高校教务管理信息化建设研究
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作者: 刘忠德 杨永清
摘 要： 高校教务管理信息化的水平在一定程度上决定了学校教务管理的效率，而在教务管理信息化的建设过程中还存在诸多问题，制约了信息化前进的步伐，因此，应通过软件技术革新、管理制度建设、管理队伍建设、人员培训等措施，提高教务管理信息化水平，促进教务管理信息化的发展。
关键词： 高校 教务管理 信息化
教务管理是高校教学管理工作的重要组成部分，是衡量高校办学水平的重要尺度。随着高等教育的发展，办学规模的扩大，教学管理工作越来越复杂，教务管理面临严峻挑战。教务管理人员只有不断更新管理理念，将先进的信息技术运用到教务管理工作中，实现教学管理的科学化、规范化、信息化，才能适应现代高校教学管理的需要。目前，很多高校教务管理信息化建设已取得比较显著成效，但还存在一些问题，影响高校教务管理信息化的发展。
一、高校教务管理信息化建设重要性
1.适应现代高等教育发展的要求。
高等教育大众化的普及，招生人数的逐年增多，办学形式的多样化，以及学分制的实施，使得教务管理内容越来越多，难度越来越大，要求也越来越高，传统的手工方式已经不能适应现代管理的需要。利用现代信息技术，实现教务管理信息化，适应现代教育教学改革发展的需要，是教务管理的当务之急。
2.有利于高校科学规范管理。
高校教务管理工作涉及面广、事务繁杂、内容多、工作量大，没有一套科学高效的管理手段和严格的规章制度，是无法保障日常教学秩序的。传统的教务管理模式手段落后，不仅耗费大量的人力、物力，而且容易导致数据错误，工作效率低下。利用计算机和网络技术，建立高校教务管理信息系统，使得数据自动处理、教学资源共享得以实现，极大地提高了数据处理和查询效率，减轻了教务管理人员的工作压力，减少了工作失误，提高了工作效率，使教务管理工作更加方便、快捷、高效、准确，有利于促进教务管理的科学化、规范化和信息化，提高教务管理水平和管理质量。
二、高校教务管理信息化建设存在的问题
高校教务管理信息化建设固然重要，但是由于现存高校教务管理体制自身特点的制约，在教务管理信息化实施和应用过程中，还存在效率低、功能难以实现、数据准确性等若干问题，制约着教务管理信息化的发展。
1.教务管理软件系统与高校现行教学管理体制的不一致，制约了教务管理信息化改革。
由于各高校的教学管理模式不尽相同，但软件公司开发的教务管理系统是根据大多数学校的实际情况进行开发的，在具体的应用过程中再根据不同学校的实际情况进行修改，使得教务管理软件在促进高校向科学现代的教学管理体制迈进的同时，又与具有不同特色高校的管理体制产生了矛盾。随着教学改革需求的动态变化，教务管理信息系统也需要不断更新功能模块，需要有强大的后期技术和资金的投入与支持，但由于学校领导重视程度、技术人员能力素质、学校资金投入等因素的约束，因而教务管理系统的后续开发往往不能满足教学改革的要求，从而影响教务管理信息化改革的进程。
2.组织机构在职能上与教务管理系统流程不相符，影响系统的效能发挥。
高校教务管理系统建设的目的是适应高校的教学改革和教学管理信息化，提高高校教务管理的效率，根据本校教学管理组织职能的实际情况，构建教务管理信息系统。在信息化建设初期，学校基本上能够在人力、物力等资源方面给予一定保障，对系统的基础数据库的准备工作做得也比较充分。但是，学校往往忽视现行教学管理流程、组织机构职能与现代的教学信息管理理念适应性方面的调研，管理工作在一定程度上仍然停留在职能化管理的模式上，没有形成系统的有效管理体系，最终导致管理制度和系统操作流程相矛盾、人为干扰系统流程、随意性情况严重等问题。教务管理系统投入使用后，缺少相应后继的保障，没有建立与之相适应的工作流程、业务规则、管理制度。学校教学管理组织职能结构的封闭性、管理规则混乱，强烈地制约了现代教务管理系统的应用。随着信息化的不断深入，这些问题必然会更加突出，最终导致系统应用不配套，严重影响教务管理信息系统效能的充分发挥。
3.教务管理系统中数据控制不规范，影响教务管理的效率。
在教务管理系统中，包含学生、教师、课程与教室等一系列复杂的信息数据，且在使用的过程中会不断维护与更新。某些数据管理的科学性、规范性将直接影响教务管理系统的运行效率，决定系统应用的成败。随着社会发展，对人才素质的要求也在不断变化，因此，学校也在不断地对人才培养方案进行修订，这些变化都会导致对原有教学计划的调整。在这个过程中，由于课程建设与课程管理制度的缺失或不到位，出现了不规范的课程名称、不规范的课程编号、相同课程不同年级间的学分差异等情况，这些情况的发生都会影响教学组织实施、学生的选课、学生的成绩认定等一系列后续工作，进而影响教务管理工作效率。
三、高校教务管理信息化建设的对策
教务管理信息化建设是一项综合性、系统性与创新性的系统工程，整个工程涉及的内容很广泛，不仅指教务管理信息系统的建设和应用，构建一个在教务管理各项活动中利用信息技术进行信息化管理的应用平台，还涉及技术应用以及组织机构、管理制度、人力资源等方面的革新，在制定具体措施的过程中，需要从宏观及微观两方面加以全面考虑。
1.注重软件开发与利用的技术革新。
技术革新是软件开发利用的前提，“工作流”技术是当前计算机应用领域和计算机信息技术领域迅速发展的一项新技术，基于“工作流”的管理系统已成为一种趋势。教务管理系统即是由一系列的业务流程组成的，很适合将“工作流”技术引进到教务管理系统中，以灵活设置教务管理的业务流程的，为过程重组提供支持，并能提高教学管理的规范化程度，缩短业务处理周期，通过更好的规划工作流程，并行执行相互独立的活动，减少文档的传递时间。就目前教务管理系统的应用而言，一般采取购买现成的管理软件，解决开发周期长、技术难的问题，快速实现流程管理的原型。要做到教务管理系统的应用高效，必须进行系统的二次开发，使系统更适合学校管理个性化和持续发展的需要。
2.加强教务管理运行与管理制度建设。
教务管理系统的数据来自学校的各个部门，使用者涵盖学校的广大师生及各级各类管理人员，数据和人员的复杂性，促使学校必须建立和遵守一套规范的教务管理运行规则和管理制度，强化用户信息化理论学习，约束用户不当操作行为，增强风险识别能力和强化风险责任意识，避免发生随意性、盲目性的人为错误。只有这样，才能保障教务管理信息系统顺畅、高效地运行。
3.加强教务管理队伍团队建设。
由于教务管理信息化建设是一项非常复杂的系统工程，为了保证信息系统顺畅、高效地运行，学校应以流程任务为出发点，对原有的组织结构、人员设置、工作任务进行必要调整。在调整过程中应综合考虑各方面因素，如任务工作量、人员专业素质、个工作环节的衔接等。
4.加强人员培训和系统的管理。
教务管理信息建设离不开教务管理人员的应用，因此，高校教务管理人员除了需要有良好的思想品德素质和业务能力，还必须熟练掌握必要的专业知识和现代教育理念，不停地加强学习和提高。制定有效的激励措施，鼓励教务管理人员多思考，制订相应的培训计划，给他们提供培训机会，调动教务管理人员的积极性和主动性。
高校教务管理信息化建设对高校教务管理工作的效率提高有积极的推动作用，如何实现从有到优的过程还有很长一段路要走。领导的重视、管理者的能力、管理的规范化都是高校教务管理信息化建设不可或缺的条件，教务管理信息化建设的发展还有很多方面值得我们思考与探索。
参考文献：
[1]谭明芳，黄成荣.高校教务管理信息系统建设的现状及对策探讨[J].中国成人教育，2008（2）：36-37.
[2]刘明婧.高校教务管理信息化建设现状及对策[J].教育与职业，2013（35）：41-42.
[3]徐琳.高校教务管理信息化的经验与启示[J].黑龙江高教研究，2011（10）：47-48.
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