高职院校教学档案的开发与利用

来源:用户上传      作者: 杨华丽

　　摘 要： 高职院校的教学档案是学院教学管理工作的重要部分，而实际教学工作中对教学档案的开发与利用率不高，本文指出要提高利用率就必须提供基础条件，并且从观念、技术上提高对教学档案的开发、利用。
　　关键词： 高职院校 教学档案 开发与利用
　　
　　高职院校的教学档案是学院教学管理工作的重要部分，所谓教学档案是指教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子载体材料等。教学档案是对学院教学整体工作的记录和总结，对学院教学工作的运行、管理、研究等有着举足轻重的作用。然而在现实的档案管理工作中对教学档案重藏轻用，因此要提高教学档案的开发与利用。
　　
　　一、教学档案的深入开发与利用的基础条件
　　
　　1.制订科学完善的档案归档目录
　　档案资料是档案建设的基础，是档案工作最直接、最基本的物质前提，大部分高校采用的教学档案归档目录，是依据1994年发布的高校档案管理办法及教学档案归档目录制订的，有很多地方不符合目前的实际情况。尤其是改革日益加紧的高校教学领域，新形式、新载体档案的日益增多，归档目录的修订在所难免。归档目录的修订的关键是将原本模糊的归档范围进行细化处理，使部门兼职档案员、教学管理人员对材料归档或不归档，有明确的认识，以保证教学资料齐全、完整。
　　2.提高档案管理人员的专业素质
　　教学档案复杂多样，档案管理工作专业性较强，档案人员需要具有较强的业务能力和管理技术。高校应加强对档案人员尤其是各教学部门兼职档案人员的业务培训，努力提高他们的业务素质。培训的方式很多，如业余讲座、培训班、定期组织经验交流会等，同行之间互相学习借鉴，激发教学档案管理人员的事业心和使命感。教学档案管理的人员，应学习档案专业知识和档案法规标准，围绕教学改革和管理工作的任务要求，采取有效的措施，大力开发利用教学档案信息资源，主动为广大师生员工提高档案信息服务，不断提高自身的工作水平和能力。
　　3.实行档案管理人员岗位责任制
　　明确档案管理人员的岗位职责、权限、考核和奖励措施，树立高度的责任感：熟悉档案情况，及时了解各项工作对利用档案的需要，开发档案的信息资源，做好提供利用工作。管理人员应按时统计分类归档，严格按规定办事，做好档案借阅登记工作，防止重要文件的流失；做好档案库房、设备的安全保护工作。
　　4.增加教学档案管理的资金投入
　　各高职院校在教学档案管理方面资金投入较少，甚至有的院校根本没有任何资金投入，导致教学档案无所适从，宣传和管理工作难以到位，收集、立卷、整理、保管和提供利用等工作不能有效开展。各高职院校要切实重视教学档案的重要性，加大教学档案管理的资金投入，提高教学档案管理水平，充分发挥教学档案在教学工作中的效用，只有当档案发挥了作用，人们确实利用它的时候，它的重要性才会显示出来，它的价值才会得以实现，从而促进学院教学工作更快更好地发展。
　　
　　二、有效开发、利用教学档案为教学工作服务
　　
　　1.在观念上明确建立教学档案的目的在于利用
　　教学档案的生命力在于开发、利用，在于为领导决策服务、为教学工作服务，这是教学档案工作的主导方向。否则只投入、不利用，花很大力气建成的教学档案只当成检查时用的摆设，只建不用，就失去了教学档案的意义。结合学院教学工作的中心任务，如课程体系与教学内容改革、教学管理改革、专业结构调整、教学计划修订、课程建设、实验室建设、教学质量评估等工作，有针对性地开展编研和检索工具的编制工作。将教学档案作为资源，围绕学院各项工作，及时地有效地开发利用，并为之服务，将使学院工作充满朝气。以学籍档案为例，档案管理人员定期对各届各班及每个学生的学籍档案资料进行统计、分析，并将统计结果上报相关领导和部门，学院领导根据这些数据分析出各届各班的毕业率、优良率、及格率、不及格率、淘汰率，对系教学工作、学生管理工作进行评估，以调动各个系教学工作的积极性。根据这些数据，结合产生这些数据的其他教学档案材料和背景资料（如生源状况、师资水平、教学大纲、教学计划、试题库等），还可分析出教学、学生管理工作中存在的问题，为制定教学管理措施、改进教学方法、提高教学质量等工作提供信息支持。
　　2.在技术上加强网络系统对教学档案管理
　　随着各高等院校校园网的普遍建立，教学档案工作的发展趋势是信息服务网络化。根据高校教育、教学工作的需要系统的开发教学档案信息资源，使之在教学管理和教学工作中充分发挥作用，实现其价值，是教学档案管理人员面临的重要任务。要把计算机技术及网络技术作为一门必修课，力争做到人人会操作电脑，尤其是档案管理人员，并能组建计算机管理系统网络，从而建立起一支教学档案信息化管理的人才队伍，为教学档案信息服务提供有力的保证。要做到这一点，管理人员应着眼于教学档案服务信息化的特点，不断增强服务意识，改进服务手段方法，强化服务精神，以提高服务能力和水平。
　　
　　参考文献：
　　［1］吴兢.推进高职院校教学档案管理工作的措施［J］.科技资讯，2008，（6）.
　　［2］邢颖.高职院校的教学档案管理［J］.天津职业院校联合学报，2008，（1）.

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