房管专业档案创新管理的思考

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　　房产管理专业档案(以下简称“房管专业档案”)是指在住房保障和房屋管理工作中产生的关于住房保障、物业管理、房屋拆迁以及房地产市场等方面的具有保存和利用价值的各种历史记录，是城市房产管理工作的真实记载和重要依据，是政府决策和房产行业管理的重要基础资料。经过多年的摸索和发展，我国房管专业档案的管理已经形成了一套比较成熟的管理模式，然而随着社会的发展和房管业务领域的不断拓展，这种传统的管理模式越来越难以适应时代变化和要求。本文试图找出当前房管专业档案管理中存在的问题并探索实现房管专业档案创新管理的措施。
　　
　　一、当前房管专业档案管理中存在的主要问题
　　
　　1.管理机构多元化不利于房管专业档案规范化管理
　　当前，我国房管专业档案的管理机构情况比较复杂，各地对房管专业档案的管理采用不同的机构管理模式，没有统一的机构管理标准，各地呈现多样化的特点。有的地方专门成立了负责管理整个行政区域内所有房产档案的专业机构，如广州市的房地产档案馆；有的地方有房产档案馆，但只保存房产权属档案，如常州市的房产档案馆，其只是房产交易中心的一内设机构；也有的地方把房管专业档案保存于综合性档案管理部门，如上海的浦东新区档案馆，它的主要任务是保存浦东新区政府各部门产生的所有档案；还有的地方既没有成立房管专业档案管理部门也不把档案移交于综合档案部门，而是由其相应的业务部门自行保管其产生的房管专业档案。总之，管理机构的多样化对规范化管理房管专业档案产生了弱化作用。这种各自为政、自我封闭的状态不利于实现地区间的房管专业档案资源共享和互动交流，也不利于国家主管部门统一规范地管理。
　　
　　　2.档案管理观念和手段滞后于政府行政管理新模式
　　随着信息技术的发展，OA系统、各类业务管理信息系统不断产生，信息化管理已成为政府行政管理不可逆转的趋势。然而，目前全国各地档案管理水平参差不齐，有少数地方管理思路先进，信息化管理模式已初步形成，但大多数地方管理思路相对陈旧，管理手段落后。这严重影响了房管档案信息的及时汇集和准确、快速有效地利用。例如，在上述系统中，电子文件结合纸质文件在各部门流转，但受传统档案管理理念和手段的束缚，这些承载着业务流转数据和结果的电子文件没有明确的归档范围和要求，业务部门只向档案管理部门移交纸质文件，信息系统的数据没有实现同步移交，还留在业务部门或信息化部门；而纸质文件也只是配合信息系统中数据的流转，没有和信息系统中的数据统一管理。档案管理部门由于对具体业务的了解程度不够或没有信息系统的支撑，不能确定在每项业务中究竟会产生哪些档案，因此，也只能被动地接收整理纸质档案，造成两种不同载体类型的档案管理脱节，极大地影响了档案的有效管理和利用。
　　
　　3.规章制度陈旧与现实需要脱节
　　随着社会的发展和时代的进步，房管专业档案的形式、载体和内容不断变化，传统的规章制度已经落后于现实的档案管理需要。就房管专业档案而言，房地产刚起步的时候，房管专业档案只留于纸质，而现在每天都会产生大量的、不同材质的房管信息数据。随着越来越多档案的产生，旧有的档案管理规章制度已无法适应新情况，满足现实的需要。此外，其他的房管专业档案的管理制度以及相关标准规范等也没有建立起来，特别是近几年来，随着住房保障业务的发展，廉租房档案、经济适用房档案、公共租赁房档案等新的业务档案不断产生，这些新的档案材料哪些应该纳入房管专业档案管理范围，应当如何进行管理才能有效为社会提供服务，这些问题都需要房管专业档案管理部门制定明确的新标准。
　　
　　　4.档案管理模式落后于时代发展
　　由于房管专业档案关系民生，因此在平时工作中的利用率非常高，档案产生部门出于查找便利的目的，习惯于将档案存放在本部门。因此，现有的房管专业档案保管分散，管理模式多种多样，省(市)局级的房管各业务部门、各事业单位、各区县自成系统，各管各的，整个房管系统各部门间形成了小而全的分散型档案管理模式。然而很多单位无论是资金、技术、人员还是库房等软、硬件设施都不具备长期保管档案的条件；档案的保管需要大量人力、物力，这种管理模式容易造成部门间重复投资，造成不必要的浪费；再有纸质档案的大量产生和堆积不仅使行政成本上升，也给保管带来不便，甚至容易引发火灾，存在不少隐患。这种分散型的管理模式使得在数字化信息化时代各区县各部门的档案信息资源无法实现共享，不利于档案资源的开发利用，造成了资源浪费。
　　传统型的管理模式也是一种被动型和后置式的管理模式，基本上是一种“看门守摊”、“坐等上门”的被动管理服务方式。在档案的接收上，没有参与到整个业务流转的过程中，而只是等待业务结束后，负责文件材料的接收整理；在档案的服务利用上也是一种封闭和半封闭的状态，丰富的档案信息资源远未得到充分开发利用，开放档案的工作也无法适应社会各方面的发展需要。
　　
　　5.人员队伍结构不合理和素质有待提高
　　由于某种社会历史原因造成了人们在传统观念上认为档案工作就是悠闲、轻松但又单调、乏味与社会脱节的工作。因此一些年龄偏大的人员往往会被调到档案部门，使得当前从事档案工作的人员整体业务水平不高、年龄偏大、队伍结构不合理，制约了档案业的发展。
　　
　　二、对房管专业档案创新管理的几点建议
　　
　　为了更好地管理房管专业档案，服务民生，服务大众，档案的管理部门需要更新管理思路，创新管理模式和管理方法，变档案资源的分散管理为集中统一管理，强化档案部门的管理主体地位和服务功能。对此，笔者提出以下几点建议：
　　
　　1.转变传统的档案管理观念，统一房管专业档案管理机构
　　针对当前房管专业档案管理机构多样化的现状，笔者认为房管系统档案管理部门可参照城建档案管理的机构设置，成立专业房管档案管理机构，负责整个行政区域内所有的房管档案的集中保管，统筹统一管理房管档案，包括房地产权属档案、保障性住房档案、拆迁档案、物业档案等行政管理部门产生的档案，也应包含各房产管理协会、各房产开发公司、拆迁公司和物业公司等产生的各类档案资料。
　　
　　2.更新档案管理思路和手段，逐步实现房管专业档案标准化和数字化管理
　　更新房管专业档案管理的思路，关键在于房管行业的档案从业人员要树立档案标准化管理的理念，要把大的行政区域(省、自治区、直辖市)的房管专业档案作为一个整体进行管理，要有档案管理发展的规划方向。并针对房屋管理的特点，统一行业档案分类目录，明确各类业务的专业档案归档范围；对入库的档案、资料进行严格区分，实行整个大的行政区域的分类管理，实现房管行业档案管理

的统一性和标准化。
　　加强房管专业档案的信息化建设，是满足当前经济社会发展的需要。为此，必须推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化，建立房管档案信息资源基础数据库群，实现房管档案信息资源的高度共享和利用，实现库藏档案的信息化自动管理。
　　
　　3.树立法制意识，建立统一的房管专业档案管理的规章制度
　　房地产行业涉及的部门繁多，产生的档案内容丰富，有房地产市场管理、拆迁管理、物业管理和住房保障管理等，但是到目前为止相关的法律法规仅有住房建设部分别于2001年、2006年通过的《城市房地产权属档案管理办法》、《城镇廉租住房档案管理办法》，这两个《办法》对权属档案和廉租房档案有明确的管理规定。有关其他类型的房管专业档案管理方面的规章制度还需要在实践工作中不断摸索、探寻，从而逐步制定和不断完善统一管理的规定或办法，为房管专业档案的规范化管理提供理论依据。
　　
　　　4.创新档案管理模式和方法，实行集中化管理和全程化管理的模式
　　针对分散型的管理模式，笔者认为可在房管专业档案标准化管理的基础上，统一各单位各部门的实体档案管理模式，建立行政区域内统一的房管专业档案--资料数据库，共享档案信息，使房管专业档案信息在统一的平台上进行管理、查询，提高工作效率，为公众利用档案提供便利。
　　针对被动式的管理模式，笔者建议建立全程化管理的档案管理模式。传统的档案管理模式往往比较滞后，档案一般都是定期移交给档案管理部门，且移交后还要经过一段时间的整理和数字化，之后才能查阅利用，如在整理期间需查阅某份档案，无疑是大海捞针，且未必能找到，给工作造成了很大不便。因此，改变档案的滞后管理迫在眉睫。全程化的档案管理模式是在统一行政区域内档案数据库的基础上，实行电子文件取代纸质档案全程同步归档，做到档案即时归档，即时提供查阅，将档案管理贯穿到整个行政区域的房管管理的公文处理和业务办件的整个过程中，对该过程产生的需要归档的各类资料进行即时的跟踪管理，且把归档作为整个公文处理和业务办件办结的标志。这种全程化管理模式可以有效地提高档案的利用效率。
　　
　　5.加强房管专业档案人才队伍建设，提高从业人员的综合素质
　　加强房管档案人才队伍建设，一方面要健全用人机制，优化员工年龄结构、知识结构和专业结构，要及时引进高素质的年轻人员充实档案工作队伍，为档案工作注入新的活力，实现档案工作的可持续发展；另一方面要对现有的档案工作人员进行在职培训教育、对外交流和业务指导，从而提高从业人员的综合素质。

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