基层单位环境保护档案管理工作要点探讨
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作者: 马 跃
[摘要]探讨了基层单位加强环境保护档案管理工作中应注意的几个问题,旨在提高基层单位环境保护档案的管理水平。
[关键词]环境保护档案管理
1前言
环境保护档案是指各级环境保护行政管理、环境监测、环境科研、环境宣传、教育等机构及个人在从事环境保护活动中直接形成的,对国家和社会有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。环保档案是环境保护工作的真实记录,是环保技术资源和信息资源的储备形式,是环保信息交流的工具,也是环境管理、环境建设的科学依据。环保档案工作是环境保护工作的重要组成部分,健全档案工作管理制度,保证档案完整、准确、系统、安全和有效利用对于环境保护事业具有十分重要的作用。
环境保护档案工作是一项管理性很强的工作,在实践中如何有效而科学地管好、用好环境保护档案,笔者认为要做好以下几个环节的工作。
2归档阶段
基层单位要把环保文件材料的形成、积累、立卷和归档视为本单位的一项重要管理业务,纳入工作计划,指定档案人员负责此项工作,保证环保档案的系统完整。
《中国档案分类法-环境保护档案分类表》(TJ/T7-94)中对环境保护档案的类别属性有做详细的分类,档案科(室)对接收的环保档案应按照该标准要求进行整理,分类标引,编写总目录和分类目录。
归档阶段应注意:归档的文件材料应为原件,如归档复制件必须有相应的说明;归档的文件材料应做到字迹工整、数据准确、图样清晰,签字盖章、日期等标识完整齐备;归档文件材料的书写和装订材料应符合档案保护的要求;归档的电子文件数据应与相应纸质文件数据保持一致;归档的照片、音像、实物要有相应的文字说明。
各业务部门某项工作开始时,应由部门负责人或项目负责人指定专人,在项目完成或告一段落后,按照国家环保局、档案局(88)环办字第415号文件规定的归档范围、保管期限和密级划分表,对形成的文件材料进行系统整理并归档。
归档的过程中应注意以下细节:
①归档的文件材料种类份数以及每份文件的页数均应齐全完整。每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开,文电应合一立卷。
②卷内文件材料区别不同情况进行系统排列,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;文字材料在前,图表在后。
③卷内文件材料排列顺序,依次编写页号,双面有文字的每页材料正面的右上角,背面的左上角填写页号;图表和声像材料等也应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。
④案卷要逐件填写卷内文件目录,文件材料的题名不得随意更改和简化,卷内文件目录放在卷首;有关卷内文件材料的情况说明,应逐项填写在备考表内,若无情况可说明,也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。备考表应置卷尾。
⑤案卷封皮要逐项填写清楚,案卷题名要简明,确切反映卷内文件材料内容,使用简称应通用易懂,并用毛笔或钢笔书写,字迹工整、清晰。
⑥归档的环保文件材料要做到书写材料优良,禁止用复写纸、圆珠笔、铅笔和红墨水书写;卷内文件材料要去掉金属物,对破损的文件材料应按裱糊技术要求托裱,字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷。
⑦档案科(室)对归档的环保文件材料要仔细检查,对残缺不全、不符合归档要求的案卷,应退回原立卷部门,整理合格后再接收。
3环保档案的保管和统计阶段
环保档案具有历史记录的功能,为保管、整理好环保档案,在环保档案的保管和和统计环节,应做好以下工作:
3.1 基层单位环保档案管理部门要根据保存档案资料的数量,设置必需的档案专用库房和柜架。库房要坚固,并有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。
3.2 环保档案部门应根据工作需要,增置温湿度计、复印机、照像机、去湿机、吸尘器和电子计算机等。
3.3应建立环保档案的统计制度。环保档案部门应填写档案收进和移出登记簿,对提供利用情况和效果,销毁、库存数、增减数进行统计,准确编制档案工作情况统计年报,及时上报有关部门。
4环保档案的利用阶段
环保档案管理的根本目的是为了查验和利用,因此,为高效、安全地利用环保档案,在环保档案的利用阶段,应做好以下工作:
4.1 环保档案部门应编制各种检索工具,开展档案史料的编研工作,积极配合有关部门编写全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇编和专题文件汇集等。
4.2 有条件的单位要开展计算机检索。
4.3 单位应建立环保档案查阅审批制度。利用环保档案者应按规定办理档案查阅审批手续,并填写《环保档案查阅登记表》。利用工作结束后,利用者要如实填写《环保档案利用归还登记表》,及时交档案部门存查。
4.4 作为环保档案管理人员,要熟悉所藏档案的情况,主动了解环保各项工作对利用档案的需要,积极做好提供利用工作。环境保护档案的组成特点是由基层单位的性质所决定的,认识并掌握环境保护档案的特性,有利于不断改进档案管理方法、提高服务质量,更大限度地发挥环境保护档案的作用。
5结语
环境保护档案管理是一项技术性很强的工作。科学、完整、规范的档案管理可以更好地为环境保护事业服务。环境保护档案管理已不再仅限于环境保护管理部门的工作范畴,作为与环境保护相关的各基层单位,同样也应做好相关的环境保护档案管理工作。基层单位的环境保护档案管理工作,需要在实践中不断提高和完善。
参考文献:
[1] 国家档案局令第5号,中华人民共和国档案法实施办法,1999年6月7日颁布实施.
[2] 国家环境保护局、国家档案局令第13号,环境保护档案管理办法,1994年11月6日颁布实施.
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