引进工程技术档案的特点及其管理

来源:用户上传      作者: 冯　妍

　　随着我国改革开放的不断深入，特别是加入ＷＴＯ后，越来越多的国外先进工艺、先进技术及其生产装置被引进，尤其是石油化工行业，如扬子、齐鲁、惠州、茂名等乙烯工程都采用了许多国外大公司的先进工艺、先进技术，随之而来的是大量的外文技术文件，由此产生了大量的外文技术档案。如何管理好外文技术档案，充分发挥其在生产经营中的作用是企业档案管理部门在新形势下面临的新课题。管好用好引进工程中的外文技术档案，不仅是短期内建好引进装置、利用好先进工艺及技术，为生产装置的平稳操作保驾护航，从长远的观点来看，对消化和吸收国际上的先进技术，向国际水平靠拢，为工程的改扩建、企业的发展积累宝贵的科技财富，有着不可估量的意义。根据对引进工程外文技术档案管理工作的实践，在这里对它的特点及其管理进行探讨。
　　
　　引进工程外文技术档案的范围
　　
　　外文技术档案的主体是外文技术文件材料，是从项目询价、报价、投标、合同签订、设计、采办、施工安装、试运投产、竣工验收、质保期服务，以及工程变更、结算付款等工程项目实施全过程中形成的不同载体形式的文件资料的总和。具体内容包括询价书、报价书、合同及合同技术附件、各类会议备忘录、来往的传真信函、成套的工艺包、基础设计及图纸、详细设计及图纸、安装试车规定；有关专利商文件、制造厂商文件以及其他有关技术文件及数据表等。其中专利商提供的技术文件中包括工艺手册、安全手册等，制造厂商文件包括机械手册、安装操作维护手册、质量检验报告等，以及设备到货时的船运文件。
　　
　　引进工程外文技术档案的特点
　　
　　由于引进工程的特殊性，其外文技术档案体现出以下几个特点：
　　一、涉外性。一个大的引进工程项目，其主要的项目装置都是全套引进的，其他还包括许多单机引进设备。因此，其工艺技术往往包括几个国家和地区的多种专利技术。其工程的设计及设备的制造又往往涉及到诸多承包商和制造厂商。在一般情况下，合同附件中，对卖方提供的技术文件及图纸所使用的文字都是英文，但制造厂商提供的一些说明书、合格证书、检验报告等文件材料，通常使用制造厂商本国的文字，在茂名三十万吨乙烯工程中，所涉及到的语言文字就有英语、日语、意大利语、德语和韩国语等。
　　二、自成体系的成套性。由于各个国家、各个公司的生产管理制度不同，引进工程的外文技术文件各有不同的产生程序和特点，但它们都是以一定的工作对象为中心，自然地形成了一套紧密联系、互相制约的科技文件材料，共同反映了一个独立工作项目活动的全貌，具有成套性特点，并用逻辑编号的方式揭示其隶属关系、排列次序和所在位置。如日本日挥公司和日本三井造船公司，他们的技术文件分类代号都是用数字顺序排列的，但我们把两家技术文件的分类代号进行比较，却可以看出，同一个数字，两家公司所代表的类别不同，但它们一经确定，又都自成体系，并不混乱。
　　三、形成的阶段性。引进工程设计工作的基本程序与国内大致一样，不过一些细节会有差异，且叫法不同。引进工程一般都要经过设计准备阶段、基础设计阶段、详细设计阶段和配合现场施工安装阶段。每个设计阶段的工作任务、工作内容、工作程序和工作环节、应具备的工作条件、以及必须形成的设计文件的内容及其深度，都在设计程序中有明确具体的规定。前一阶段的设计文件是后一阶段的设计依据，后一阶段的设计文件又是前一阶段设计文件的深化和发展。前后不同阶段的设计文件之间，既有密不可分的有机联系，又有明显的严格的阶段区分。因此，每个设计阶段各个专业的设计文件分别组成各自互相联系的有机整体，并决定设计文件材料形成的阶段性。国外公司在组卷形式上各有不同的组卷方式。
　　四、复杂多样性。凡是接触过外文技术文件材料的，都有一个共同的印象，就是感到外文技术文件材料“太乱”，常常感到无从下手，其实这是由它本身的特点所决定的。由于引进工程项目内容广泛，引进方式多样，以及工作的阶段性和涉外性，整个工程所产生的外文技术文件材料面广、量大、分散、复杂。而它们的文件编制关系由于各个国家的生产管理制度不同而不尽相同。单机引进设备项目也很多。这类项目的制造厂商很杂，遍布多个国家和地区，各厂之间没有统一的标准，所提供的技术文件图纸种类不一、装帧不一、规格各异、零乱而不系统。有些是通过邮件寄来，有些是通过来人带来，有些则随设备一起来，有时设备都开箱了，技术文件都还没到位。这些都给我们的工作增加了很大的难度。
　　五、持续性与多变性。引进装置设计在基础设计后直接进入详细设计阶段。由于基础设计条件比较粗浅，在形成最终版设计文件前，对最初版的设计要进行不断修改和完善，设计文件随之不断深化、补充与更新，造成了技术文件及图纸的版次多。按照合同规定，应该提供的外文技术文件有成千上万份，但这些文件并不是一次交付清，而是随着设计阶段陆续分批交付，每来一批，都既有原始设计文件，又有修改了的文件，并且每批文件都有几种专业。由于修改好的外文技术文件或图纸发送时没有设计变更单，而是重新复印一份发来，这样就出现了同一名称，同一件号，同一图号的文件或图纸多份的现象，修改次数越多，这种现象越严重。这些都形成了外文技术文件交付的持续时间长及替换频率高的特点。
　　六、图纸文件修改方式与国内不同。我们国内的设计变更，通常是在原设计文件发出之后，如有变更，就采用设计变更修改通知单的方式通知修改。随着工程施工的深入，再有修改，还是按照此法办理。第一次发出的原设计文件既不声明作废，也不作丝毫改动，而是在原设计文件基础上，将一次次的变更通过设计变更单来付诸实施。档案管理则需在保存原设计文件的基础上，将每次的设计变更单都进行存档，基本上是有进无出，积累成卷。而国外的图纸文件修改方式则与国内不同。一份原设计文件发出后，一有设计变更，国外设计人员会在原设计文件或图纸上作修改，将需修改的部位画上云形块，将改动的内容详细标出来，并在旁边画上个三角符号（△），△内注上修改版次，然后在图纸的角图章内标出修改的版次及修改日期。在图纸的右上角通常还有一个修改栏，这是外文技术文件中特有的栏目。栏中的项目有每次修改的版次数、修改日期、修改者、检查者等。如果是文字材料，如设计说明、工程规范、操作手册等，则是在原发出的文件中，将要修改的段落或文字改好（有时也框上云形块），旁边画上三角符号（△），△内注上修改版次数。而文件的修改栏在文件的封面上。最后将新版次的设计文件及图纸发来。这种修改方式的优点是一打开图纸或文件，不用到处乱找，一眼就可以抓到有用的信息。目前国内一些大的设计院也开始使用这种修改方式。
　　七、大量的电子文件。由于引进工程是引进国外的先进技术，随之而来的技术文件现代化程度也较高，出现了大量的电子文件。如光盘、各种型号的磁盘、磁带、录像带等。尤其在仪表专业方面，现代化程度很高，电子文件必不可少。如茂名三十万吨乙烯工程中所有的ＤＣＳ系统都有电子文件，有些装置在工艺、配管、平面布置、设备等方面也有电子文件。虽然与纸质文件相比，它的数量还不算多，但它有发展的趋势，应引起我们的注意。
　　
　　引进工程外文技术档案的管理
　　
　　针对外文技术档案的特点，我们的管理工作应做到下面几个方面：
　　一、外文技术档案的管理人员应具有较高的外语水平及保密意识。外文技术档案都是用外国语言文字写成的，如果管理人员不懂外文，就没有办法了解技术档案中的内容及它们之间的内在联系，工作起来就相当被动，无法将工作做好。在保密方面，由于是引进多个国家、多个公司的专利技术，有许多技术文件带有机密性，如合同、工艺包、专利技术等，在买卖双方签定合同时，都会签定保密协定。茂名三十万吨乙烯工程在前期的技术谈判期间，各个公司的技术附件都是对其他公司保密的，不允许随便泄露给其他公司的人。合同要经理批准才能外借。工艺包属于公司的专利技术，更应该为其保密。
　　二、保持外文技术档案原有的成套性及有机联系。在档案整编时，以装置为单位来进行整理，尽可能保留原有的分类、编号体系。如果把原来形成的成套技术文件分散或打乱，就会牵扯到整体的变化，特别是在补充、替换版次时，无法按原来的分类体系查找到原有的案卷或文件材料。因此我们在整理时要具体情况具体分析，在符合档案整理原则的基础上，尽量使文件保持原貌，以方便查找、利用。
　　三、充分了解所管档案的复杂多变性。要大致掌握引进装置都应该有些什么外文技术文件，明了各个公司外文技术文件的编制系统，掌握各专业的基础知识及各专业术语。如不同的承包商在表达同一专业术语时使用的英文单词的差异、管道阀门与仪表阀门的划分等等。对单机引进设备档案的整理，要以合同为单位来组卷，同一合同号的文件材料组成一个案卷，卷内材料按照文件产生的顺序来排列，因单机合同“麻雀虽小，五脏俱全”，各个阶段都有各个阶段的技术文件。
　　四、及时更换图纸资料的版次。在管理过程中，要及时准确地将旧的版次的图纸资料替换出来。替换时头脑一定要保持清醒，有些公司对修改了的文字材料不会整份文件都替换，而是把需替换的或补充部分发来，有时发来的补充件与原件极为相似，这就需要我们耐心细致地找到需替换部分，确认无误后方可进行替换或是补充进去，不要替换错或是把原本为补充件作为替换件，把有用的原件换去，造成不应有的损失。在进行替换时，我们可依据修改栏了解设计变更及图纸文件修改的来龙去脉，掌握最新或最终版次情况。还可以列一表格，将图纸文件的发来情况逐一填上，通过表格可做到心中有数，从而大大提高管理质量。
　　
　　（作者单位：中石化茂名分公司化工事业部信息站档案室５２５０２１）

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