高校教学评估档案的管理

来源:用户上传      作者: 倪丽娟

　　高校本科教学评估作为高校管理的新手段――结果导向性管理，对高校档案管理工作提出了新问题。如何既满足教学评估工作的要求，又不违背档案工作基本管理思想与原则，是高校档案管理必须解决好的问题。
　　
　　一、高校本科教学评估档案
　　
　　教学评估是高校管理理性化的体现。作为一种管理手段，教学评估通过对教学实践结果的评价取代了对教学实践过程的干预，进而根据评估结果对学校实施相应的管理措施。
　　由于教学评估强调对教学实践过程及其所取得的教学成果进行评价，因此，教学评估本质上是对反映教学实践过程及其所取得的相应成果的教学档案与教学现状的评价。因此，反映教学管理与教学成果的档案便成为教学评估的主要对象。从这一意义上讲，建立完备的教学评估档案，便成为实施规范化的教学评估必须解决的基本问题。
　　教学评估档案主要有两部分档案组成。一部分是为迎接教学评估而根据教学评估工作的要求而形成相应的档案，这部分档案可称之为“迎评档案”。另一部分是在具体评估过程中所形成的评估档案。其中，“迎评档案”是评估档案的主体。
　　“迎评档案”作为教学管理与教学实践结果的客观记录或反映，为高校开展迎评工作提供了客观的文献基础，“迎评档案”因此成为高校教学评估的基本依据与对象。事实上，现有教学评估体系和教学评估实践正是建立在相应的“迎评档案”基础之上的。因此，建立一套完备的教学评估档案便成为实施有效教学评估的关键。
　　由于教学评估是对高校教学管理与教学实践过程与结果的评价，因此，就档案类别而言，“迎评档案”与高校日常管理与教学实践所形成的档案之间存在直接的关联性。具体说来，绝大多数“迎评档案”来自于传统的高校管理与教学实践。此外，部分档案，主要是实践结果类的档案则来自于传统高校档案范围之外。因此，“迎评档案”的形成主体上是在高校日常管理与教学实践中完成的，只有少部分需要通过其他途径收集、汇总而成。
　　基于上述分析，可以说，在规范意义上，“迎评档案”是历史地生成的，即不应为迎评而构建相应的档案。但对于初次接受教学评估的学校而言，由于已有的教学管理与教学成果档案无法充分满足教学评估的要求，因此，根据教学评估的要求和学校工作实际补足相应的档案也是必要的和必需的。但这种补足是有原则的，即必须客观地反映学校教学管理与教学实践的实际。对于已接受过评估的院校而言，则应杜绝此类现象的发生。
　　
　　二、高校教学评估档案生成的过程与档案管理模式的选择
　　
　　作为一种理性化的管理手段，教学评估融过程管理与结果管理于一体。通过对反映教学管理与教学实践过程的“迎评档案”的审查，对高校本科教学工作状况做出理性判断。进而通过对反映教学管理与教学实践成果的“迎评档案”的审查，来认证上述判断的合理性。
　　
　　1、“迎评档案”形成的过程及要求
　　教学管理与教学实践的过程性决定了“迎评档案”形成的过程性与历史性。因此，科学的高校教学评估工作，客观上不仅要求建立一套完整的“迎评档案”，而且对档案的形成过程提出了明确的要求。首先，“迎评档案”原则上应产生于日常的教学管理与教学实践过程，即除了前文所述的特殊情形外，一般情形下，不准许为“迎评”而突击形成所需的档案。尤其是已接受过评估的单位，在接受新的评估时，应坚决杜绝此类现象的发生。其次，“迎评档案”的形成应做到系统、完整。评估体系的特定性决定了“迎评档案”的形成范围与内部结构。为此，各高校应根据“本科教学评估指标体系评价指标”及观测点的要求，明确“迎评档案”的形成范围及具体内容，在此基础上，制定完整的“迎评档案”目录与归档范围。再次，明确“迎评档案”的形成主体及其相应的责任，以确保所形成档案的完整、准确。
　　“迎评”工作涉及学校管理与教学工作的方方面面，与之相适应，需要形成档案的主体也是广泛的。为此，应根据迎评工作观测点的要求及其档案信息需求，确定具体的档案形成主体及工作职责，以此来保障“迎评档案”系统、完整地形成。
　　
　　2、“迎评档案”管理模式的选择
　　如何管理“迎评档案”，以有效发挥迎评档案的作用，并处理好“迎评档案”与学校其他档案的关系问题，是高校档案管理必须解决好的问题。
　　首先，“迎评档案”覆盖面的广泛性以及迎评工作的总体性客观上要求对“迎评档案”的形成工作实行集中统一管理，即由校档案业务工作主管部门负责“迎评档案”形成的管理工作，具体制定相关工作制度与工作标准，督促各相关部门按时、按标准形成相应的“迎评档案”，并对“迎评档案”实行集中统一管理。
　　其次，“迎评档案”单独设类管理。尽管就构成而言，“迎评档案”与高校各类档案之间存在广泛的交叉性，但教学评估工作对档案信息所提出的集中、直观性要求决定了自然状态下分散、非直观的档案无法满足高效评估工作的要求。因此，为“迎评档案”设立单独的类别，对“迎评档案”实行单独管理是必要的。
　　“迎评档案”单独设类，遇到的突出问题是档案的重复问题。但这种重复不是完全的重复。因为从评估要求来看，一些档案信息，主要是反映教学实践成果的档案，是传统高校档案管理范围所不包括的。这类档案信息主要包括：用人单位和毕业生对学校的反馈意见和评价情况，社会和媒体对学校教学与研究工作的各种评价、反馈。此外，评估工作特别注重对反映教学管理与教学实践具体环节活动的档案信息的审查，如学生上课点名册、上课出勤统计表，各种教学检查记录与工作总结等；注重对反映素质教育活动的档案信息的审查，如学生中成立课外科技活动小组名称及参加人数统计、学生中成立课外活动小组名称及参加人数统计、学生中成立的社团组织名称及参加人数的统计、学生参加课内外科技文化活动及获奖情况、学校开展校园文化节、“三下乡”活动的总结和报告等等。
　　再次，档案信息的再加工问题。评估工作对数据要求的直观性客观上要求对档案信息进行直观化、综合化处理，形成相应的统计图表、总结、分析报告等，以便于评估工作高效开展。此类材料在“迎评档案”中占较大比重。如教师指导毕业论文的学生数量及答辩成绩汇总，学院与校外实习基地签订的实习协议、教学实习基地汇总表，各类教室面积情况汇总、近几年内全校实验室排课及实验室利用情况总结、图书馆图书的利用率、查全率、查准率、近几年来学校用于每个学生的教学所运用的经费在数量上的变化分析报告等等。
　　最后，“迎评档案”的主动形成问题。评估工作所涉及的部分档案，主要是反映教学实践成果的档案，如应届毕业生的就业率情况及就业分布、关于开展毕业生就业指导活动的情况总结及分析情况、全校各专业毕业生就业情况的汇总及分析报告，官方或社会组织对学校的综合实力、办学水平、师资队伍、办学条件、教育质量的评价情况及分析报告、家长和学生对学校满意程度的总结、社会知名人士和校长、教师等对学校的认识和评价总结、媒体报道情况的汇总等档案应主动面向社会去形成。因此，需要根据评估工作对档案信息的要求，在传统档案体系基础上，有意识地形成新的档案，以弥补传统档案体系的不足。
　　
　　三、教学评估推动高校档案体系的完善
　　
　　教学评估在完善高校管理手段的同时，也推动着高校自身管理的完善。具体表现在各种管理制度与标准的完善，从而从根本上改变了高校传统的粗放型管理模式，使教学管理进入了规范化的发展轨道。
　　教学评估对教学管理与教学实践提出了各种制度与标准要求。如加强教学管理的各种质量保障与监控制度，各种教学质量评估标准，如理论教学质量标准、实验教学质量标准、实习教学质量标准、考试质量标准、毕业设计质量标准、社会实践质量标准、学校制定的教师职业道德规范和行为准则等。教学评估对上述档案信息的需求，客观上要求高校在日常管理实践中加强这方面管理实践，在此基础上形成相应的档案，以丰富传统的档案体系。
　　教学评估对高校办学特色的评价进一步丰富了高校档案体系。以往的高校档案体系缺乏对学校整体特色的直接描述。但教学评估单独设立了一个考核指标，即“特色项目”，具体指学校的办学特色、教育特色、教学特色、管理特色，包括办学理念、办学思路、治学方略方面的特色，特别是在质量观、发展观方面形成的特色；人才培养模式、人才规格和培养目标的特色；课程体系、教学内容、教学方法、教学手段等教学改革的特色；教学管理创新、制度创新、机制创新等的特色等。
　　此外，教学评估过程中所形成的档案本身也构成了高校档案的一个新门类。对这部分档案，理想的管理方式是与“迎评档案”一同作为教学评估档案的一个组成部分而单独管理。教学评估活动本身的多样性，如召开各种座谈会、听课、审查各种档案材料、实地考察、反馈评估意见等不同环节活动方式的不同，要求形成的档案也不同。因此，应根据各项活动的具体情形，增加档案形成的主动性，确保形成系统的评估档案。
　　（作者单位：黑龙江大学信息资源管理中心150080）

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