新形势下高校办公室建设与管理

来源:用户上传      作者: 王　璟

　　[摘要] 该文从增强服务意识、强化人员素质与技能、理顺体制、管理工作的制度化、加强内部管理、实现办公自动化等方面，探索做好新形势下高校办公室工作的新思路，不断提高办公室工作水平。
　　[关键词] 高校办公室管理
　　
　　高校办公室在高校基层组织体系中占有重要位置，在高校系统中具有承上启下的中枢功能。高校的各种决策、文件和会议通知等都须通过高校办公室向各院系、各科室、教研室和实验室传递；同时，办公室又须将来自基层的各种信息和资料经过分析、归纳和汇总，为学校领导研讨工作时提供参考和决策依据。
　　随着社会主义市场经济体制的建立与教育改革的不断深化，全国高校都按照中央精神进行了新一轮管理体制改革。新的运行机制和管理体制，对于具有特殊地位和作用的高校办公室提出了新的要求，也为创新办公室工作带来了前所末有的发展机遇和挑战。如何抓住机遇、回应挑战，促进学校教育迅猛发展，是摆在所有学校办公室面前的重要课题。作为处在学校管理中枢地位的办公室，自然无法回避这一课题。解决这一课题，途径很多，但从办公室的角度来看，加强高校办公室建设与管理必须做好以下几点：
　　
　　1 增强服务意识，努力实现为领导服务和群众服务的有机结合
　　
　　高校办公室工作的特殊性，要求办公室工作人员必须具备以奉献为核心，以敬业为特征的忠于职守的职业道德、具体而言，即具备全心全意的“服务意识和服务精神”。而要真正做到这一点，就要对工作倾注满腔热情，以奉献而不以索取作为衡量自身价值的标尺。
　　从体制上说，办公室是接受领导指挥的，要为领导服务，主要体现在参政咨政，当好参谋助手。首先，要参之有方，要参得高，谋得准，要善于站在全局的高度去把握领导决策的要求，为领导决策出好点子，当好参谋。其次，要参之有时，提高工作的预见性。要末雨绸缪，想领导之所末想，服务在前，参于在前。及时又适时，为领导决策提供具有前瞻性的预案。再次，要谋之有度，把握分寸，增强工作的创造性，同时注意做到到位而不越位，参谋不掺和，帮忙而不添乱，真正成为领导的左右手。
　　从根本上说，办公室是为群众服务的。办公室工作讲原则、讲程序、讲规矩，而基层人员和师生员工一般不熟悉特定工作的特定程序，这就需要办公室工作人员耐心解释清楚。办公室要善于倾听群众的意见，及时、准确地将群众意见反馈给领导，为领导决策提供第一手资料。通过正确的决策，使领导的工作目标和群众的愿望相一致。办公室工作要想得到广大教职工的尊重，赢得应有的社会地位，就要扎扎实实做好本职工作，重实际、说实话、办实事、求实效，才能赢得广大师生员工的满意，赢得每一位来办公室办事人员的满意。
　　
　　2 强化人员素质与技能，提高服务的质量和绩效
　　
　　在新形势、新任务下，培养现代化的管理人才，充分发挥工作人员的主观能动性、工作积极性和创造性，是提高办公室管理水平的关键。我们必须牢固树立“以人为本”的管理理念，不断提高办公室工作人员的政治素质、思想素质、文化素质和业务工作水平。
　　办公室人员素质的高低，是能否做好服务工作的前提和基础。政治思想是做好工作的前提，业务知识则是做好工作的基础。因此，办公室人员首先应当加强政治理论学习和党性修养，提高思想认识水平。尤其要认真学习邓小平理论，深入学习、领会科学发展观的丰富内涵，有针对性地倡导全心全意为师生员工服务的理念。通过党性教育，提高办公室人员的思想认识，增强办公室的服务意识。只有学习和掌握这些科学理论，才能使办公室人员站得高、看得远，增强服务的主动性，从而有效地提高办公室的工作水平、质量和绩效。其次，办公室人员应当提高文化素质。合理的文化知识结构和广博的知识， 视野开阔、思想敏锐、定于开拓创新的前提。办公室人员只有全方位地提高文化素质，才能全面提高文字处理能力、组织协调能力、综合分析能力、处理突发事件的应变能力、操作现代化办公设备的能力，从而提高办公室的服务质量和绩效。第三，办公室人员还必须提高业务素质。业务素质是顺利完成岗位工作任务的根本保证。随着科学技术的发展，知识更新的速度日益加快，办公室人员必须具有超前意识，树立终身学习的理念，不断提高自身的业务素质，更新知识，掌握办公现代化管理的方法和手段，从而适应不断复杂化的高校管理工作。第四, 建立科学的用人机制，创造良好的工作环境。一方面，要选拔那些高素质、有培养前途的人员到办公室工作；另一方面，要积极营造一种和谐宽松、积极向上、有利于优秀人才脱颖而出的工作氛围。只有这样，才能激发和调动广大工作人员的工作热情，最大限度地发挥每个人的主观能动性，从而凸现整体优势和群体效益，使办公室朝着健康、高效、规范、有序的方向发展。
　　
　　3 理顺体制，明确目标
　　
　　目前高校的管理体制，乃至办公室的管理体制同样也面临着改革问题，而且关键之处在于理顺体制。在理顺体制的基础上，办公室还要相应地转变职能。有了简洁高效的管理体制和与之作需要配套的职能体系，还需要明确工作目标。要根据实际情况解决下列一些根本性问题：（1）建立合理的管理体制。管理体制成为提高行政效率的一个实质性问题。改革的途径主要有转变职能和理顺关系。以转变行政管理职能为前提，减少直接管理、增加宏观控制。以理顺关系为关键，把党、政、群三者及国家教育主管部门和各高校的关系理顺，达到合理的职能配置。（2）重新界定高校办公室的职能。首先要依据改革后的高校管理体制，搞清楚新时期新条件下的办公室到底在学校工作中该发挥什么样的作用。其次，进一步细化明确办公室的具体业务内容。最后，依据各具体业务内容，明确指定各办公室人员的职责。（3）科学地制定工作计划，形成办公室管理目标体系，制定计划与目标可围绕高校党委的中心工作和工作重心来确定。同时对目标应进行细办，如根据期限可分为近期目标、中期目标，长期目标。目标制定后，目标还应分解并落实到人，实行目标责任制、岗位责任制。
　　
　　4 管理工作的制度化是办公室管理科学化的制度保证
　　
　　办公室管理工作的制度化，是指办公室的管理有一套健全而又切实可行的规章制度，将办公室的办事规程、工作程序以及行为准则等以条文的形式确定下来，把办公室人员的行为纳入管理规范之中，使办公室的工作有章可循，有法可依。适应办公室管理工作科学化的要求，应建立的规章制度主要有：
　　第一，建立健全岗位责任制。岗位责任制是机关工作的一项根本制度，其实质是在明确办公室以及办公室各个科室的职责权限的基础上，划分每个岗位的权责，使办公室每一个人都各司其职，各尽其能，高质量、高效率地完成各自承担的任务。在制定岗位责任制时，必须坚持以事定岗，依岗定人和精干效能的原则，从办公室的工作需要出发。同时，坚持权责一致的原则，每个岗位都有相应的权力和责任，能量化的尽可能量化，以便考核。此外，要制定严格的检查制度和相应的奖惩办法。对成绩优异者，要给予升级或奖励；对一般合格者，要鼓励其继续前进；对严重失职、渎职者，则应根据情节轻重给予适当的惩处。只有这样，才能防止和克服干多干少一个样，干好干坏差不多等不良现象。
　　第二，会议制度。会议是各级领导布置任务，贯彻政策，统筹协调，进行决策，推动工作的基本方法之一。为了提高会议质量，提高工作效率，首先要建立严格的会议审批制度，并且确定好每次会议的主题，做到主题明确，不开不必要的会；其次，会前要搞好调查研究，广开言路，充分听取各种意见，做好充分准备，为领导决策提供科学依据；再次要严格会议纪律，杜绝迟到早退现象。

　　第三，公文处理的制度。公文的处理是一项政策性强且细致复杂的工作，如没有一定的章法很容易出错或造成公文旅行、公文积压，导致效率低下。为此，必须建立健全公文制度，提高公文质量，加速公文运转。具体来说，首先必须规范公文种类，各种公文种类之间不能乱用、混用；其次还要统一公文格式和固定行文关系；最后就是准确、及时、安全、保密地完成各道公文处理程序，保证和提高公文运转效率。
　　第四，接待制度。办公室是学校、院系对外的窗口，在对外工作中代表着学校、院系的形象。因此，在迎来送往的接待工作中，既要做到热情周到、礼貌待人，又要严格执行有关接待规格和接待费用标准，真正做到有章可循，有法可依。
　　第五，安全保密制度。保密是办公室人员的职业纪律。办公室人员在工作中接触的秘密事项较多，知密时间较早，知密范围较广，知密等级较高，保密的责任特别重大，一旦发生失泄密事故，后果不堪设想。因此，高校办公室人员要遵守党纪政纪国法，严格按规章制度办事，要养成高度自觉的保密观念和保密习惯，自觉做到不该看的不看，不该问的不问，不该听的不听，不该记的不记，不该说的不说；不要以知道机密要事为资本而自我炫耀；不能把领导同志的重要批示擅自向外透露；不得传播、泄露领导同志讨论工作过程中的各种意见；不经许可不能复印、复制机要文件或批件等等。总之，办公室人员要做到守口如瓶，滴水不漏，成为保密的模范、遵纪的模范、守法的模范。
　　
　　5 进一步加强办公室的作风建设和内部管理
　　
　　高校办公室要加强的作风建设和内部管理，具体包括：第一，强化政治意识，树立服务观念。坚持理论联系实际，密切同广大师生员工的联系，积极主动地为领导、为教学、为基层、为师生服务，真正把各项服务工作做好、做细、做实。第二，强化形象意识，树立时效观念。继续推进机关效能建设，实行来电、来信、来访首问负责制和登记制；严格考勤制度，不迟到、早退、不串岗、溜岗，禁止上班时间上网聊天、玩电脑游戏、做其它与工作无关的事情；实行限时答复、限时办完的工作制度，杜绝该办不办、拖拖拉拉和“门难进、脸难看、话难听、事难办”现象。第三，强化团队意识，树立共事观念。大力提倡奉献精神，杜绝有令不行、有禁不止、当面不说、背后乱说的不良习气，努力在办公室营造敬业爱岗、团结协作、务实进取的优良风气。最后，强化廉政意识，树立纪律观念。大力倡导勤俭办学思想，进一步加强党风廉政建设。规范接待工作，加强小车管理，严格执行学校各项规章制度。
　　
　　6 实现办公室自动化是办公室管理科学化的物质保证
　　
　　办公自动化是适应信息社会发展需要，基于系统科学、行为科学的理论和计算机技术、通信技术的普遍应用而发展起来的一门新型综合技术。随着高等教育管理水平的提高， 高校正进人一个全方位的网络环境，对办公室搞好三个服务的要求必将越来越高，尤其是对办公室处理信息的系统性、时效性要求越来越高。因此，迫切要求办公室工作改变传统方式，以适应信息社会发展需要，充分发挥现代技术的作用。
　　高等学校肩负着培养社会主义现代化建设人才，提高全民族的思想道德和科学文化水平的重要任务。随着教育改革的不断深入，高校办公室的地位和作用将显得更加重要。办公室工作人员只有牢固树立创新观念，不断提高自身素质，做到与时俱进，才能适应发展的需要，才能更好地履行工作职责，保证各项工作顺利开展；只有善于观察、分析、研究，才能使办公室工作逐步走向科学化、制度化和规范化，更好地为教学、科研一线服务。
　　
　　参考文献
　　[1] 王录德.试论高校办公室管理的科学化[J]. 中山大学学报论丛，1999（2）
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　　[4] 林书之.高等学校办公室管理[M]. 石油大学出版社，1990
　　[5] 孙荣.办公室管理[M]. 复旦大学出版社，1999

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