强化监督　创新管理

来源:用户上传      作者: 广东省档案局

　　开展国家综合档案馆年度评估工作的缘起
　　
　　1989年，广东省在档案馆管理中引入了“目标管理”手段．省档案局在全省范围内开展了旨在加强综合档案馆行政管理、基础业务、开发利用及馆库设施建设等工作的档案馆达标升级活动，至2004年年初，除个别馆外，全省140多个国家综合档案馆均已达到省二级以上标准。为巩固目标管理成果，防止滑坡，省档案局还进一步规定，已达标的综合档案馆实行定期复查制度，复查周期为五年，后改为三年。
　　进入新世纪以来，广东省确立并实施了建设“文化大省”战略，这对档案馆的发展提出了更高要求。于是，新形势下如何有效开展综合档案馆建设，成为各级档案行政管理部门面临的又一新的重要课题。多年的目标管理实践，为档案馆建设积累了许多有益经验，发挥了十分重要的作用。然而，长期主要依赖某一种管理措施，既显得单一，又逐渐暴露出一些漏洞和不足，比如五年、三年复查周期过长，导致省档案局监管难以落实，相继出现部分档案馆工作停滞或严重滑坡的情况，甚至发生数起因问题突出而被摘牌的事件；又如新的年度任务不断布置下去，原有的管理手段却难以有效承担考核、监管之职，省档案局既想强化对市县馆的监管，又苦于人手不足而暂时难有作为。
　　于是，“创新管理机制、提升工作水平”日益成为全省档案馆事业发展的迫切需要。为此，一方面，省档案局及时修订并出台了《广东省市(地)、县级国家档案馆目标管理考核标准》，继续做好新形势下的目标管理工作；另一方面，在目标管理之外，省档案局又积极尝试开展综合档案馆年度评估，希望借此推动各馆不断进行业务创新，力争工作再上新台阶。
　　
　　开展国家综合档案馆年度评估工作的基本情况
　　
　　2004年10月15日，档案局正式下发《关于全省国家综合档案馆实行年度评估的意见》(下文简称《意见》)，决定在全省范围开展综合档案馆年度评估工作。迄今为止，已经正式开展了两次国家综合档案馆年度评估，有力、有效地推动了全省国家综合档案馆建设。
　　随后，年度评估正式列入各馆工作的议事日程，大致可分为三个阶段(下面主要以2004年年度评估为例进行说明)：
　　
　　前期准备阶段
　　1．填报《档案馆年度情况登记表》。《意见》下发以后，各地档案馆认真组织学习，积极按照文件要求进行评估准备。2005年1月，省档案局陆续收齐了各馆填报的《档案馆年度情况登记表》，并将有关数据录入电脑进行汇总统计，为专家评估积累原始信息。
　　2．组织专家小组。年度评估实行专家负责制。省档案局从各级档案局(馆)和省直单位中具备副高以上专业技术职称的人员里，精选出22位专家，组成“第一届广东省国家综合档案馆年度评估专家委员会”，负责具体的评估事宜。
　　3．针对主要问题，提出评估量化标准。针对近年来存在的主要问题，并结合以往的复查重点，省档案局提出了量化的评估指标，主要包括：年度业务经费是否达到2元／卷：正职是否长期不到位：年均接收档案数量或馆藏档案总量是否达到省档案局的要求：馆库总面积是否严重不足：设施设备配备能否保证档案的安全保管；馆藏档案是否按时开放等六个方面。
　　
　　正式评估阶段
　　2005年5月24日，省档案局组织部分专家对2004年的全省综合档案馆工作进行了为期一天的集中现场评估。具体程序如下：
　　1．选取专家。从第一届年度评估专家委员会中，以摇珠方式抽取11位专家参加评估。
　　2．分组评估。将参加评估的139个馆及专家们分作四组，进行评估，并形成组内评估意见。
　　3．确定结果。四组评估意见汇总后。依次确定评估结果，并交由专家投票表决。最终评估结果为：参加评估的139个馆中，96个为合格等次，26个为基本合格等次，17个为不合格等次。
　　4．制发评估文件，通报全省。将评估结果通报各级档案馆，同时抄送同级人民政府。对基本合格和不合格的档案馆提出整改意见和限期整改时间。
　　
　　后期督办阶段
　　评估结果通报后，省档案局又对基本合格和不合格档案馆的整改工作进行现场督办。各级政府高度重视，从现场督办情况来看，各县(市、区)分管领导都到会认真听取整改意见，并督促有关档案馆尽快制定整改方案，切实解决实际困难，收到了显著效果，有力地促进了当地档案馆工作的发展。
　　
　　开展国家综合档案馆
　　工作年度评估的意义
　　
　　一、创新了行政管理手段。拓宽了档案馆管理思路
　　通过多年的升级达标，全省的档案馆工作基本实现了规范化。档案馆年度评估工作，则是对档案行政管理手段的一次重要创新，为进一步加强档案馆建设提供了新思路。
　　这一创新举措，以年度时段为对象进行评估，并将全省所有综合档案馆纳入评估范围，大大突破了过去复查制度下三年才现场检查一次的惯例；借助专家力量进行集中评估，并确认结果，有效地保证了评估工作的客观、公正和水平；依据自评报告、《档案馆年度情况登记表》和量化的评估标准进行评估，是省级档案行政管理部门开展非现场监管的有益尝试：统一发布评估结果综合通报，方便了各馆了解和比较全省的情况，分别制发评估结果通知书，并抄送各地人民政府，又引起了当地政府对档案馆工作的关注和重视；开展年度评估后期督办，则为进一步落实专家整改意见提供了有效途径。
　　
　　二、强化了行政监管力度，推动档案馆工作不断进步
　　近年来，省档案局将强化对市、县馆工作的监管摆在了重要位置。然而，2002年4月发生在丰顺县档案馆的一起现场摘牌事件．促使省档案局开始认真反思“三年一复查”的做法，努力寻求强化监管的新途径。之后，相继又有两个县、市馆被摘牌，监管乏力的问题日益突出。
　　于是，综合档案馆年度评估应时而生，以年度为单位，结合目标管理考核标准及当年省档案局提出的新工作任务和要求，对所有市、县馆的工作进行评估。每年，省档案局将对档案馆工作的基本要求细化为《档案馆年度情况登记表》中的具体项目，包括年度经费、正职配备、馆库面积、设施设备、档案接收、开放、宣传、展览等基本情况及现行文件利用、爱国主义教育基地建设、公众网站建设等社会服务功能的拓展情况。通过填报和评估相关内容，引导各级档案馆的工作进入制度化、规范化的发展轨道。因此，这一强化行政监管力度的举措，既保证了省档案局每年提出的新任务、新要求，得到及时有效的贯彻、落实，又督促了各级档案馆认真按照计划，切实履行法定职责，从而推动档案馆工作不断取得进步。
　　
　　三、完善了档案馆管理体制，提

高了行政管理水平
　　实现了档案馆管理体制的“四个结合”：第一，目标管理和年度评估的有机结合。前者通过及时修订考核标准。激励各馆不断向着更高水平努力；后者则将档案馆的前进过程落实到具体的年度任务当中，督促各馆认真、扎实地完成年度工作。第二，现场监管和非现场监管的有机结合。目标管理的诸种手段，基本都是现场面对面的指导．“监管对象面广、量大”与“监管人员有限”之间的矛盾十分突出，“五年或三年一查”的做法也是实出无奈。年度评估则将现场抽查督办与专家非现场评估合为一体，提高了监管效率、效果和水平。第三，微观管理与宏观管理的有机结合。开展年度评估，既可以详细了解每一个馆的具体进展，又可以宏观掌握全省综合档案馆的总体情况，从而进一步加强了档案馆事业的宏观管理。第四，行业主管和专家评估的有机结合。省档案局负责具体的评估组织工作，实质性评估由专家负责，评估结果由专家确认。专家来源也不仅仅限于省档案局(馆)内部，还有各市档案局(馆)及省直单位，三者结合，有效地保证了年度评估的水平和效果。
　　
　　四、引起了当地政府对档案馆工作的重视和支持，不同程度地改善了档案馆的现状
　　由省级档案行政管理部门以年度评估的形式直接监管县(区)级综合档案馆，使得档案馆工作受到前所未有的关注和重视。特别是省档案局将评估结果综合通报和通知书抄送各级政府的做法，引起了当地政府的高度重视。正是利用这一策略，省档案局将近年来综合档案馆建设中存在的突出问题，比如业务经费缺乏、馆库面积狭小、老化严重和设施设备不足等量化到具体的评估标准中，从而为落后档案馆争取地方政府的支持提供了有效途径。从后期督办情况来看，基本合格和不合格档案馆都在积极争取当地政府支持，认真落实整改，取得了很好的效果。在2004年年度评估中，揭阳市所辖6馆仅普宁1馆合格，市馆基本合格，其他4馆全为不合格。这一结果引起当地政府的高度重视，分管副市长亲自过问，抓紧落实整改措施，帮助解决实际困难。在当地政府的大力支持下，揭阳市馆、揭西县馆现已着手建设新馆，榕城区馆、揭东县馆、惠来县馆也增配了档案用房，添置了档案保管保护设备。阳西县馆因馆库问题严重被评为不合格等次，县政府对此非常重视，下定决心建设新馆，分管副县长亲自带队参加前期调研，为新馆建设打下了良好基础。

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