家评委“提交”评分表后，本步骤为学院管理用户对所有项目提供“通过”或“不通过”功能；②如果学院管理员用户给予“不通过”处理，系统应提供“不通过理由”及“处理意见”录入入口；项目负责人和指导教师有权限浏览所涉项目的这些信息；③本步骤结束后，已“通过”申请表单审核状态显示为“教务处审核中”；“不通过”项目申请表单审核状态显示为“学院审核不通过”； ④如果本次申请属于中期考核、项目变更或项目结项申请，学院管理员用户应有权在线查阅本项目的工作记录；
（6）终审申请表：①本步骤为教务处管理用户提供全部申请表单的汇总表单，该汇总表单中应包含项目流水号、项目负责人所属学院、所在专业班级、项目负责人姓名、项目名称、项目当前审核状态，并且提供根据各属性进行排序、筛选、汇总生成表单的功能；②教务处管理用户应该能够在醒目的位置进行各学院总体审核进度（一共多少个申请项目，有多少个已经完成学院审核，还有多少没有完成）的查询；③教务处管理用户根据学院管理用户对项目的审核结果进行“准予立项”、“不予立项”、“中期考核通过”、“中期考核不通过”、“准予结项”和“不予结项”处理；该处理模块应提供申请表批量处理和单独处理的功能。④教务处管理用户根据终审结果提出项目财务账号处理意见（包括：开设账号、冻结账号、撤消账号等）；⑤全部项目都经过终审处理后，系统自动为“财务处管理员”发送手机短信和Email通知，通知其对全部项目进行财务账户的处理；⑥如果本次申请属于中期考核、项目变更或项目结项申请，教务处管理员用户应有权在线查阅本项目的工作记录；
（7）财务账号管理：由财务处管理用户根据有关规定和教务处对各项目的终审意见对全部项目进行财务账号处理，并且由系统自动为“教务处管理员”发送手机短信和Email通知。
3.2 过程管理环节
过程管理环节主要包括以下三个方面的内容：
（1）项目进展信息记录：①项目被批准立项后，项目组需要立即组织开题，并按照工作进度展开工作；②由项目负责人在系统中以工作日历的形式录入工作记录，该工作记录将作为中期考核、项目结项的材料；③该记录信息应开放给项目负责人、指导教师、学院管理员用户、教务处管理员用户以及审核期间的专家评委用户浏览；④该信息记录表应该能由系统自动导出Excel文件；
（2）项目变更申请：①从项目立项到结项整个期间，项目负责人均可以在线提起项目变更申请；②项目变更申请包括项目标题、团队成员、指导教师、项目开展进度、项目是否中止等（详见附表）；③项目变更流程同前边项目立项、中期考核和结项申请流程一致；
（3）财务动态信息：①从项目立项到结项期间，项目负责人、指导教师、学院管理用户、教务处管理员用户、财务处管理员用户都可以随时查看所涉项目的财务动态明细信息；②根据项目开展实际情况和相关规定，项目负责人所在学院、教务处、财务处有权对项目帐号进行相关处理；
4 角色系统（角色：权限）
（1）普通用户：信息展示模块资料浏览；
（2）学生用户：信息展示模块资料浏览、在线编辑提交项目申请及申请状态跟踪查询、项目立项后经费明细查询、项目开题及进展信息登记、项目更改申请及申请状态跟踪查询、中期考核申请及考核状态跟踪查询、结项申请及结项状态跟踪查询； （3）导师用户：信息展示模块资料浏览、所指导项目在申请过程中的审核及后续审核状态查询、项目立项后经费明细查询、项目更改申请审核及申请状态跟踪查询、中期考核申请审核及考核状态跟踪查询、结项申请审核及结项状态跟踪查询；
（4）专家评委用户：信息展示模块资料浏览；项目申请、中期考核、结项过程中对所需评审项目的全部详细信息浏览及评分；
（5）学院管理员用户：信息展示模块资料浏览；信息展示模块中本学院信息录入及修改；学生项目申请资格审核；学院项目申请、中期考核、结项答辩专家评委资格发放；所属学院在申请项目明细内容及申请状态跟踪查询、专家评委打分完毕后的审核；项目立项后经费明细查询、项目开题及进展信息查询、项目更改申请的审核、中期考核状态跟踪查询及学院级审核、项目结项状态跟踪查询及学院级审核；
（6）教务处管理员用户：信息展示模块资料浏览；信息展示模块信息录入及修改；在申请项目明细内容、申请状态跟踪查询以及学院审核后的最终审核（确认立项或退回学院处理）；项目立项后经费明细查询、项目开题及进展信息查询、项目更改申请的审核、中期考核状态跟踪查询及最终审核、项目结项状态跟踪查询及最终审核；历年大学生创新创业项目分类统计汇总报表浏览；
（7）财务处管理员用户：信息展示模块资料浏览；为本期通过教务处管理用户立项审核的学生设定财务账户；对已被教务处管理用户审核确认未通过中期考核或结项考核或者需要延期的财务账号进行冻结、恢复或者撤消财务账号处理。
5 讨论
本管理系统的实现过程中充分运用了数据库的管理功能和web技术的优势实现了科研项目管理的自动化，既可以突破部分传统科研项目管理方式的缺陷，又能为之后的数据挖掘提供信息基础，是目前大学生创新创业管理工作中可以尝试广泛推行的一个方案。
参考文献
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