档案信息资源共享浅谈
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[摘要] 信息化社会的发展趋势，人娄对信息共享状态的需求，更加充分有效地开发与利用信息资源，推动经济与社会发展的过程，实现档案资源社会共享是时代发展的需要。为了在全面推进我国档案资源信息化建设中少走弯路，实现档案资源的合理配置，使档案工作更好的为社会发展服务，不断满足社会对档案信息的需求，实现档案资源的社会共享，推进档案事业的全面发展。
[关键词] 档案信息 资源共享
一、信息化与信息资源共享
1、信息化：信息化是进入二十世纪后人类社会发展的最显著、最激烈也是最具冲击力的变化，是档案信息使用的又一次巨变。在不同的背景条件下，信息化可以有不同的理解与表述。信息化是由现代信息技术开发利用信息资源、更加充分有效地开发利用信息资源推动经济与社会发展的过程。这个过程既涉及信息技术与信息资源、也涉及经济运作方式，管理体制、法律规章、思想观念和生活娱乐等各个方面。档案信息化档案资源社会共享是档案事业改革与发展的内在要求。在信息化社会的大环境下，档案信息化是档案事业发展的优先战略选择，是新时期档案事业发展的内在要求和根本动力。
2、信息资源共享：信息资源共享是指在社会信息化的环境下，通过一定的方式，全社会乃至全世界都可以共同享用的已经公开化的信息资源。信息资源可以共享是由社会信息的自身特点所决定的，因为信息资源可同时为众多的使用者所享用，而信息资源交换之后则可以同时为双方所利用。实现档案资源的社会共享有两个条件：一是档案资源的质量和数量，其中优良的质量是资源社会共享的内在要素，充足的数量是确保档案资源共享的外在条件。二是档案资源的社会认知程度，档案资源的社会认知程度越高，档案资源共享的范围就越广。只有具备这两个基本条件，档案资源的社会共享才能成为可能。
3、信息资源共享的内涵：关于档案信息化目前国内有两种观点：第一种从纯技术视角认为，档案信息化就是计算机化，档案信息化就是网络化，档案信息化就是通讯现代化。这种观点对档案信息化建设中的人文基础因素未能引起高度注意，并且对信息技术运用可能引发的档案因素未能引起高度注，对档案信息技术运用中可能引发的档案学基础理论和管理原则与方法的变化等也缺乏应有认识。把档案信息化变成了冷硬僵化的纯技术问题。第二种观点认为，档案信息化建设包括的内容不包括信息技术在档案工作中的广泛运用而且也包括信息技术运用的观念基础与人文基础，并要求重视对档案学理论的发展与丰富。因此，认为档案信息化建设是运用信息技术提高档案工作现代化水平，重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论，确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化报务。
二、制约信息化社会共享的因素
1、观念问题：高校档案管理是高校信息资源现代化的基础和重要的组成部分，有些领导对档案信息化资源共享的必要性认识不够，缺乏战略思维和全局观念，还没有充分认识档案在推进整个学校发展中的重要作用。一些档案工作者也有不思进取、墨守陈规和等、靠、要的惰性，有的人思想观念落后，缺乏与时俱进的思想意识，缺乏创新思维，认识不到档案资源共享的重性。
2、共享的安全问题：随着电脑的普及和信息化程度的不断提高，网络触角不断深入各个领域。网络环境下，影响档案保密和档案安全的因素主要有：一是人为因素，档案部门安全和保密意识不强，往往在自己的档案网页上随意发布信息，对发布的信息缺入严格的审查和管理；二是技术问题，当前电脑病毒“瘟疫”横行，再加上黑客的恶意攻击，使得档案信息的安全和保密工作受到威胁，所有这些必须旨起我们的高度重视并加以研究解决。
3、技术水平问题：档案信息化建设需要用现代信息技术的观念、技术、设备、方法对档案管理业务流程、管理模式进行重新整合和定位，需要有一定的档案和计算机专业知识的人员从事档案信息化工作。目前档案管理工作紧缺的是既懂得现代化档案管理基本知识又懂得计算机技术，能熟练操作微机，掌握网络知识又能灵活使用档案管理软件，胜任文档存储、编辑、检索、利用等工作的实用操作人才。
三、档案信息资源建设
1、数字化建设：档案信息化建设数字化是核心，只有建立起数字化的档案信息资源，档案工作才有可能在计算机网络上快速及时传输，以实现资源共享，从而扩大档案信息资源的开发利用率，没有这个核心和根本，档案资源共享就是无水之源、无本之木。面对纸质档案大量存在并源源不断形成、电子档案应运而生并与时俱进，信息网络技术的迅猛发展，新的档案载体如电子档案、缩微档案、声像档案、光盘档案、软盘档案多媒体档案等不断涌现，使档案信息资源的构成不在是档案馆藏的纸质档案，社会对档案工作也不仅仅是馆藏档案的数量与规模水平，而是逐渐看重档案馆提供信息（包括网上信息）的能力和服务质量、服务效率。
2、工作标准化：档案信息资源共享对档案工作的标准化提出了更高的要求。在档案信息采集、利用网络化的条件下，为最大限度地满足用户的多方面需求，实现存取海量信息的有效性，必须采用统一的数据格式和元数据标准只有按照统一的标准规范进行制作才能使多元的档案信息资源得以顺利存储、管理、利用。随着电子政务的推行，电子公文、电子档案的接收、归档、管理、，必须按照统一的标准规范进行。信息发展迅速硬件设备与软件系统升级换代日益加快，为适应新旧设备与软件系统的兼容性，满足数字资源长期保存的需要，必须按照标准化的要求开展工作彻底改变在传统档案工作条件下各搞各的、标准各异的档案管理状况。
3、人员专业化：要想实现档案信息化建设，就要有精通档案管理业务又懂计算机的专业的复合型人才。在市场经济条件下，人才是自由流动的。由于档案部门和其他行业相比待遇偏低，在短时间内又无法改变，这将给档案部门吸引和留住需要的人才增加很大的难度。这就应对在职的档案专业人员的继续教育工作加大力度，如在职培训、脱产进修、学术研讨、参观考察、学术交流等方面想办法，使档案工作人员在工作中积极运用学到的新知识提高运用信息资源管理的技术手段，使他们的知识结构及业务水平适应高校的电子政务建设，同时也满足了高校档案信息化建设和发展的需求，使档案信息资源得到科学的管理和有效的开发利用。
参考文献：
[1] 崔丽君 档案信息化建设刍议，《当代经理人》，2006.6.
[2] 曹纫兰 档案信息化与档案工作的创新,《机电兵船档案》，2009.3.
[3] 杨小红 关于档案信息化的思考，《辽宁大学学报》2003.3.
作者简介：
王秀文，黑龙江林业职业技术学院党委办公室，档案员，西南大学汉语言文学专业本科，从事档案管理工作15年。
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