关于规范教务档案数字信息化管理的思考
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摘 要：作為中职卫校信息化建设的一部分，教学档案规范化管理的重要性不言而喻。随着信息技术在中职卫校各项工作中的普及，在教学档案规范化管理实现过程中，计算机技术的应用也更为广泛。计算机技术作为教务科教务档案管理的有效手段，在提高档案管理科学性、规范性、统一性方面具有不可比拟的优势。本文就以中职卫校教务档案规范化管理为内容，对计算机信息技术在教务档案管理加强数字化、网络化建设，搭建教务档案信息资源共享平台，积极开发标准化的教学档案管理软件，加强综合教务管理系统的安全建设等面中的应用情况进行探讨分析。为提升中职卫校教务档案工作提供一些更加规范有效的措施和方法，来提高和优化档案管理的质量水平。
关键词：数字化档案；档案信息化；教务档案；中职卫校
中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：2096-4706（2019）04-0128-03
Reflections on Standardizing the Digital Information Management of
Educational Administration Archives
XIONG Haili
（Yulin Health School，Yulin 537000，China）
Abstract：As a part of the informatization construction of secondary vocational health schools，the importance of standardized management of teaching archives is self-evident. With the popularization of information technology in various work of secondary vocational health schools，the application of computer technology is more extensive in the process of realizing the standardized management of teaching files. Computer technology as an effective means of educational administration archives management has incomparable advantages in improving the scientificity，standardization and unity of archives management. Taking the standardized management of educational archives in secondary vocational health schools as the content，this paper discusses and analyses the application of computer information technology in such aspects as strengthening the digitalization and networking construction of educational archives management，building a platform for sharing educational archives information resources，actively developing standardized software for teaching archives management，and strengthening the security construction of comprehensive educational administration management system. In order to improve the educational archives work in secondary vocational health schools，some more standardized and effective measures and methods are provided to improve and optimize the quality of archives management.
Keywords：digital archives；archives informationization；educational administration archives；secondary medical schools
0 引 言
教务档案规范化管理是学校教学管理的重要内容。计算机技术在教务档案管理中的应用，推动了教务档案管理的规范化进程，提高了档案管理的质量，优化了教务档案管理的环境。在构建教务档案信息化管理平台的过程中，管理者要结合学校实际情况和教务档案管理要求，构建规范化的管理平台，灵活运用数据库技术，从而促进教务档案管理工作的现代化进程[1，2]。
1 教务档案管理加强数字化、网络化建设
信息化时代，教务科在进行档案管理的过程中，要积极引入信息技术，并加强数字化网络化建设。在档案建设管理工作中，最基础的部分就是教务档案数字化。教务档案数字化在计算机技术、扫描技术、数字录音、数据库技术、多媒体技术的支持下，形成一种新型的档案信息管理形态，它将档案资源转化为数字档案信息储存起来以备调用，再通过网络化的形式将这些档案信息储存器相互连接起来，利用计算机系统建立统一的管理，从而形成一个规范化的档案信息库。这个信息库具有无限空间和无限时间限制，能够形成资源的共享。 强化学校教务档案管理信息化的第一步就是加强数字化建设。在数字化建设过程中，数字库建设是非常重要的一步，学校要制定相关的规范管理标准，统一构建数字化教学档案室。现阶段，我国很多中职卫校已经构建了数字化档案管理库，实现了从纸质档案管理向电子档案管理的转变。利用云数据储存，能够进行信息档案整体备份，使得信息的准确性得到保障，不会出现因为系统更新和维护出现数据丢失的问题。在进行数据图案采集的时候，要先建立一个整体信息目录，利用Office办公系统的Word和Excel进行图文处理，这样能够使档案数据更加具体、更加清晰。不同信息文件的份数、页数，必须要跟电子档案一一对应，这样才能够达到良好的设计效果。在教务管理数字化网络化建设过程中，还应该做好信息系统交互界面的处理工作。经过前台处理之后的档案信息会更加规范、更加精确，后台维护人员可以随时调取和使用信息，并对系统进行维护和处理[3]。
2 搭建教务档案信息资源共享平台
借助数字化网络化的强大优势，构建学校档案信息资源共享平台，不仅能够为学校教育教学提供支持，而且能够为学校管理者制定管理策略提供标准和依据。教务信息资源平台的构建，促进了学校之间的资源共享，弥补了学校内部的资源不足。
学校内部教务管理部门应该结合学校实际情况，从学校自身情况出发，构建规范化、标准化的课程管理、教学管理、教案管理以及培养方案管理体系。另外，借助信息化技术，还应该加强中职卫校之间的交流与教务往来，搭建跨地区中职卫校教档案信息管理资源平台，并将其纳入学校和部门整体发展规划之中，从而进一步促进学校之间的教务档案交流，有利于彼此之间的取长补短，资源共享。
比如：在班班通教务管理平台中，通过利用集体智慧，使得教师的备课质量和效率都大大地提高，在中职卫校教学课堂中，教师可以直接从多媒体设备上选择优秀课件、视频等教学资源，这不仅提高了课堂教学的趣味性，也将抽象的医学知识以更加直观生动的方式呈现给学生，改变了传统课堂枯燥乏味的状况，同时也提高了学生学习的积极性和主动性，为教师提供了大量教育资源，可供教师在课后进行教学研究，提高了医学院校整体教学水平[4，5]。
3 积极开发标准化的教学档案管理软件
在教务档案管理标准化、规范化的过程中，信息化建设是必然趋势；而在信息化建设的过程中，软件标准化是前提。这就要求教务管理者要灵活运用数据库管理系统，构建规范标准的档案信息数据库。想要实现学校教务档案的共享与互联，就必然要构建网络检索，而档案信息数据库是网络检索的前提。档案信息数据库具体包括立案卷，目录数据库以及卷内文件目录数据库，全文信息数据库文件目录数据庫等，其的构建大大促进了学校教务管理规范化与一体化。
教学档案类别不同，所需要著录的项目也不尽相同，所以标准的教学档案数据库管理系统必须要具有强大的可扩展性与灵活性。只有如此才能够适应现代化学校教务管理需求，才能够实现对储存数据的灵活访问和标准化的管理[6]。
比如：在电子试卷管理归档的过程中必须要具备整理编目、检索保密系统维护、备份数据的基本功能，能够为实体管理及用户的特殊需求提供帮助，并具有相应的拓展功能，在进行这方面软件开发和研制的过程中，必须要符合中职学校档案工作，以及计算机信息管理系统的相关法律技术要求。另外，电子试卷管理软件还必须要具备强大的数据独立性，在软件环境、硬件环境发生变化的时候电子试卷管理软件能够安全迁移数据，有效利用数据，做到功能齐全、操作便捷；电子试卷管理软件，还必须要具有良好的兼容性、拓展性与实用性。要具有独立的数据输入、储存、修改、删除等功能，可以是BDF格式，或者XML文档，进行数据交换，能够为教务管理者灵活管理提供支持。
4 要加强综合教务管理系统的安全建设
目前，综合教务管理系统存在着安全隐患，如前文提到的破译别人的登录密码等。网络、计算机、存储器和信息系统是电子文件和数字化档案信息生存的基础，只有网络和系统安全了，电子文件和数字化档案信息的安全才能得到保障。综合教务管理系统作为电子版教学档案信息生存的基础，目前所存在的安全隐患严重的威胁着这些电子版教学档案信息的安全。保障综合教务管理系统的安全，是目前系统能否为教学档案信息化管理提供真实准确、完整齐全的档案信息化资源的关键。为了保障综合教务管理系统的安全，教务管理系统的相关工作人员要加强系统的升级服务工作，力争做到无漏洞运行[7]。
综合教务管理系统的相关工作人员要使用正版软件，及时进行系统升级和打补丁。同时，还要经常检查系统的各项设置，如敏感数据的存贮方式、密码更新的频度及其复杂性等基础性策略。在保障系统安全的同时，我们也不能忽略保障系统中存储的电子版教学档案信息数据的安全，系统安全是关键，而系统中的数据安全则是关键之中的关键。数据安全管理的目的是保障系统中存储的档案信息资源的真实性、完整性和有效性。因此，系统操作者要采取给数据、文件系统加密等措施，增加系统存储的复杂性，保障系统中电子档案数据的安全性[8，9]。
5 结 论
在信息化时代背景下，中职卫校在教务管理方面也需要进一步创新和改革。为了能够满足新时期学校教育教学以及科研的要求，教务管理规范化成为了必然趋势，而在教务管理规范化建设的过程中信息技术的应用也成为了一种趋势。计算机技术作为教务科教务档案管理的一种有效手段，在提高档案管理科学性、规范化、统一性方面具有非常明显的优势。将计算机技术运用到教务档案管理中，既可以推动教务档案管理规范化的进程，同时也可以提高档案管理的水平，提升教务档案管理的整体网络氛围。在建设教务档案信息化管理平台的过程中，大家要结合本校的现实状况和教务档案管理的要求，建设系统化、规范化的管理平台，灵活使用数据库技术。本文结合中职卫校教务管理信息化平台构建的相关内容，对促进中职卫校教务管理的规范化、信息化、数字化建设的相关对策进行了研究和思考，旨在助力于中职卫校教务管理工作水平的提升，为中职教学提供更好的更有力的支持。
参考文献：
[1] 李倬倩.医学院校教务档案处理的规范化研究 [J].办公室业务，2017（16）：155-156.
[2] 张晓娴.高校档案工作规范化管理实践与探索 [J].云南档案，2014（11）：40-42.
[3] 呼俊迪.浅谈大学教学档案规范化管理 [J].人力资源管理，2017（6）：351-352.
[4] 马凤波.医学院校教务档案处理的规范化 [J].中外企业家，2015（17）：204.
[5] 李倬倩.医学院校教务档案处理的规范化研究 [J].办公室业务，2017（16）：155-156.
[6] 施振华.关于档案管理软件开发应注意的问题分析 [J].计算机光盘软件与应用，2012，15（24）：182-183.
[7] 马凤波.试论如何加强医学院校教务档案管理 [J].现代经济信息，2015（7）：99.
[8] 唐文利.高校教务管理信息化存在的问题及对策 [J].教育探索，2013（7）：80-81.
[9] 马荣霞，穆江平，焦盟燕.高校人事档案工作存在的问题及对策 [J].河北民族师范学院学报，2013，33（4）：120-121.
作者简介：熊海丽（1981.09-），女，汉族，广西玉林人，初级职称，教师，本科，研究方向：档案管理信息化。
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