我国企业存货内部控制探析

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　　存货是指企业在日常活动中持有以备出售的产成品和商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程中或提供劳务过程中耗用的材料和物料等。存货是企业的所有资产中种类最多、会计核算最复杂且极易变现的一项资产。为保证存货实务资产的安全和会计核算的准确性，企业应结合自身存货的性质、特点，评估出与之相关的风险点，从而建立完善的与存货流转各个环节相关的内部控制制度。
　　
　　一、存货采购环节的内控设计
　　
　　企业在存货采购环节可能发生的舞弊行为主要有采购人员“吃回扣”、“高价低质”、“违规采购”等，除此之外还可能发生购入不需用存货或者超量购入存货从而占用企业资金的问题。为防范这些相关风险，在存货的采购环节，企业应当严格贯彻内部控制制度体系的分权和审批制度。采购存货应当由存货的具体使用人或仓储人员提出申请并填制请购单，请购单必须由业务部门的领导审核。经审核的请购单，在实际采购之前，还应报资金预算部门审批，没有经过批准的请购单不能列入企业的采购计划。企业具体的采购业务应由独立的采购部门完成，不能由请购部门完成，也不能由请购部门指定供应商完成。对金额较小或不常发生的采购项目，企业应建立多方询价体系，并保证询价的经办人和最终确定供应商的人不能为同一人，从而在最大程度上避免采购经办人员与供应商的合谋。对重大的采购项目企业可以采取公开招投标的形式进行，经常发生的采购项目可以建立供应商信息库，力求与信誉优良的供应商建立稳定的长期合作关系，从而获得价格或付款条件上最大限度的优惠。
　　企业管理层也可以对需要经常采购的存货设立标准成本制度。具体制度设计上，可以由企业的总经理负责，组成由财务部门、预算部门和采购部门共同参与的标准成本制定小组，对需购入存货的市场价格进行评估后制定标准成本交由采购部门执行，标准成本既要包括卖价也要包括因采购而发生的运费、差旅费等其他相关成本。在同等质量的前提下，如果采购人员的实际采购成本低于标准成本可给予采购人员一定的奖励，反之应由采购人员说明情况交成本制定小组评估后再决定是否购买。
　　
　　二、存货验收，仓储环节的内控设计
　　
　　存货的验收可以分为外购存货的验收和自制产成品的验收，在验收环节企业要防范的主要内控风险是将验收不合格或不符合规定的存货验收入库，因此验收要由独立于采购部门或生产部门以及仓储部门的第三方完成。对于外购存货，验收部门应当将请购单、采购合同和发票的相关内容逐一进行核对，特殊性质的外购存货还应由质检部门进行质量评价。对验收合格的存货，要开具验收单，验收部门、仓储部门、质检部门要签字确认，仓储部门凭验收单登记存货的台账。对于自制存货，验收部门应当凭借质检部门签署的产品说明以及客户的订单内容，对存货的数量、规格、质量等级进行严格核对，确保验收不合格的产品不能入库。
　　在仓储环节，企业应将设置内部控制制度的重点放在保证存货资产的安全上，其次还要防范存货保管人员的监守自盗行为。为实现这一控制目标，企业首先应当设立专门的仓储区域，明确存货的接触权限，保证未经授权的人员不得接触存货，进入仓库的其他人员应当办理登记手续。其次，仓储部门应当建立台账，详细记载每种存货的数量、批次、入库日期、存放地点等相关内容。另外，对不同存货的存放要求，要会同技术部门讨论通过后，制定相应的规章制度，要求仓储部门严格执行，以防止因存储不当而给企业造成损失。对贵重的存货，还可以进行保险，以降低存货遭受意外损失的风险。有条件的企业可以在主要仓库内安装监控设施，以动态监控存货的保管状况。为防仓储人员监守自盗，应督促仓储人员认真履行保管职责，对存货的损毁、丢失以及保管不当等原因而给企业造成的损失应分责任大小，应由仓储人员做出相应的赔偿。
　　
　　三、存货出库环节的内控设计
　　
　　企业存货出库可以分为两种主要形式。第一种形式是生产部门领用原材料用于企业产成品的生产。生产部门领用原材料，应当由领用部门填写一式多联的领料单，部门领导签字审批后，送交仓储部门。仓储部门收到领料单后要严格审核，对超过限额或不合常规的领用，应暂停出库，报上级主管部门审批；对符合规定的原材料领用应当严格按照领料单上的内容发出，并与领用人当面核对，填写出库单交领用人签字确认。存货出库领用的第二种形式是仓储部门根据销售单向客户发出商品。为防止不符合销售条件的出库，企业应明文规定仓储部门办理产成品出库的具体指令和具体授权。一般情况下，仓储部门应当根据内容填写完备，销售部门签字、按授权部门审批后的销售单办理产成品的出库手续，并由领用人签字确认。但无论是原材料出库还是产成品出库。在符合质量规定的前提下仓储都应按照先进先出的原则发出，防止存货过期不能使用而给企业造成损失。
　　为加强对存货成本的核算，企业应当按照《企业会计准则》的要求，对出库的存货按照先进先出法、加权平均法或个别认定法进行核算。企业在选择存货成本的核算方法时应综合考虑本企业存货的性质、价格波动情况、入库领用的频率以及会计核算的成本等问题，核算方法一经确定不得随意变更。
　　
　　四、存货的清查盘点
　　
　　存货流动性大，容易发生变质损毁，因此企业应当建立存货的定期和不定期相结合的清查制度，按照《企业内部控制规范》的规定，企业每年至少要对存货进行一次全面清查。存货的清查应由仓储部门会同财务部门以及第三方共同实施。在清查过程中除要关注存货的完整性外，还要对存货的存储条件、保管制度的执行情况进行检查，发现存货变质、损毁、残次、价格下跌等情况的应及时与质检部门、采购部门进行沟通，查明原因后，填写存货价值调整建议书，报企业董事会或类似权力机构批准后按规定计提存货跌价准备。
　　作者单位：厦门航空宾馆
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