档案数字化中的法律问题及其处理

来源:用户上传      作者: 汤云佩

　　数字化档案给档案利用带来极大的方便，但同时也给我们带来许多前所未有的法律问题。比如电子档案的法律效力问题、档案数字化权问题、数字化档案网络传输权问题、数字化档案利用时的保密问题、隐私权问题等。这些问题如果不及时解决，就会阻碍档案数字化进一步的发展。
　　
　　一、电子档案的法律效力问题与处理
　　
　　电子文件的易变性、信息与特定载体之间的可分离性，造成人们对电子文件和电子档案存在着“信任危机”。众所周知，在电子档案的输入、存储、传输和提供利用过程中存在着信息失控、污染、干扰、丢失、窃取、病毒侵犯、人为破坏等不安全因素，使电子档案容易失真，因而难以成为合法的证据。此外，通常文件的法律效力都是通过与其载体相关联来确定的，电子档案没有固定的载体，从这一角度来讲，电子档案就失去了强调其原件的意义，这样，制定相应的法律认定条文自然就遇到很大困难。
　　首先，要加强管理，保障电子档案的真实与完整。电子档案可以随时变换载体，或被不留痕迹地改动，为确保其真实与完整，有的办公软件就用电子印章或电子签名的方法对电子档案进行签发处理，有的可自动对每份电子档案的修改、存取、传输等操作进行实时记录，以密码形式存储并有防删改措施，从而为随时印证该电子档案的来龙去脉提供完整、细致的查考信息。目前，不少国家都是以这样严格的管理程序来保证电子档案的法律效力。应该说，电子档案的真实性、有效性是可以通过严格管理措施、技术措施和科学监控程序来加以判别和实现的。
　　其次，电子档案要成为法律证据，一个重要的前提还是必须用法律的形式明确其法律效力，规定其作为证据的合法性。由于人们对电子档案的认识还有待加深，加之目前的技术手段不甚发达，导致不同的国家对电子档案的法律效力问题持不同态度。以电子邮件为例，美国联邦区级法院申明打印出来的电子邮件具有证据价值，而在丹麦则认为电子邮件没有作为证据的审判先例，其法律地位尚不能承认。
　　电子档案法律效力的实现是一种必然的法律趋势。确保电子文件和电子档案的法律效力，除了以技术方法和严格的管理来保证电子文件和电子档案的真实与完整外，应在国家的法律、法规及相应的档案法规中明确其法律地位，同时制定切合实际、切实可行的电子档案管理法规，以促进电子档案的合法化和档案工作的现代化，这是档案数字化的需要，也是整个社会全面进入数字化生存空间的需要。
　　
　　二、档案数字化权问题与处理
　　
　　数字化档案利用的高效率促使越来越多的机构开始利用数据库、数据压缩、扫描等技术手段，将纸质、声像、图片等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库，并把这些数字化档案信息上网，通过网络传输、利用，实现档案信息资源共享，从而充分发挥档案信息的价值。
　　数字化档案信息资源的来源途径通常有两条，一是接收电子文件归档，一是把传统介质的档案数字化。在对传统介质档案数字化过程中，有些档案是享有著作权的作品档案，在对这些享有著作权的作品档案进行收集、加工与整理过程中，必然涉及将作品档案数字化时的“权利许可问题”。
　　首先，要进行档案数字化，应该首先明确其来源，正确划分受著作权法保护与否的档案信息。对于那些受著作权法保护的档案信息，要考虑档案数字化权的问题，应积极与档案著作权人协商，获其许可。对于那些不受著作权法保护的档案信息，有两种情况，一种是不适用《著作权法》保护范围的，如：法律、法规，国家机关的决议、决定、命令和其他具有立法、行政、司法性质的文件，及其官方正式译文、时事新闻、历法、通用数表、通用表格和公式等，在对其进行数字化时，不必考虑著作权问题。一种是著作权保护期限已满的档案信息，在对其进行数字化时，也不必考虑数字化权问题。
　　其次，做好档案所有权和档案著作权的确认工作。在数字化建设过程中,为了真正做好数字化档案信息资源的共享工作，不仅要考虑档案的所有权问题，还要考虑档案的著作权问题，因为档案所有权与档案著作权是两个不同的概念，拥有档案所有权并不一定拥有档案著作权，这要具体问题具体分析。如，就公共性档案馆的馆藏档案来说，其档案所有权和档案著作权有很多种情况：
　　第一，馆藏档案是通过接收的方式，把原本属于国家所有的档案收进馆中，这种档案的所有权和著作权都属于国家所有，档案馆代为行使，在这种情况下，档案馆在遵守有关法律的前提下，有权根据需要自主进行数字化。
　　第二，档案馆通过购买集体或个人所有的受著作权保护的作品档案，在这种情况下，如果档案馆没有购买其著作权，则著作权仍属于原所有者，因此档案馆要对此类档案进行数字化，必须在征得原所有者的同意。
　　第三，馆藏中的一些作品档案是通过受捐赠的方式得来的，这种情况下，捐赠人一般只是将档案实体所有权赠给档案馆，自己仍保留著作权，所以在数字化这类档案时，同样要征得档案著作权人的法定许可，并向其支付一定的报酬后方可进行，当然在捐赠时，声明将所有权和著作权一并捐赠给档案馆的情况除外。
　　第四，一些寄存在档案馆里的档案，不发生所有权和著作权的转移，档案馆在进行数字化之前，必须征得档案所有者的同意，否则就侵犯档案所有者的权益。
　　
　　三、数字化档案的网络传输权问题
　　
　　数字技术的发展使得传统媒介中的档案信息可以自由地再现在网上，人们可以轻易地复制、上传、下载各种网上信息，但同时容易引起网上侵权事件，使网络中传输的数字化档案信息的保护问题变得尖锐和复杂。因为网上传输的相当一部分数字化档案信息来源于受著作权保护的作品档案，作品的网络传输权利是属于著作权人的专有权。没有经过其著作权人的同意，是不能随意上网传输的，否则就是侵权。因此，保护数字化档案信息的网络传输权问题随着网络的发展变得日益突出。
　　首先，要增强法律意识。档案部门要深刻认识到网络传输权是属于档案著作权人的专有权利，在对传统介质的档案数字化时，要考虑档案数字化权问题，在把经过数字技术处理过的档案信息放在网上传输时，同样要考虑网络传输权问题。档案部门在数字化建设过程中，必须树立起知识产权及其保护意识，保护档案所有者的合法权益，依法进行上网传输。
　　其次，与档案著作权人协商，获得著作权人许可。档案部门在把具有作品性质也受著作权法保护的档案上网传输之前，应该要明确网络传输权的归属，国家所有的数字化档案信息只能由国家授权的档案馆或有关机关上网传输，属于个人或集体所有的数字化档案信息上网传输时，必须征得档案所有者的许可，并支付其一定报酬。
　　
　　四、档案数字化建设中的保密与隐私权问题
　　
　　在实施档案数字化、网络化服务过程中，在开发利用数字化档案信息的同时，也要特别注意保密和保护公民个人隐私。在数字档案馆环境下，由于信息传递的方便性和快捷性，用户控制的难度加大，如何对档案保密、对隐私权保护就受到更加严峻的挑战，变得更加突出。这一方面需要技术上的支持，另一方面更需要档案法律和相关法律的完善及有机的衔接。
　　档案具有保密性，不同密级的档案只能在特定的范围内加以利用，并且具有密级的档案中不可避免地包含大量的个人隐私信息，这些个人隐私信息没有经过档案所有者的同意是不能公开的，而网络的公开性对信息资源中有关个人隐私权问题构成威胁，再加上当数字化档案信息在传输时会遇到病毒的感染、黑客的恶意攻击等问题，这些都使得数字化档案与传统介质的档案相比，泄密问题、侵犯隐私权问题更容易发生。
　　首先，要处理好数字化档案信息的利用与保密的关系。二者之间的关系是辩证统一的。开发利用档案信息是档案工作的根本目的。只有通过提供利用，才能充分发挥档案的潜在作用，实现档案的价值。但是利用并不是毫无原则和毫无控制地利用，要做好数字档案信息的利用，必须同时做好档案信息的保密工作。保守档案信息机密，也必须在有助于促进开发利用的前提下进行。正确处理数字档案信息的利用与保密的关系，应该是在充分利用数字档案信息的过程中加强保密工作，在加强保密工作的过程中促进数字档案信息的利用。
　　其次，要加强技术防范。通过建立电子文件备份系统，电子文件的加密、访问控制、数字控制、禁用盗版或者来历不明的软件以及预防复制等方法和技术，加强数字化档案的访问、存取控制。
　　再次，要加强法律保护和管理。通过制定合理而严密的管理措施和规范，在数字化档案管理过程中，实行前端控制和全过程管理，形成一个“无缝管理系统”，杜绝档案泄密现象和侵犯公民隐私权问题的发生。

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