浅谈高校人力资源档案信息化管理系统的建设途径
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作者:鄢明芳
摘 要：在本文中，笔者首先对实施人力资源档案信息化管理系统的重要性进行了分析，接着基于该系统的实施效果与研究现状，分析了高校人力资源管理中档案信息化管理系统的重要作用。在人力资源档案管理中，信息化的建设至关重要，要想促进整个社会的健康发展，必须要使档案的管理实现信息化。现阶段，人力资源档案管理工作还存在诸多的问题，因此我们需要及时的将这些问题找出来，并制定相应的解决方案，不断提高人力资源档案管理工作的信息化水平及其有效性，从而使信息资源实现共享。
关键词：人力资源管理;档案信息化;高等院校;建设
高校人力资源管理主要指的是通过科学的原理与方法，并结合人才成长的规律以及学校既定的目標来规划与组织人力资源，妥善协调人际关系与人事关系，做好与教职工相关工作，如聘任录用、薪资待遇等，进而使高校人力资源利用的效率得到提升、效益得到增加。档案信息管理作为人力资源管理中必不可少的一个环节，目前已经得到了各大高校的普遍关注。依托自身的优势，高校人力资源部门需要不断加快对于人力档案信息与人力资源的开发及利用。然而对于高校人事档案工作者来说，当前急需解决的问题就是怎样加快人力资源档案信息的运转，并将其潜在价值充分挖掘出来，从而促进我国高等教育更好更快的发展。
1 高校人力资源档案信息化管理系统实施的重要性
第一，提升工作效率。对于信息化管理而言，其最大的优势在于使管理效率得到了提升，信息化的管理方式将计算机网络系统与数据系统融入了其中，可以依托完善的数据支持技术来管理同类数据。在数据化系统日益完善的情况下，传统的以人工操作为主的计算与分类工作逐步被取代。依托高效、便捷的智能运算，不仅有助于计算速度的提升，而且能够将分类出错的概率降到最低。
通常来说，高校一般会在日常人事管理工作中设置诸多的内容，加之人力资源管理信息比较复杂，因此在进行管理时，往往需要投入大量的时间与精力，导致管理效率越来越低。而借助信息化的人力资源管理，能够使人力资源管理存在的问题得到有效解决，并依托信息化的技术使人力资源管理者能够更好的收集相关信息，在提高了信息准确性的同时，缩短了管理的时间，进而使人力资源管理的效率得到了全面提升。
第二，增强高校凝聚力。人力资源管理的信息化建设是指基于对信息技术的应用，充分整合企业各部门的工作人员，并有效提升人力资源分配的合理性，加强企业员工之间的合作，创新工作模式，并引导他们树立良好的团队意识，使其积极主动的投入到本职工作当中，进而实现人力资源的信息化发展。
档案信息管理是人力资源管理工作中不可或缺的一部分，因此各大高校均需要意识到此项工作的重要性，人力资源部门应借助自身的优势，积极的对人力档案信息与人才资源进行开发利用。但对于高校人事档案工作人员来说，当前急需解决的问题就是怎样提高人力资源档案信息的运转效率，将其潜在价值充分挖掘出来，从而促进我国高等教育以及高校人事工作的健康发展。
第三，开展数字化建设，实现资源共享。现如今，随着时代的不断发展，数字化建设已经成为了一种趋势，其建设状况能够直接影响到人力资源信息档案的建设状况。在数字化时代下，各项档案资源能够得到更加有效的管理。除了与时代化息息相关之外，数字化与我们的日常统筹工作密不可分。不断加快数字化建设，能够将电子信息技术、网络数据库技术与管理制度有机的融入到资源管理当中，进而使人力资源档案管理工作变得更加规范有效。
2 高校人力资源档案信息化管理系统的研究与实施
高校人力资源档案信息化管理系统主要包括以下两种研发方式：（1）完全自主研发。对于这种研发方式来说，其优势在于开发人员比较了解本单位的情况，因而使得前期沟通与采集分析需求的时间得到了节省，并为系统的后期服务提供了可靠的保障。但这种方式同样存在一大缺陷，即高校必须具备专业的软件研发团队，另外正因为是同一单位的人，没有买卖双方的合同约束，开发和实施的周期可能会比较长;（2）从软件公司购置相应的软件，并根据既定的工作内容与流程来修改，接着再投入到使用当中。该方法的优势在于买卖双方可以通过前期沟通，在合同内列入相关事项，确保进度，而且软件公司的软件一般都拥有完善的功能。但这种方法的缺点在于后期服务费用较高，延续性风险较大。笔者基于本单位的具体情况，开发并实施了人力资源档案信息化管理系统。
第一，努力实现软件功能设计科学合理。软件功能必须满足人力资源档案信息管理多样化的功能需求，如人事管理功能、合同管理功能、绩效考核功能等，与此同时，还需要具备较高的性能。
软件功能应具备良好的测试性能。研发出的软件系统必须能够应用到本单位当中。对于系统软件而言，要想在日后得到更好的应用，必须使本单位的人力资源档案信息管理工作的需求得到满足。
第二，实施过程。总体规划。在实施项目之前需要综合分析软件的功能以及所在部门的工作内容，并对进度安排是否合理、预期目标是否达成进行分析，接着与本部门的具体情况相结合，对系统中的功能权限、工作流程等进行科学的规划。
数据导入。在整理、录入以及核对完所有在职员工的人事数据之后，需要在数据库内导入这些数据，并确保能够满足新系统的要求。
人员培训。通过及时、持续的培训本部门人员，能够使他们对软件的功能与使用方法有一个全面的了解，从而将软件的作用充分发挥出来。
新旧系统的更迭。在运行新系统期间，为确保数据的延续性与准确性，需要同时使用新旧两套系统，如此一来，既使得新系统当中的数据得到了检验，又实现了新系统与旧系统的更迭。
第三，系统的运行和管理。制定管理制度。通过建立管理制度，能够确定各岗位的功能、数据权限以及维护数据的具体时间、范围与方式等，从而使得数据能够更加准确的变动;使管理员的职责得到了明确，能够及时的督查各岗位维护其数据，从而使管理制度真正落到了实处。 及时发现并解决问题。在运行期间，受内外部各种因素的影响，系统往往会出现诸多的漏洞，因此要想确保系统持续稳定的发展，必须及时的发现并解决这些问题。
运行状况的记录。对于人事信息数据而言，由于它并非固定不变，因此必须做好日常维护信息的记录，如此一来，当系统发生故障时，能够及时获得相应的参考数据。
系统的安全和备份。要保证服务器安全的网络环境，定期备份数据，从而确保系统始终处于正常的运行状态。
3 高校人力資源档案信息化管理系统实施效果
通过实施新的系统，能够有效改善旧系统中存在的问题，如安全性与保密性不好、统计分析难度大等，新系统主要具备以下几个优点：
第一，实现了内部和外部的数据共享。在服务器与多个客户端的联合作业下，人事处实现了与学校信息中心档案信息的共享。
第二，实现了人员分类管理。依托合同管理模块，使人事代理合同、劳动合同及其人员得到了有效管理;借助人事管理模块，使各类工作人员得到了妥善管理。
第三，实现了分权限管理。将不同的功能与数据权限赋予相关工作岗位的人员，明确其职责，共享档案信息，有效解决了重复劳动的问题。
第四，实现了工作流管理。基于分权限的管理方式，结合具体的工作流程对各项业务的录入人员与审核人员进行了设定，确保各项数据能够得到准确的修改。同时借助即时消息反馈的功能，可以显示出各种相应的提示信息，如“通过”、“驳回”等，从而促进了无纸化办公目标的实现。
第五，实现了过程管理。旧的数据管理模式仅以当前信息的管理为主，无法完整的记录各类历史数据，如工作履历、学历、培训情况等。借助新型的人力资源信息系统，实现了对涉及教职工职业生涯所有数据的实时管理，促使平面化的人事档案信息转变成了立体化的信息，进而使人力资源得到了更加有效的管理。
4 高校建设人力资源档案信息化管理系统的思考
第一，领导重视是核心，团结协作是前提。要想使各岗位的职责得到明确，不断提高施工的质量，必须引导领导意识到此项工作的重要性。协作是实施管理的前提条件，因此，只有培养工作人员良好的协作意识，及时的将问题找出来并予以解决，才能使系统得到改善，并将其优点充分发挥出来。
第二，实体档案材料是依据。对于档案信息而言，它必须以实体档案为核心，对档案及历史给予充分的尊重。应根据实体档案对数据库的信息资料进行维护，以便将更加准确、可靠的数据信息提供给档案信息化管理系统。
第三，日常的管理与维护是基础。在信息管理工程中，其开端在于信息系统的建设完成，这是由于人力资源信息并非固定不变的，因此需要及时运行系统，更新数据信息。要想实现信息系统持久稳定的发展，并提升人力资源的管理水平，必须科学合理的进行管理与维护。
5 结语
综上所述，在信息技术快速发展的情况下，采用信息化管理的行业越来越多，并且均取得了良好的成效。最近几年，高校人事档案信息量日益增多，导致传统的人事档案管理模式已经无法使人们的需求得到满足，所以高校人力资源档案管理人在需要在档案管理期间加强对于信息技术的运用，使人力资源档案管理实现信息化，从而将人才信息资源的使用价值充分发挥出来。
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作者简介：鄢明芳（1967-），女，益阳南县人，本科，副研究馆员，研究方向：档案学。
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