市\县级数字化城建档案系统建设的探索

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　　系统建设背景
　　
　　安徽省蚌埠市地处淮河中游，辖三县四区，2010年底城市建成区面积104平方公里，城区人口105万人。市城建档案馆、基层单位以及三县城建档案机构共保管109万卷档案，各类图纸4000万张，内容包括城市勘测、城市规划、城市建设管理、建筑物、道路桥梁、地下管线及城市基础资料等，其载体形式有文字、图纸、图表、照片、影像、光盘等。这些档案承载着城市历史，又蕴藏着大量的城市建设工作需要的信息资源。
　　随着城市建设的飞速发展，以及计算机的普及应用，大量的电子文件急需及时、有效的管理，档案存储数字化、检索自动化、利用网络化被提到了议事日程。因此城建档案的数字化建设成为当今档案信息化建设迫在眉睫的任务。
　　在蚌埠市住房和城乡建设委的高度重视下，经过充分调研、论证，由蚌埠市城市建设档案馆牵头负责，与科大讯飞合作，实施了“数字化城建档案系统”(以下简称系统)项目建设工作。
　　
　　系统建设的总体目标
　　
　　建设一套体系结构完整、功能完善、技术领先、具有强大的管理与服务功能、运行稳定的“数字化城建档案系统”。
　　
　　系统建设的主体内容
　　
　　蚌埠市数字化城建档案系统纳入了市电子政务系统建设的总体布局。经过充分论证，对整体建设内容做了如下规划，分期实施。
　　第一期内容：1.城建档案馆门户网站。2.城建档案分布式业务管理系统。3.馆藏档案数字化扫描加工系统。4.CAD图纸管理系统。5.城建声像档案管理信息系统。6.城建档案目录信息管理中心。7.城建档案全文检索信息系统。8.OFFICE电子文件管理系统。9.区县城建档案管理平台。10.异地备份系统。上述内容基本实施完毕，系统运营良好。
　　第二期内容：1.城建档案的可视化查询系统。2.建设工程电子文件接收与管理系统。3.地下管线信息系统与档案管理信息系统的集成。4.与三维城市相连接的可视化查询系统。5.语音搜索系统。以上内容已正式启动，预计年内完成。
　　
　　功能与特点分析
　　
　　1　城建“大档案”设计理念。为了提升系统的管理与服务功能，蚌埠市城建档案馆主动出击，将尽可能多的涉及城市建设的档案内容纳入本系统的管理之中。为此，系统建设过程将城市建设涉及到的城建、土地、环保、规划等职能管理部门，以及勘察、设计、施工、监理等服务部门的重要档案内容利用现代化的技术手段，通过网上传输，实现重要的档案信息资源整合。如规划、土地等基层档案室可将所保管的业务档案目录及电子文件上传至城建档案馆。勘测、设计部门可直接将形成的成果文件远程归档到馆内保存。凭借系统先进的管理功能以及专业化的服务，应用部门主动提供档案，主动寻求与蚌埠市城建档案馆的系统接口，使系统进入了良性的发展期，实现了城建“大档案”的设计理念。
　　2　实现县级城建档案数字化。为了带动县级城建档案数字化建设，本系统为县级城建档案馆(室)开通了应用接口，可以共享市级城建档案馆的服务器硬件资源和系统平台软件资源，通过软件应用，统―了县与市数字化建设的标准与步伐，为县级机构解决了大量的软、硬件投入以及人力资源不足的问题，同时，也充实了市级系统的内容，保证了系统整体结构与内容的完整性。
　　3　严格执行规范标准。系统的研发和数据的著录严格执行《安徽省城建档案信息化建设标准》，同时遵守国家关于档案管理、电子文件管理的各项规范标准。坚持数据开放原则，以便能和全省、全国的系统接轨。
　　4　实现CAD设计图纸文件的归档、封装、查询、阅读等功能。利用当今领先的DWG DXF DWT DWF图层和光栅转换技术，无需安装任何版本的Auto CAD软件，支持笔宽设置和打印输出，解决了不同版本软件生成电子文件的阅读、封装问题。比如城市建设工作中形成了大量的建筑物CAD设计图纸，这些文件存于光盘、硬盘等不同的载体介质，由于CAD软件版本、字库、图幅、格式不同，经常遇到对CAD图纸无法阅读的尴尬局面。项目通过技术手段，将CAD图纸转换成可以在线阅读的文件格式，可即时在投影仪、电脑、移动Pad、手机等终端查阅，方便会议讨论和实时利用。
　　5　实现电子文件的即时管理。为解决各地区、各单位具有强烈自发性和分散性的电子文件管理问题，有效管理这些日益增长的海量电子文件，蚌埠市城建档案馆将PDK WORD、EXCEL、PPT电子文件及其他新型载体档案纳入接收和征集范围，创新地利用流行的Flash技术，将类似百度文库的在线阅读分享功能，引入到电子文件管理功能中来，实现了现行电子文件的即时归档，保证了电子文件的科学管理、完整保存和有效利用。
　　6　实现声像档案的有效管理。项目利用较低的成本，采用Red5、FFmpeg等开源免费的跨平台视频和音频流解决方案，整合其非常先进的音视频编解码库libavcodec，保证解码质量和高可移植性，通过对不同介质存储多媒体信息进行采集转制，最终形成支持主流流媒体播放的储存格式FLV。针对城建档案业务特点，项目具有对声像信息文件的编辑处理、切割、合成等功能，具有声像档案条目信息著录，声像文件的导入及相关工程档案的关联及声像输出等各种档案管理功能，同时实现了远程声像文件的上传归档、缩略图预览、音视频高码流存储和低码流播放。
　　7　利用Lucene优秀的索引和搜索性能，整合馆藏资源，实现全文检索。城建档案数字资源包括数据和内容两部分，数据是指传统数据库管理的对象，这是结构化的，内容可以是文件、报告、照片、音视频、office办公文档等，这些信息大部分是半结构化或非结构化的，把这些信息集成到结构化的数据中去，进行管理和利用，需要用到先进的全文检索技术。Lucene是apache软件基金会4 jakarta项目组的一个子项目，是一个开放源代码的全文检索引擎架构，其优秀的性能和较高的性价比在各个领域都得到了广泛的应用。项目利用Robot(机器人)、Spider(蜘蛛)或worm(蠕虫)技术，从数据库、网页或文件服务器里把存储的各类文档检索出来(其中包括文档的各种属性信息)，实现了无数据检索、跨库检索和实体文件检索的整合应用，真正做到了馆藏文件的“一键搜”。
　　8　引入数字证书加密技术，确保系统使用的安全性。传统的用户名口令方式登录系统，明文传输，安全级别弱，容易破解。而且，用户需要记住太多的口令，也给使用和管理造成了很大的不便。数字证书(PKI技术)就是利用公共密钥理论和技术建立的安全服务，从技术上解决网上身份认证与鉴别、数据保密性、数据完整性和不可抵赖性等安全问题，被广泛应用于网上银行、网上税务、电子商务等方面。我们在项目中引用数字证书

加密技术，通过硬件支持DES、3DES密码算法专用的分组密码算法，支持RSA(1024／2048bit)、ECC(192bit)非对称算法，支持国密算法SSF33和SCB2(通用)，支持SHA－1，MD5数据散列算法，保障用户使用层面的安全性。系统还提供高度安全的体系结构和严格的管理权限功能，同时兼顾城建档案的实体安全和电子文件信息安全，采用分层密码验证的方法，实行系统用户分级管理，设置不同的访问权限，防止越权访问。
　　
　　问题与思考
　　
　　1　城建档案的信息化建设要有全局的概念。目前，各地数字化城建档案建设大都各自为政，水平参差不齐，且没有统一的规划和建设标准。我们认为应该树立全国一盘棋的思想，做好大的规划，省、市、县联动，各地根据经济实力和管理水平，分步实施，避免重复投资和浪费，真正做到城建档案信息的互联互通。
　　2　启动高级别的数字化城建档案建设实施标准研究。如我国不同地区的城建档案异地备份工作已经提出三年有余，但是没有实质的启动。异地备份是在线还是离线，什么存储介质最安全，对馆藏档案是有选择的扫描还是全面开花……这些都是在实施城建档案数字化建设过程中要思考和解决的具体问题。建议开展高级别的城建档案数字化建设实施标准的研究。
　　3　档案业务与信息技术要有机结合起来。城建档案管理是一门科学，建设一套高起点数字化城建档案系统，既需要有精通城建档案业务的班子能准确提出需求，又需要高水准的软件开发团队实现需求。数字化建设系统软件的开发一定要建立在城建档案管理、电子文件管理、城市建设对城建档案的服务需求上，选择技术实力强的合作开发单位利用先进的技术实现我们的目标。并且软件的应用成熟要在城建档案机构不断的使用过程中提出需求，再经过开发单位的细致的打磨，才能建设一套高水平、高起点的系统，两者缺一不可。否则容易导致“夹生饭”，甚至重复建设。
　　4　处理好数字化档案建设与日常管理的关系。在城建档案数字化建设过程中，促进城建档案的管理标准化工作。如设立各类电子文档的报送标准；统一各相关单位的案卷、文件的著录标准；确定数码照片上传前的筛选、鉴定规则等。城建档案管理工作会随着计算机系统的应用更加标准化、规范化、流程化。

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