企业知识产权档案及其管理
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作者: 霍红斌 王毓慧
企业知识产权档案随着我国企业知识产权活动的日益频繁而出现的新的企业档案管理内容。那么，企业知识产权档案应当如何进行分类与整理，就成为当前企业档案管理工作中急需解决的普遍问题。
在进行企业知识产权档案分类整理的时候，需要充分考虑企业知识产权活动的特点。因此，笔者认为在企业知识产权档案的分类与整理过程中，主要应当解决企业知识产权档案一级类目如何设置、企业知识产权档案的组成内容、不同类型的知识产权档案如工业产权档案、工业版权档案、反不正当竞争档案在整理过程中应当注意哪些问题等等。
一、企业知识产权活动的基本特点
我们都知道在档案管理工作中有一个基本原则，就是在进行档案的分类、整理过程中，应当遵照文件形成规律、保持文件之间的有机联系、以便于档案的保管和提供利用活动。那么，企业在知识产权活动中有哪些基本特点，这些基本特点对做好知识产权档案管理工作有哪些影响，在进行企业知识产权档案的分类、整理过程中如何具体体现知识产权活动的基本特点，就是一个具有关联性的问题。
知识产权法律是一个独立的法律体系，是由《专利法》、《专利法实施细则》、《商标法》、《商标法实施细则》、《著作权法》、《著作权法实施细则》、《计算机软件保护条例》、《计算机软件著作权登记办法》以及《反不正当竞争法》等一系列相关法律法规所组成的，因此在设置企业档案中有关知识产权档案类目特别是一级类目的时候，就需要充分考虑知识产权活动的这个特点。
知识产权法律法规一般都具备十分明显的程序法特点，也就是说企业在进行各种类型的知识产权活动的时候，必须按照一定的法定程序进行，而且各种类型的知识产权文件的形成与传递、使用，同样也体现出与知识产权活动这种程序性特征完全相一致的特征。这样在进行企业知识产权档案的分类整理过程中，应当充分注意到这种程序性特征，注意保持这种程序性特征。
按照我国的知识产权法律法规和其他相关法律法规的规定，企业可以用自己所拥有的专利权、注册商标等知识产权作为手段与其他企业或者个人进行许可合作，可以按照一定的法定程序对自己所拥有的专利权、商标权进行转让。这些文件同样具有法律性文件的特征，属于同一个知识产权活动的内容，所以也应当纳入企业知识产权档案的管理范围。
企业知识产权活动是一直处于动态性状态下的，因此其知识产权文件的形成过程一直不会中断或者可能会延续很长时间，如按照我国《专利法》规定，发明专利权自申请日开始要延续20年之久。企业所拥有的注册商标，只要按照《商标法》、《商标法实施细则》的规定，在注册期限到期之前进行续展，就又可以继续保持其有效性。企业如果在中国提出了专利申请以后，还可以按照我国所签署的《国际专利合作条约》(即PCT条约)的规定，向国外或者其他地区申请专利。而注册商标则可以利用《商标国际注册马德里协定》(马德里协定)进行国际范围的注册。以上这些文件都是在商标文件、专利文件形成之后又形成的新的知识产权文件，这个特点也是必须予以认真注意的。
二、企业知识产权档案的一级类目
笔者认为，在设置企业知识产权档案的类目时，应当保持与知识产权法律法规以及企业知识产权活动的一致性，把企业知识产权档案作为一个一级类目明确地规定下来。即在原有的企业档案类目中，增加一个新的和原有的会计档案等专业档案并列的一级类目。
为什么需要把企业知识产权档案作为一个新的一级类目，而不是把企业知识产权档案划分到目前现有的类目中进行整理呢?笔者认为有以下几个原因：
从企业对知识产权的认识程度上来看。笔者曾经搜集了一些企业档案管理标准进行研究，发现虽然在一些现行的企业档案管理标准中，把知识产权档案的一部分内容分别划分在生产经营、技术管理等类目中。但是必须看到，目前我们所看到的这些企业档案管理标准的形成时间都已经比较早了，当初在制定这些企业档案管理标准的时候，企业知识产权活动仅仅是偶尔为之，形成的有关知识产权文件无论从类型、内容以及对企业的重要意义都不能与今天相比。
从知识产权对企业参与市场竞争的重要作用来看。如果从企业对知识产权重要意义的认识程度上看，以前处于计划经济体制下的我国企业实际上对知识产权可以说是根本不在乎的。而现在呢?目前我国企业已经普遍接受了知识产权是保证企业拥有强大市场竞争力的决定性因素之一的观念，是把知识产权活动放在企业是不是拥有核心竞争力的高度来认识的，现在企业对知识产权的重视程度与当时而言完全是不可同日而语的。
从本文一开始对企业知识产权活动基本特点的讨论来看，也只有把企业在知识产权专业活动中形成的所有文件材料集中在同一个一级类目类目中，才更加符合企业知识产权活动的规律、才可能更好地维持知识产权文件形成规律。因此笔者认为，只有把企业知识产权档案列为新的一级类目，才有利于企业知识产权档案管理工作的顺利开展。
三、企业知识产权档案二级类目的内容
企业知识产权档案应当由哪些内容组成呢?笔者认为企业知识产权档案二级类目应当与现行知识产权法律法规所规定的企业知识产权活动范围相一致，只要是符合其特征的知识产权文件就应当划分进入相应的知识产权档案二级类目中。
虽然看起来企业知识产权活动所包含的内容十分广泛，但是可以根据目前法学界对知识产权所包括的内容的一般理解，把企业知识产权活动划分为企业所拥有的工业产权(专利权和商标权)、工业版权(著作权及其邻接权)以及反不正当竞争(商业秘密与反侵权)三个方面，与此相对应，企业知识产权档案就相应地应当包括专利档案、商标档案、著作权档案以及反不正当竞争档案这样四个部分。
1．专利档案：主要收集企业在专利申请、专利审查、专利权的授权及其维持、专利权的使用(包括自己企业使用、许可其他人使用、专利权转让等等)、专利权保护等方面形成的专业活动文件。
2．商标档案：主要收集企业在进行商标注册、商标审查、注册商标及其续展、注册商标的使用(企业自行使用、许可其他人使用、转让等等)、在进行商标权保护(驰名商标认定、制止侵犯企业商标权)等方面形成的文件材料。
3．著作权档案：主要收集企业在著作权及其邻接权的取得、使用、转让、许可、制止侵犯企业著作权等方面的文件材料。
4．反不正当竞争档案：主要收集企业在保护自己未公开的商业秘密、制止其他人侵犯自己企业所拥有的专利权、商标权和著作权过程中形成的文件材料。同时也包括企业在制止其他人侵犯自己的企业标识、宣传材料以及其他相关活动中形成的文件材料等等。
四、企业知识产权档案在整理过程中应当注意的方面
在整理企业知识产权档案过程中，需要注意哪些方面呢?笔者认为在整理企业知识产权档案的过程中，需要注意以下几个方面：
1．正确区分知识产权档案与其他企业档案类目之间的关系。企业中与知识产权相关的活动很多，因此在进行文件整理的过程中，首先应当把属于知识产权档案的文件与其他虽然也与企业知识产权活动有关，但是并不属于企业知识产权档案管理范围的文件划分出去。如各种有关企业知识产权管理的规章制度、企业在宣传知识产权工作方面的文件，应当分别划分到企业档案的其他类目中进行保存。不能望文生义，看见有“知识产权”这四个字就往一起放。
2．保持企业知识产权文件的整体性。在进行企业知识产权文件的整理过程中，一定要注意保持企业知识产权文件的整体性，把属于同一个知识产权活动的文件都划分在同一个类目中进行保存。笔者建议，为了保持企业知识产权文件的整体性，可以按照“一案一卷”的原则来组织企业知识产权档案的案卷。也就是把属于同一个知识产权事物内容的文件，不论其形成的时间早晚、形成的部门是哪里，都集中在同一个案卷中进行保管。特别是应当把专利证书、注册商标证等等证书都集中在同一个案卷中。
3．在收集知识产权文件过程中，应当把各种类型的、具备法律性文件特征的、具有凭证性价值的文件都集中收集起来，如一般人不注意的知识产权审查机构、专利代理机构、法院、工商局回函时的信封，由于上面有邮局的邮戳，因此具有凭证作用，也需要收集保存。
4．在组织知识产权档案的案卷的时候，建议采取DA／T22《归档文件整理规则》中的“不装订”形式，因为这样比较有利于卷内文件的补充和提供利用。当然，如果愿意采用传统的装订形式也是可以的。
5．在编制知识产权档案案卷目录的时候，可以在专利档案、商标档案、著作权档案、反不正当竞争档案这四个二级类目下面，分别直接组织案卷目录。
6．另外，在整理知识产权档案的过程中，还需要注意区分与知识产权档案有直接关系的企业档案类目如与科研档案的关系、同一个内容但是采取多种形式保护的知识产权活动内容等等。
(作者地址：山西师大临汾学院041000；山西侯马平阳重工机械有限责任公司技术处 043002)
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