概述事业单位档案管理信息化建设

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　　【摘要】事业单位档案管理信息化建设是时代发展的要求，是档案管理工作自身的要求，因此为了适应时代发展的需要，必须重视档案管理信息化建设工作。本文从事业单位档案管理信息化建设的必要性入手，重点分析了当前事业单位档案管理信息化建设中存在的问题，并针对这些问题提出了相应的措施，希望能够在一定程度上促进事业单位档案管理信息化建设进程。
　　【关键词】事业单位;档案管理;信息化建设;对策
　　随着社会经济的不断发展和事业单位改革的持续深入，要求档案管理工作要紧跟时代变化，不能再像过去那样管理档案，下面就如何更好地开展档案管理信息化建设工作提出了自己的一些看法。
　　一、事业单位档案管理信息化建设的必要性和重要性
　　档案管理的信息化建设是指在档案管理中采用先进的电子信息化技术进行操作，并根据一定规则来进行信息资源的管理和整合，其使用方便快捷。随着时代的发展，档案管理主体发生了极大的变化，传统的档案管理以纸质资料为主，而当前电子档案成了管理主体，相对于纸质档案而言，电子档案具有方便保存、修改及查询等特点，而管理主体的变化要求档案管理信息化。其次实现档案管理信息化能够降低档案管理成本，减轻档案工作人员的工作量，提高事业单位档案管理工作效率。最后档案管理的信息化能够确保事业单位档案资源的长期完整性、真实性和可续性，有利于事业单位的长远发展。
　　二、当前事业单位档案管理信息化建设中存在的问题
　　（一）事业单位档案工作人员信息化素质较低
　　一是事业单位的档案工作人员不注重自身素质的提高，很多人还习惯传统的档案管理模式，没有积极学习新生事物，导致事业单位档案管理信息化进程较慢。二是事业单位的待遇较低，致使很多专业的信息化人才不愿到事业单位中去，造成事業单位缺乏专业的信息化人才，再加上现有的职工大多年龄较大，学习新事物的能力较差，进而影响了事业单位档案管理信息化建设。三是事业单位的档案管理人员大多不是专业的人员，致使其专业素养不高，无法更快地开展档案管理工作，阻碍了档案管理信息化建设工作的开展。
　　（二）部分事业单位对档案管理信息化建设不够重视
　　部分事业单位认为档案管理信息化建设工作并不重要，在日常工作中缺乏档案管理人员、基础设施以及资金等方面的投入，导致档案管理信息化建设缺乏充分发展基础，进度缓慢，长此以往，将会直接影响事业单位的长远发展。
　　（三）部分事业单位档案信息化建设实效不高
　　有些单位虽然非常重视档案管理信息化工作的开展，但是在具体操作过程中不能根据单位档案的实际情况来引进相应的设备，只是盲目选择最先进的，却忽视了其实用性，造成档案信息化建设只停留在设备建设上，导致档案信息化建设得不到应有的效果。
　　（四）当前事业单位的档案管理信息化建设存在弊端
　　当前部分单位在档案管理信息化建设中存在着一些问题，如日常办公中采用纸质录入方式，为后期的资料输入及查找带来了较大困难;再如没有及时将过去的办公资料电子化，导致过去很多重要资料丢失，无法为事业单位的发展提供资料支持等等，这些问题在后期都会直接影响事业单位的发展。
　　三、完善事业单位档案信息化建设的措施
　　（一）树立正确的建设理念，充分认识档案信息化的重要性
　　在当前来看，想要更好的让事业单位中的领导明白信息化的重要性，那么就要从两个方面入手：第一个方面就是要进行基础知识的培训，事业单位的领导是事业单位的核心和支柱，因此事业单位的领导也必须要全面的知道事业单位的相关建设内容，当然，不需要专业，但是一定要了解，这样才能更好的管理员工。而当事业单位领导了解了档案信息化建设的相关内容之后，就能够非常好的关注档案信息化建设。第二个方面就是让事业单位的领导知道档案信息化建设缓慢的危害，这些危害可以从其他国家的案例中找到，尤其是欧美等先进国家，都是极为真实的写照，这样事业单位的领导就会发现危机的存在，从而更好的进行相关内容的建设，而不会对此漠不关心。
　　（二）加强档案信息化的人才团队建设
　　档案信息化的人才队伍建设需要从三个方面入手：第一个方面就是我们常规的人才招聘，因为在事业单位中，很多的档案本身的年龄都已经较大，这样的人才不能够非常好的进行工作，而且对于一些新鲜的内容都很难理解，所以就可以全面进行人才招聘，能够快速的补充人才的缺失。第二个方面就是猎头招聘，在很多的岗位上，都需要极为专业的人才，这样的人才能够非常好的进行工作，因此就可以采用这种方式，以高薪的办法来让人才加入到事业单位之中。第三个办法就是进行校企合作，这种办法非常的有效，因为学校的教育能力还是相对较为强大的，事业单位可以利用这一点，让学校来培养符合事业单位的人才，从而更好的完成相关的工作，但是这种时间相对会较长，需要慎重的考虑，而且教学需要具有前瞻性。
　　（三）对档案信息系统的管理机制和评价机制进行优化和完善
　　档案信息化管理机制的优化应该从两个方面入手：第一个方面在于对于日常工作的优化，能够快速的发展档案是否非常好的进行相关的工作，从而能够保证工作的质量。第二个方面就是对于档案的约束，因为档案与公司的财务息息相关，而且档案信息系统中的很多软件只有档案能够使用，所以这种情况下，档案的监督就非常的重要，否则就会出现档案中饱私囊的情况，对事业单位的危害非常的大，这一点必须要注意，也是建设的核心所在。
　　（四）加强事业单位信息化设备建设
　　最后是加强设备的建设，一切的内容想要实施，都要现有设备，因此设备是一个前提。但是目前来看，设备的建设是存在很大问题的，因为我国大部分的事业单位都存在高负债率的情况，这种情况下，公司用于内部建设的资金都会非常有限，因此导致这些设备没有办法补全。这就需要事业单位能够合理的调整公司内部的资金分配，在档案信息化建设中，不断的倾斜资金，让项目快速的完成。但是需要注意的一点是，不能影响事业单位其他内容的运转。
　　四、结束语
　　从上文中我们能够知道，我国当前的大部分事业单位都存在一定的问题，其中最为核心的就是事业单位内部的档案信息化建设内容，这些内容的问题主要出现在人才不够专业，设备不够完善等方面，从而导致了公司内部的相关建设不够完美的情况出现。针对与此类情况，本文从四个方面加以分析，并提出了一系列的对策，希望我国的各大公司能够全面的参考此类内容，促进公司的全面发展。但是需要注意，这些内容只是典型的内容，各大公司还应该按照事业单位的实际情况进行调整，从而保证事业单位的全面发展。
　　【参考文献】
　　[1]苏红.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].理论观察，2014（05）.
　　[2]项静瑶.浅谈事业单位档案管理信息化建设[J].科技资讯，2013（30）.
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