论会计档案的科学管理

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　　一、会计档案及其作用
　　
　　会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专业材料,它是记录和反映经济业务的史料和证据。会计档案是会计工作作用于会计对象所产生的专业材料,是通过会计核算所取得的会计资料,是单位、企业、社团会计工作从凭证到账簿、再到报表的整个过程的客观反映。具体范围包括会计凭证、会计账簿、财务报告和其他专业资料等四类。
　　会计档案工作是会计工作的组成部分,所以在管理体制上仍然必须遵循会计工作的管理体制。实行统一领导、分级管理。全国统一的档案管理办法由国家财政部、国家档案局统一制定,各省、自治区、直辖市财政机关、档案行政管理部门是各地区、各部门(行业)的会计档案管理的主管部门。 共同负责进行业务指导、监督与检查。国家机关、社会团体、企业、事业单位以及按规定应当建账的个体工商户和其他经济组织,是会计档案管理的主体单位,也是责任单位。这些单位必须加强对会计档案管理工作的领导,建立会计档案的收集、立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,做到科学管理。即会计资料收集齐全、完整;会计档案妥善保管;有秩存放,方便查阅、严防毁损、散失和泄密。
　　会计档案在经济建设中具有极其重要的作用。主要体现在:第一,为企业、事业、机关团体等基层单位加强内部的微观管理,提高经济效益和社会效益提供丰富的原始数据;第二,它为国家进行经济建设计划和决策,对国民经济进行宏观管理和监督提供真实可靠的会计信息;第三,它为保护国家财产和打击经济领域里的不法行为提供有力的证据;第四,为研究财政、经济历史和发展提供可靠的史料。
　　
　　二、会计档案的收集、立卷与归档
　　
　　会计档案的收集是通过执行归档制度来实现的。然而由于认识的误区和制度不健全,一些会计人员觉得会计档案比较特殊,谁经手谁保存,因而把会计档案和账簿视为禁区,不让别人介入;还有的单位没有建立和实施归档制度,会计档案任人长期分散保存,直至丢失无人问津,有的会计人员调动时,甚至走到哪带到哪。为了维护会计档案的完整与安全,须按要求收集归档全部会计文件材料,向历任会计人员收集,要求逐人逐年把会计材料移交齐全,逐件登记,对遗失会计材料的应严肃追究责任并处理。
　　会计档案的立卷,应由财会部门按照现金、银行存款等会计科目装订成册,会计凭证应按月整理,加具封面、封底装订成册。年度终了,应将各月、各季的会计报表分别月、季度报表合并装订成册,另加封面。各期报表均按编报时间顺序排列装订。立卷的会计资料在本部门保存一年后移交本单位档案管理机构。
　　会计档案的归档,即在会计年度终了后,由财务会计部门编造清册移交本单位的档案部门保管。会计部门文件的立卷整理归档,对档案部门会计档案的管理有着直接的影响。会计文件的齐全、完整直接关系到会计档案的质量,会计文件的收集、整理、立卷、归档即会计档案的形成,为会计档案的管理奠定基础。财务会计部门应按照规定整理好会计档案,全部移交给档案部门,不能自行封包保存,档案部门不应拒绝接收。档案部门接收保管的会计档案,原则上应当保持原卷(宗)册的封装,个别需要拆封重新整理的,应会同原财务会计部门和经办人共同拆封整理,以分清责任。
　　
　　三、计档案的保管、销毁、调阅和利用
　　
　　会计档案的保管期限原则上按《档案法》和省(区)、市实施细则的规定执行。属于定期保管期限的档案如因特殊需要,可以延长保管期限。凡是在本单位会计核算中形成的记录和反映会计核算的,对工作总结和考查及研究经济活动有长远利用价值的会计资料作为永久保存。
　　根据《档案法》规定,会计档案保管期满需要销毁时,应由单位档案机构会同会计机构提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,并由单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见,应当由档案管理和会计机构共同派员监销,并将监销情况报告本单位领导。在销毁会计档案前,对于其中未了结的债权债务的原始凭证,涉及到林、地房产权转让契约、证券、图纸;有关的货币收支凭证;涉及到外事的凭证以及处理历史遗留问题有重要参考价值的原始凭证,均应单独抽出,另行立卷,由档案部门保管到确无保管必要时销毁。
　　
　　四、会计电算化会计档案管理控制
　　
　　在会计电算化条件下,除了打印输出的账、证、表以外,整个系统开发的全套文档资料都属于会计档案的范围。另外,对存有会计数据的有关介质也应妥善保管。具体包括:(一)实行会计电算化后的会计档案以计算机打印的书面形式保存,按《办法》的规定执行。(二)全套系统文档视同会计文档保管,保管期截止该系统停止使用或有重大修改后的三年。(三)妥善保存会计信息的磁性介质或其他介质,最好将存有会计数据的磁盘放在防潮的容器保存。(四)按会计档案管理的有关规定,将计算机打印输出的账簿装订成册,以保证会计档案的安全与完整。

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