试论电子公文档案安全管理
来源:用户上传
作者:
摘 要：随着互联网信息技术的快速发展，电子公文在党政机关和社会组织中得到广泛运用，电子公文的归档管理越来越重要，其安全管理也需要不断加强。本文比较了电子公文档案同纸质公文档案管理的区别，剖析了电子公文档案管理存在的问题，并针对性提出了实现电子公文档案安全管理的对策建议。
关键词：电子公文;档案;安全管理
一、电子公文档案概述
电子公文就是电子化的正式公务文书，而电子公文档案就是根据《电子公文归档管理暂行办法》，利用先进的计算机和信息技术，对电子公文进行收集整理、立卷归档而形成的电子数据档案。
电子公文档案管理与纸质公文档案管理有四点不同：一是归档时间不同。电子公文通过电子公文信息系统在线上流转，归档时间具有即时性，纸质公文归档时间半年或者一年才归档;二是归档方式不同。电子公文归档流程更加复杂，归档过程中随时需要对电子公文的相关信息进行核对，纸质公文归档只需按规定流程操作即可;三是管理方式不同。电子公文到电子公文档案的管理还需要建立电子档案数据库各种环节，纸质公文档案的归档主要依靠手工作业;四是查询利用方式不同。电子公文档案查询利用比较便捷，纸质公文档案查询需要到档案室（馆）现场查阅纸质件。[1]
二、电子公文档案管理存在的问题分析
（一）黑客病毒问题
21世纪是信息化时代，“互联网+”已然快速发展成为一种新的经济形态，极大地提高了工作效率。[2]同时，互联网也为黑客攻击、病毒传播提供了平台和媒介，用户的文件数据、个人信息、内部資料等重要信息被木马病毒悄无声息地窃取。更为严重的是，信息系统完全可能被劫持，不受用户的控制，给用户造成重大损失。频频发生的病毒感染、黑客入侵，给电子公文档案管理敲响了警钟。如果重要电子公文档案遭到黑客攻击或者病毒感染，造成文件被截留、删除、篡改、伪造，可能给党政机关、社会组织带来很大的负面影响，甚至造成运转不畅或混乱。
（二）设备落后问题
电子公文档案同各种计算机信息系统有着密不可分的联系，各种信息设备是电子公文档案安全管理的基础性载体。目前，部分党政机关、社会组织因经费不足等因素的限制，储存和管理电子公文档案的设备比较落后，采取的技术手段也满足不了安全管理的要求，有的甚至没有存放电子公文档案的专用计算机，未经任何处理就将电子公文档案直接储存在普通的接入互联网的计算机里，这给档案管理带来了极大的安全风险和隐患。
（三）档案管理人员能力素质问题
档案管理工作兼具专业性和技术性，此项工作不是每个人都能干好的，需要具有一定知识结构、能力素质和职业素养的专门技术人才来从事此项工作，特别是从事电子公文档案管理的工作人员，更应具备这些素质和能力。但是，在实际工作中，档案管理岗位常常被边缘化，工作能力较差的人员往往被安排从事档案管理工作，他们缺乏档案管理的相关知识和技能，难以按标准完成档案管理工作任务;他们缺乏做好电子公文档案管理的使命感、责任心，思想上不重视，认为档案管理是一项可有可无的工作，干得再多也出不了彩，得过且过，档案管理效果自然不佳。[3]
三、实现电子公文档案安全管理的对策建议
（一）增强做好电子公文档案管理的责任感
档案管理工作是党和国家事业不可或缺的重要组成部分，做好电子公文档案管理更是责任重大、使命光荣。[4]因此，各级档案管理部门和档案管理人员必须高度重视，自觉增强做好电子公文档案管理的责任感和使命感。
（二）在电子公文档案管理中运用先进技术和管理方法
与纸质公文不同，电子公文归档管理对存储条件要求较高，并且随着科技的发展进步，电子公文档案管理对技术设备的要求也在不断发生着变化，这就需要根据电子公文归档的实际工作需要，主动研究新情况、力争取得新的突破。在档案管理工作中，认真研究新问题，积极引进和运用科学的管理方法和先进的技术，解决电子公文档案安全、保真、保密和长期保存等突出问题，确保电子公文档案能够安全、便捷和有效利用。
（三）配齐配强电子公文档案管理人员
档案管理的效果最终取决于档案管理人员，做好电子公文档案管理工作关键在人。一方面，加强引进和选配力度。从高等院校引进档案管理专业人才，专门从事电子公文档案管理工作;也可以把知识结构完整、能力素质突出、职业素养较高的同志调配到电子公文档案管理岗位上来，做到人尽其用。另一方面，加大教育培训力度。通过选派档案管理人员定期参加专业培训，更新专业知识，提升专业技能;鼓励档案管理人员加强自我学习，不断丰富知识结构、提升职业素养，以满足互联网信息技术条件下电子公文档案管理工作的需要。
四、总结
电子公文广泛运用，极大提高了工作的效率和便捷性，电子公文档案的安全管理却面临诸多问题，档案管理者需要不断强化安全意识，增强责任感，引进运用先进技术和管理方法，配齐培强档案管理人员，做好归档和管理工作，确保电子公文档案信息资源真实、规范、完整，并且得到科学和有效利用。
参考文献：
[1]牛龙娇.新时期事业单位档案管理工作创新思考[J].办公室业务，2018，10：78.
[2]解丽平.以科学发展观为指导 全面推进保山档案事业又好又快发展[J].云南档案，2009，04：006.
[3]朴男淑，供电企业档案管理规范化建设[J].经营管理者，2016，4：66-67.
[4]邹彬，李军.图书馆档案管理的意义和有效途径探索[J].科学之友，2013，2：52-53.
转载注明来源:https://www.xzbu.com/1/view-14936875.htm
