试论企业养老保险档案电子信息化建设的具体方式与实践意义

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　　摘 要 加强档案电子信息化建设，有助于推动企业养老保险档案管理工作的科学化发展。基于这种认识，本文对档案电子信息化建设方式和意义进行了探讨，为关注这一话题的人们提供参考。
　　关键词 企业;养老保险档案;电子信息化
　　引言
　　在养老保险档案管理方面，企业容易出现资料混乱、档案丢失等情况，从而给职工利益带来了损失。通过电子信息化建设，能够使企业档案管理水平得到提高，促使保险档案管理问题得到解决。因此，还应加强企业养老保险档案电子信息化建设方式和意义的研究，以便使相关工作得以有序开展。
　　1 企业养老保险档案电子信息化建设的具体方式
　　1.1 完善档案电子信息化技术
　　在养老保险档案电子信息化建设方面，企业需要对各项技术进行完善。首先，需要建立完善档案信息数据系统，将企业参保人员基本信息和单位信息输入至系统中，实现各种数据的快速统计和分析，为企业制定养老保险管理决策提供依据。在保证系统安全的情况下，可以实现信息共享，为企业相关业务活动开展提供便利。此外，需要引入智能化软件，用于进行保险文书、照片等各种资料分类管理，使企业养老保险档案管理流程得到简化，为档案调用提供便利。针对公开档案信息，可以直接利用软件完成电子档案制作，并为电子档案检索提供支持。针对涉及职工隐私的保险信息，需要完成相应权限设定，使职工经过身份认证后完成信息查询，为职工获取相关信息提供便利[1]。
　　1.2 加强档案电子信息化服务
　　在档案电子信息化建设期间，企业需要面向相关部门和职工提供档案电子信息化服務，从根本上转变企业养老保险档案管理方式。一方面，企业需要启用养老保险档案公共网络服务系统，借助电话、计算机等公共服务网络加强系统与档案资源管理部门系统连接，定期进行相关信息上传，保证企业养老保险档案资源得到充分开发和利用。另一方面，为给职工提供优质档案数据服务，企业需要联合第三方平台实现养老保险档案电子信息云存储，确保职工能够随时随地的进行相关数据信息查找。采取该种措施，也能降低企业数据信息存储成本，并且保证数据存储服务质量，继而为企业档案管理带来一定经济效益和社会效益。
　　1.3 健全档案信息化管理机制
　　在养老保险档案管理方面，企业想要完成电子信息化建设需要投入大量人力、物力和财力，想要保证工作得到持续支持需要健全档案信息化管理机制。针对档案部门，还要建立专款专用经费预算管理制度，切实结合养老保险档案管理需求进行相应设备设施购置预算分析和预测，并根据预算加强费用跟踪管理，保证档案电子信息化建设资金及时到位的同时，确保各种资源在档案管理工作中得到有效利用，从而避免资源浪费。在实际开展电子档案建立、档案信息管理等工作时，需要建立标准管理制度，保证各项工作得以规范开展，加强企业档案数据信息安全，为档案资源共享奠定扎实基础。为此，需要完成档案信息化管理工作标准的逐一细化，确保各项工作得到全面落实。
　　1.4 培养档案信息化建设人才
　　开展档案电子信息化建设工作，需要由掌握养老保险档案管理知识和信息技术的人员负责开展相关工作。为此，企业需要加强人才培养，定期安排企业档案管理人员参加信息技术培训，加强各种先进技术的学习。在实践工作中，需要明确档案工作人员职责，要求其参与档案电子信息化己所能培训活动，熟悉档案信息化管理工作流程和规范。在档案电子化过程中，企业需要聘用信息技术人才，并安排拥有档案管理经验的人员提供指导，确保工作得以科学化开展。通过定期考核，能够发现人员存在的问题，从而实现培训内容的合理调整，使人才培养效果得到保证。在日常工作中，需要加强监督，促使人员严格按照要求进行软硬件设备使用，使档案工作得以规范化开展。
　　2 企业养老保险档案电子信息化建设的实践意义
　　2.1 提高企业档案管理水平
　　按照档案法规定，企业需要结合职工缴纳养老保险时间和信息完成相应文件整理，并通过归档、分类保证档案文件能够得到迅速查找，从而按照规定时间完成养老金的发放。完成档案电子信息化建设，能够使企业档案管理人员结合不同养老保险档案开展有针对性的工作，分门别类的输入到信息管理系统中，对不同文件、资料进行分别保存和整理，避免出现档案丢失或难以查找等问题[2]。按照相关规范进行档案电子信息输入，也能避免档案管理工作出现违规问题，使档案数据信息的完整性得到保证。因此信息化建设工作的开展，可以通过正确归类和高效整理提高企业档案管理水平，继而为养老金发放和相关业务办理提供便利。
　　2.2 加强职工养老权益维护
　　作为城乡居民社会养老保险重要组成部分，职工养老保险的缴纳直接关系到职工养老权益。企业建立相应档案，能够使职工和单位履行参保义务和享受社会保险权益的原始凭证得到系统记录，从而确保国家相关部门能够为职工提供养老保险服务。加强档案信息化管理，能够实现职工养老保险信息资源共享，方便相关部门和人员进行档案信息调阅，所以能够为养老金的按时发放提供保障。对于企业来讲，通过信息系统对全体职工参保信息进行全面获取，也能使档案管理和分析水平得到提升，继而为企业制定科学的保险管理决策提供依据。因此在信息技术支撑下，企业能够保证养老保险服务工作的时效性，使职工养老权益得到有效维护。
　　3 结束语
　　综上所述，企业养老保险档案管理水平直接关系到职工切身利益，要求企业通过电子信息化建设提高自身管理水平。在实践工作中，企业需要加强先进技术的运用，以便提供良好信息化服务。与此同时，需要健全档案信息化管理机制，完成专业人才的培养，确保档案电子信息化建设工作得到有效落实。
　　参考文献
　　[1] 和建军.企业养老保险档案管理的有效途径[J].办公室业务，2019， （06）：158.
　　[2] 张卓辉.养老保险档案电子信息化建设的具体方式与实践意义研究[J].科技风，2017，（15）：281.
　　作者简介
　　贾继青（1981-），女，山西省汾阳人;毕业院校：中央党校，学历：本科，助理馆员，现就职单位：汾阳市企业养老保险管理服务中心，研究方向：企业养老保险档案管理。
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