数字化技术在档案管理工作中的应用
来源:用户上传
作者:白云丽
摘 要：新时期，随着科学技术的发展，档案管理工作中运用网络信息技术已经不是什么新鲜事，数字化技术的应用有助于提高档案管理的工作效率，有助于实现数据信息的整合和处理，可以为筛选和提取信息资料提供科学的保障，因此，在档案管理中建立数字化系统和平台是十分必要的，也是提高档案管理工作质量的重要途径之一。本文就是从实际出发，以基层档案管理工作为研究对象，分析了数字化技术的特点，指出了数字化技术应用在档案管理的意义，分析了档案管理数字化建设中存在的问题，并针对问题提出了科学的改进建议和措施。
关键词：数字化技术;档案管理;应用对策
现在我国十分重视档案管理工作，从各企业到事业单位等等，档案管理工作作为基础的管理工作之一，其作用是时分秒明显的，可以为企事业单位的发展和决策提供足够的资料和科学的依据。数字化技术属于网络信息技术的一种，采用数字化技术可以提高档案管理的实效性，可以将一些有价值的信息和数据进行统一管理，定期统计和分析和数据，便于档案资料的收集、查阅、提取和运用。数字化技术具有强大的数据统计分析功能，数据传输能力较强，有助于实现资源的共享，在档案管理工作中应用数字化技术是时代发展的选择。
一、数字化技术特点分析
数字化技术属于计算机技术的的范畴，目前，数字化技术在各个领域的应用较为广泛，数字化技术具有较强的优点，主要体现在以下几方面。
（一）依赖虚拟化载体
数字化技术主要利用各类信号进行数据和信息的加工、传输和存储，信息和数据的载体需要依赖大容量的计算机内存，还包括一些服务器和光盘、磁盘等，数字化技术需要依赖计算机设备进行查阅和处理，从这个角度上讲，数字化技术也是一种虚拟化技术，这也是数字化技术的重要特点。
（二）信息处理快速
数字化技术的另一个显著特点是信息处理速度，数字化技术以快速的处理和传递信息为优势，在短时间内，信息和数据的传输共享由数字化技术来完成，计算机高速处理能力十分明显，对信息数据的处理速率决定了数字化技术的强大优势，这也十分符合档案管理信息化的要求。
二、数字化技术在档案管理应用的重要意义
（一）档案管理数字化是时代发展的结果
档案的内容多是一些凭据，是真实记录企事业单位发展的资料，在人类发展过程中，档案承载着重要的任务和使命，档案管理的变迁是促进档案工作发展的动力，档案的主要作用就是为服务提供可利用的资料。随着科学技术的发展，信息化技术应用在档案管理中是十分必要的，尤其现在办公室工作朝着无纸化、数字化方向发展，电子文件逐年增加，计算机逐渐普及，实现信息和数据的收集、存储和利用，提高了信息数据资源的利用率。在这样的背景下，使用计算机网络可以强化数字化技术的应用，档案管理数字化建设是时代发展的必然结果。
（二）档案数字化是提高档案管理效率的有效途径
面对新时期计算机技术发展的冲击，档案管理工作必须要提高效率，档案管理工作人员要明确档案管理工作的目标，要加强学习，要学习现代科学技术，提高业务能力，进而提高档案管理效率，数字化技術就是其中重要的一项技术。数字化技术应用在档案管理工作中，要提高档案管理的现代化和信息化水平。数字化档案管理体系的建设需要依赖大量的专业技术人员，需要建立信息化档案管理平台，档案资料的收集、鉴选、扫描、转换、挂接、检索、数据库建立、备份等工作都要依赖数字化技术实现，这样会显著提高档案管理的实际效率。
（三）档案数字化有助于提高档案管理的地位
档案资料的作用主要是记录真是的历史资料，档案资料的主要作用是用于服务，为各类事务的办理提供科学的依据，为一些案件纠纷提供可靠的资料和凭证，每个国家都要重视档案资料的挂你，发挥档案的价值。但部分企业和事业单位对于档案管理工作的重视程度有待提高，部分工作人员没有认识到档案管理工作的重要价值，加强数字化技术在档案管理中的应用有助于提高档案管理的地位。档案管理工作比较琐碎，包括档案资料的编目、整理和鉴定，档案资料要做好清点和检索，数字化技术在档案管理工作中应用可以提高档案管理的地位。数字化技术的应用可以使人们更加重视档案管理工作，管理人员不仅仅要重视对档案资料的保护和保管，还要科学的进行管理，充分突出档案资料的价值，要突出信息化技术和数字化技术的重要作用，实现资源的共享，促进部分档案资料的公开管理，实现高效信息采集和处理，做好档案编目、数据库建设、检索、筛选等工作，提高档案管理的实效性。
三、当前档案管理工作存在的问题
目前，我国档案管理工作已经取得较大的进展，但是基层档案管理工作中还存在一些问题，需要我们给予重视和调整。
（一）提高档案管理人员的素质和能力
基层档案管理工作发展经过了一段时间，目前档案管理人员的结构相对稳定，但是随着科学技术的快速发展，档案管理人员素质和能力有待提高，部分档案管理人员年纪较大，资历较深，但是对于数字化和信息化技术不够了解，对先进技术的知识管理不到位，档案管理效率有待提高，管理人员能力有待提高。现代化发展需要档案管理工作转变为数字化和信息化模式，但是档案管理人员这方面的意识有待加强，档案管理工作相对繁琐，一味依靠人为能力是不可能实现档案管理的高效化，因此，必须提高档案管理人员的素质和能力。
（二）数字化档案利用率较低
现阶段，档案管理工作相对复杂，尤其是档案资料的收集、整理和筛选工作较为繁琐，管理过程中还存在一些障碍，很多档案资料不够齐全，缺乏完整性，档案资料的利用率较低。数字化技术的应用可以有效提高档案管理的效率，但是实际情况是，部分企业或事业单位档案资料的管理中技术应用较少，档案资料利用率有待进一步提高。
（三）档案管理数字化经费较少
由于部分地区对于档案管理工作不够重视，导致投入在档案管理上的经费严重不足，在其预算过程中，与其他事项相比，明显档案管理的投入较少，这影响着数字化技术在档案管理中的应用。由于缺乏经费投入，档案管理人员的薪资待遇较低，这直接影响档案管理人员的工作积极性。由于经费不足，档案管理工作效率短时间内难以很快提升。 四、档案管理中数字化技术应用对策
（一）建立数字化档案管理系统
数字化技术必须要依赖先进的技术和系统来应用，数字化技术具有较为强大的功能，档案管理单位要结合实际档案资料的管理情况，建立数字化档案资料管理系统，做好档案资料的整合和处理，进而保持档案管理的高效性。档案管理数字化建设要加大投入，购置需要的扫描机复印是被饿，做好档案资料的检索和编目等，突出档案资料的价值。
（二）搭建档案管理云计算信息处理平台
数字化技术与云计算技术有异曲同工之处，新时期，档案管理工作要突出数字化技术的优点，云计算技术的应用也具有可圈可点之处，云计算技术主要是根据用户的操作指令，采用网络技术，运用搜索引擎获取大量的信息和资料。数字化技术和云计算技术都具有一定的网络虚拟性，利用虚拟的语言形式将档案资料提供给用户。档案管理需要建立云计算平台，实现档案资料的共享，建立云平台可以及时更新信息，还可以实现资料的快速共享和传播，进而提高档案管理的便利性。
（三）做好电子文件的收集和整理
档案管理中有很多电子资料或文件，利用数字化技术比较重点的就体现在对于电子档案的收集和管理，包括文件、照片、录音、视频等资料，档案管理部门还可以利用專业设备，将纸质档案资料转化为电子文件资料，例如利用扫描仪等扫描档案资料。档案管理部门要转变传统的人为管理模式，实现电子文件的科学归档和管理，节约大量的时间和精力。档案管理部门要制定扫描机技术规范，确定扫描索引信息，对扫描过程环节进行控制，做好扫描监督。
（四）数字化技术应用在档案检索和查询中
档案管理数字化建设要突出档案资料的价值，要重视档案资料的检索和查询，在档案资料检索和查询时，要根据固定的关键词检索档案资料。及时确定档案资料的位置，利用数字化技术在数据库进行检索，避免检索复杂化，提高了检索的效率。数字化技术的应用可以打破时间和空间的限制，进而提高档案资料的管理应用效率。
五、结语
综上所述，档案管理工作中应用数字化技术是档案管理工作工作发展的必然趋势和结果，在新的历史时期，强化是数字化和信息化技术的应用有助于提高档案管理的实效性。我国比较重视档案管理工作，从企业到事业单位皆是如此，要充分展现新技术的优势和作用，提高档案管理人员的素质和专业能力，提高档案资料管理工作的效率，促进档案管理工作的可持续发展。
参考文献：
[1]黄飞.浅析数字信息化在房地产档案管理中的应用[J].中国市场，2014（16）：111+113.
[2]周兰萍.浅析档案网站中档案信息资源的建设与利用[J].社科纵横（新理论版），2011，（02）.
[3]黄梅英.浅析计算机网络技术在高校档案管理中的应用[J].人力资源管理，2017（12）.
[4]吴学智.房地产档案管理中数字化技术的运用分析[J].数字技术与应用，2015（03）：205.
[5]寇杨.档案网络信息安全保障体系建设探讨[J].管理观察，2012-26.
[6]郭艳玲.国内外档案网站信息服务比较及启示[J].档案管理，2011（04）.
转载注明来源:https://www.xzbu.com/1/view-15188240.htm
