浅谈高职院校基建工程档案的管理
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作者: 季刚
提要：随着高职院校规模的不断扩大，高职院校基建工程项目也不断增加。基建工程档案作用重大，诸多因素使高职院校基建工程档案的管理产生许多问题。采取加强软件建设、硬件投入，严格过程管理等措施，能够使基建档案的管理工作更加完善。
关键词：高职 基建工程档案 管理措施
一、基建工程档案的含义
凡是在高校新建、改建、扩建、大型维修等工程实施过程中形成的各种形式的具有保存价值的文字、图表及声像载体等材料均属基建类档案归档材料，主要包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件等。
二、基建工程档案的作用
高校基建工程档案是反映基本建设工程的真实纪录，记载了高校基建产品形成的全过程，是高校在实施工程改扩建、维修的重要参考依据，是载明产权关系的重要法律依据。做好基建档案管理工作具有现实意义。
三、高职院校基建档案管理中存在的主要问题
1.制度不健全、管理意识浅薄。一些高职院校对基建档案工作的重要性的认识不足，存在着管理规章制度不健全、不细致，执行力度不够等现象，档案部门的自身宣传力度也不够，造成基建管理人员存在“重建设，轻档案”的思想。
2.保障工作存在软肋。随着档案管理工作的加速发展，档案管理工作的管理理念、管理手段和技术设备都发生很大变革，但某些院校在硬件设施的配备和档案人员素质的提高方面还有一定差距。由于所需硬件设施的配备不齐、规章制度不健全、管理制度的执行力不足及管理人员非专业等原因存在，造成了很多高校基建档案编制工作与工程进度不同步、资料整理滞后失真，档案装订不系统，档案资料不齐全，这些无疑影响到工程档案的编制质量，使其所拥有的参考价值大打折扣。
3.编制质量差。首先，书写不规范：有的文件如验收记录、图纸会审等用铅笔、圆珠笔填写，有的字迹模糊不清，失去归档价值。其次，资料缺损严重、内容有欠缺：文件和记录被损坏，重要文件和记录收集不全，需要签字、盖章的文件（如设计、合同、函件等）没有签章，检验验收记录填写不全。再次，与工程进度不同步，内容失真：施工记录编制滞后，后期补编的记录有偏差；后期补发的变更内容往往会导致图物不符，使档案失去可溯性。最后，归档、装订不规范。一些具有凭证和法律效力的关键文件如工程立项文件、规划、设计、材料的质量证明文件、工序验收记录等须由原件归档的却使用复印件；装裱纸张不规范、大小不统一，不符合工程文件归档装订要求；文件、记录等没有按类别存放，装订混乱。
四、加强高职院校基建档案管理的措施
1.建立健全规章制度。为加强和规范基建的档案管理工作，各院校应根据自身实际制订出可行的管理制度和管理细则，保证基建档案工作规范化、标准化、制度化。设置专职档案管理人员，实行岗位负责制，使管理人员在工作中有章可循。提升档案管理工作地位，加强基建工程档案重要性的宣传力度，创造出“人人参与、人人重视”的工作氛围，牢牢地树立起重视档案管理的主观意识。
2.加强基建档案工作软件建设。基建档案管理工作是整个学校发展过程中不可忽视的重要组成部分，学校领导的高度重视是搞好基建档案工作的重要因素。学校领导应该重视加强档案管理工作的软件建设，在人员、经费、设施上给予大力支持，切实将档案工作纳入学校的目标管理，认真研究和解决档案工作中的实际问题。
3.提高档案人员管理素质。要把提高档案人员的素质放在主要位置。档案管理的好坏往往取决于档案管理人员是否具有良好的业务能力、爱岗敬业精神和服务态度。基建管理部门作为基建档案的产生和使用部门，应该把提升档案管理人员的综合素质列为重要工作内容，选择专业性强的人员充任岗位。根据需要安排专职人员参加各种学术培训活动，鼓励专职人员广猎学识，不断提高自身的专业知识和业务能力。加强科学管理，重视规章管理制度建设，重视岗位工作考核，提高专职人员的工作责任心。
4.树立及时归档的工作意识。基本建设档案材料形成周期长、涉及单位广、专业技术性强，所有参建单位的档案管理工作都会直接影响到整体工程项目的归档效果。从项目立项到竣工验收，在整个建设过程中，所有参建方都应该端正工作态度，增强责任心，自觉地树立起及时归档的工作意识，不论对自身归档资料还是对提供给他人的归档资料，都要在第一时间内完成建档、移送工作，以防遗忘、丢失、破损，影响工程归档工作的进展。
5.增加过程管理力度。从工程项目一开始就要进行档案的收集、核查、监督、整理工作。在工程准备阶段，档案文件主要产自建设单位和设计部门。档案管理人员要与有关人员建立起沟通、追踪、协作的工作关系，档案管理人员要主动及时地开展归档工作，有关人员也要自觉地将文件资料归档。在工程施工过程中，基建档案主要产自施工、监理单位。首先要加强对人的控制，要求相关单位配备的人员必须是专职人员，具备相当的工作能力；在实际工作中，应会同施工、监理单位的档案管理人员一起共同管理，要充分利用施工、监理单位档案人员的主导作用，经常对工程档案的进展情况进行定期不定期的核查、督促，利用施工、监理合同和制定的有关管理制度加强对施工过程中的档案管理。在工程竣工验收阶段，基建工程档案的管理以汇总、核查、整理、归档为主，这个阶段的工作主体仍是参建各方。在竣工验收之前，应该组织所有参建单位的专职人员对工程竣工档案进行自检，对各参建单位的工程档案进行核查验收，再提请城建档案管理部门、质监部门对所有归档资料进行核查、指导，监督各方整改直至合格。在工程档案移交阶段，应与城建档案及学校档案馆做好交接工作，不足之处要及时与相关单位、人员进行沟通，督促整改到位，做好交接记录。
6.实现档案工作网络化管理。利用数据库技术和多媒体技术对基建档案进行管理，有利于档案的归类和查找，这样能更加有效地发挥基建档案的服务功能。
参考文献：
[1]匡金元.加强建筑工程技术资料管理的意义分析[J].中国电子商务,2010年6期
[2]寇立亚、张允领.浅议建筑工程技术资料管理[J].中国建设信息,2010年11期
[3]伍秀一.浅析建筑工程项目的资料管理[J].科技与生活,2010年15期
[4]国家标准《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328-2001
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