天津：探索电子公文文档一体化管理

来源:用户上传      作者: 方荣宏

　　天津市档案局根据新时期档案信息化建设的重要目标，采用新技术手段，把电子公文归档管理作为突破口，积极研究探讨电子公文管理新模式，探索提前接收电子文件、电子档案的新路子。其基本思路是：统一归档电子文件的数据结构、规范归档电子文件格式，提供一个能实现不同业务系统、不同类型数据进行有效转换和交流的统一的交换共享平台。同时实现归档电子公文能够独立于文件形成系统并脱机保管的目的。
　　天津市档案局在电子政务整体框架下，按照现有的档案工作体系，根据电子文件生命周期理论，提出电子文件三级四阶段管理模式。即各级机关文件形成部门通过办公自动化系统归档移交接口向机关档案室移交电子文件，机关档案室通过档案室档案管理系统向档案馆电子文件中心移交，档案馆电子文件中心定期将符合要求的电子文件向档案馆档案信息资源库移交。归档后的电子文件要经过档案室、电子文件中心和档案馆三级保管单位，而电子文件的产生流转需经过文件形成系统、归档管理系统、文件中心利用系统、档案信息保存系统四个阶段。文档一体化管理模式的确定，对于电子文件管理工作更具有实际指导意义。
　　在推进电子政务过程中，天津市档案局从管理制度与技术实施两方面入手。一手抓标准规范建设，一手抓应用平台试点。
　　一方面以标准研究为切入点，在承担国家行业标准《电子公文文档一体化业务流程管理规范》的起草编制工作的同时，结合天津的实际，先后起草制定了《天津市电子公文归档与管理暂行办法》、《天津市电子公文元数据表》、《天津市电子公文归档数据结构规范》、《天津市归档电子公文移交数据结构规范》等一系列标准规范。在电子文件和档案管理标准化方面进行了较为深入的研究和探索，推动了档案标准化建设的有序开展。另一方面，以抓应用平台试点，带动整体发展，实现不同业务系统、不同类型数据有效转换与交流的统一的信息共享平台。在制定标准过程中，联合社会科研力量，结合办公系统和电子文件归档管理系统的特点，采用“中间件”技术，开发了电子文件格式转化、电子文件元数据提取等相关软件，以先行办公系统和今易档案综合管理系统为范本，搭建文档一体化业务流程技术规范标准的应用平台。初步实现了机关档案室归档电子文件内容、背景、结构及版式等元数据归档齐全，并与同级档案馆的电子文件中心无缝对接。
　　目前，天津市人大常委会办公厅等单位，按照天津市档案局制定的相关标准规范，采用三级四阶段一体化管理模式，不仅实现文档一体化管理，而且顺利实现电子档案向市档案馆的移交，为市级机关实现电子文件归档管理提供了示范作用。电子公文相关标准和应用平台的研制，为档案室与档案馆提供一个完整统一的管理体系，进一步实现电子文件顺利进馆和探索档案信息利用的网络化模式奠定了坚实的基础。
　　 附：天津市档案局制定的标准规范简介
　　天津市档案局于2006年2月20日制发了《天津市电子公文归档与管理暂行办法》、《天津市电子公文元数据表》、《天津市电子公文归档数据结构规范》、《天津市归档电子公文移交数据结构规范》等标准规范，目的是使各单位电子文件管理工作能够有章可循，更加趋向系统化、科学化和规范化，以确保电子政务活动中产生的电子文件能够得到长期保管和有效利用。
　　1. 《天津市电子公文归档与管理暂行办法》
　　该《规范》属管理规范，主要从管理模式、管理原则、设备要求、格式要求、整理要求、保管要求以及电子公文归档内容、归档方式、归档时间和方法等方面对电子公文的归档及相关管理做出具体规定。该《规范》原则上对于各单位办公自动化系统产生的电子公文的管理更为适合。严格意义上讲，该《规范》要求有基于软件的管理系统从文件生成时起就对电子文件进行前端控制和全程管理，这是适应天津市电子政务和电子档案管理工作发展的要求，是确保电子公文和纸质公文一样得到科学保管和有效利用的制度保障。
　　2. 《天津市电子公文元数据表》
　　该《规范》以表格形式列出了电子政务系统应归档的元数据项和档案室向档案馆移交的元数据项，并详细描述每一元数据项具体含义包括名称、定义、必备性、可重复性、数据类型、指定值、缺省值、著录信息源、著录细则、注释等。其中电子政务系统归档元数据有30项，包括有15个必选项；档案室向档案馆移交电子文件元数据有35项，包括有16个必选项。这些数据项是在电子公文开始起草到最后永久保管或销毁的运转过程对文件及其文件管理活动的著录，并为电子公文提供了可靠、真实和完整的凭证。
　　3. 《天津市电子公文归档数据结构规范》和《天津市归档电子公文移交数据结构规范》
　　该《规范》从技术层面解决电子公文的安全归档、数据共享、长久保存和利用等问题，适用于电子公文归档、移交信息的生成、存储与交换。它规定了电子公文归档、移交所需数据文件的信息组织方式、存储结构及其基于XML的数据体描述规则和方法。并结合《天津市电子公文归档与管理暂行办法》的有关要求，提出针对电子公文归档和移交的数据结构的形式、内容和XML的表达方式，按W3C的标准完成了Schema文件，基本确定了XML文件中所包含的必备数据项和可选数据项，并确定了各数据项的数据类型。
　　确定电子公文归档和移交的数据结构采取树形结构，以一定的编码方式设定根目录名称，归档信息的XML文件保存在根目录下，根目录下还存放一个用于记录本文件夹下所有文件信息的文本文件，以保证电子公文移交的完整性，根目录下再设若干文件夹，一个文件夹保存一份归档电子公文，包括归档电子公文定稿、正式文件、背景信息、元数据及其他附加文件。整个树形结构完整保存了一份电子公文的归档或移交信息。
　　该《规范》原则上要求各立档单位与档案管理系统在同一规范标准的指导下，解决不同系统和软硬件平台所形成的信息共享和数据交换问题，利用中间件技术，采用同一个数据接口，来实现档案目录信息、文件原文和元数据的传输，使电子文件归档、移交时改变结构，脱离原来的软、硬件环境，以便长久保管，达到信息资源的互连互通。
　　（作者单位：天津市档案局300191）
　　

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