档案编纂新思维

来源:用户上传      作者: 王保国

　　上世纪８０年代，我国的档案馆事业由全面恢复阶段转向相对规范的发展道路，档案馆业务的各环节逐步完善起来，征集、整理、保管、提供利用、保护、编研等工作逐步趋于规范。这种规范，主要体现在档案馆的内设机构和人员配置相对趋于稳定和合理，业务规范性文件相继出台施行，档案馆的整体工作走向了蓬勃发展的健康之路。就在这个阶段，档案文献编纂工作奠定了较好的发展格局，地市级以上的国家综合档案馆大多设置了编研机构，一大批文化素质较好的档案工作者专门从事编纂业务，以公开出版和内部交流的形式编选出许许多多具有一定社会影响力的编纂成果，档案文献编纂学的研究也几乎是档案学术园地中的一片“显学”。
　　这种常规的发展历程前后保持了十多年，至９０年代中后期，随着电子文件的涌现和现代化管理手段的跟进，档案工作创新机制的研究和实践变得越来越突出，传统的档案文献编纂工作遇到了前所未有的挑战。
　　我们从国家档案局获悉的权威统计数据表明，档案文献编纂工作近年来处于相对停滞状态。以１９９８年和２００３年为例，比较如下：
　　从中可以看出，近年来档案编研成果总量呈下降趋势，省、地、县三级综合档案馆下降更为明显。毋庸置疑，档案馆的编研工作进入了发展的瓶颈期。
　　档案馆的编纂工作要想走出瓶颈，需要一种新思维――就是要紧紧抓住档案网站这个新型媒体，将二者有机、有效地结合在一起，相得益彰，互动互惠。理由如下：
　　
　　
　　
　　传统的档案编纂是按照一定的题目对档案文献进行筛选、考订、加工、编排和评介，以出版的方式提供档案信息的工作。它是主动、集中、科学、系统和广泛地提供档案信息为社会服务的重要方式，也是积累、传播档案信息的有效手段。由于档案原件大多是孤本，所以按专题汇编档案文献代替档案原件提供利用，也是减少档案磨损、延长原件寿命的一种档案保护的有效方式。档案文献编纂的社会意义概括起来主要有两条：一是系统地传播档案信息，缓解提供利用和社会需求之间的矛盾；二是有效地保护档案原件的使用寿命。
　　传统的档案编纂成果以出版的方式而存在，分公开出版和内部参考两种形式。就是说，档案编纂成果是以图书为媒介而传播档案信息的。而利用档案网站发布编纂成果，尽管传媒方式发生了改变，但档案文献编纂的社会意义并没有受到削弱和改变。易言之，网络媒体同样可以系统地传播档案信息，同样可以起到有效地减少档案原件提供利用频次、延长档案原件使用寿命的作用。
　　
　　
　　
　　从历年统计各级各类档案馆编研工作的数据来看，内部参考类编研成果是公开出版类的十倍左右。这是一种值得认真思索的现象。
　　大家知道，档案编纂的社会价值在于广泛地传播档案信息，而内部参考类编研成果从理论上讲恰恰是限制传播范围的，仅限于“内部交流”，这与档案编纂的初衷正好相悖。那么，为什么省级以下的档案馆要大多选择内部参考的形式去从事编纂活动呢？根本的原因只有一个：资金所困。由于公开出版编研成果所需的经费要比内部参考类高得多，档案部门（特别是基层档案馆）无力承担昂贵的出版经费，不得不选择成本较小的内部参考形式。这是一种无奈的选择，并非出自档案保密而划控使用的范畴。
　　目前，省级以上综合档案馆全部建起了档案网站，多数地市级综合档案馆和其他各级各类档案馆也相继建立了档案信息网，部分县级综合档案馆也建了自己的网站，档案网站数量已达几千个。这为档案编纂工作提供了一个巨大的平台，也从根本上解决了编纂成果后期需支出庞大的印刷和出版费用，从而造成编纂成果锐减的问题，传播周期和传播方式也比书本式更为快捷方便，提供利用的覆盖面也更为广泛。
　　
　　一、相对于图书传媒而言，网络传媒并没有改变档案文献编纂的社会意义
　　
　　应该看到，目前档案网站的服务功能仍具有较大的局限性，内容设置大多分三大版块：档案新闻发布、科研文章检索、社会动态新闻链接。从内容设置就可以看出，现阶段的档案网站尚处在仅供业内人士使用的阶段，根本不足以吸引社会各界人士到此浏览，这也直接影响了档案网站的点击率和社会使用价值。
　　档案信息网的优势和特色恰恰应当是以丰富的馆藏信息为依托，以传播馆藏内容为核心，这才是档案网站的根本。社会各界浏览档案网站主要是了解和查询档案所记载的原始内容，并不是关心档案界的内部新闻。
　　《全国档案信息化建设实施纲要》明确要求，档案部门要“积极推进档案全文数据库和多媒体数据库建设，……积极建设相关的全文数据库和多媒体数据库，逐渐实现档案全文信息查询，不断提高服务效率和质量。”这为档案编研成果全文上网提供了政策支持。
　　一方面档案信息网无档案原始信息，内容贫乏单一，不足以吸引公众视线；另一方面档案编研人员稽古钩沉地编选整理出的馆藏信息，苦于资金不足而无法公开出版，仅限于“内部交流”，客观上影响了档案编纂成果的信息传播范围，与档案编纂工作的出发点背道而驰。解决这对矛盾的有效方法就是将二者有机地结合在一起，以档案编纂成果来充实档案网站，使馆藏原始信息成为档案网站独特的王牌信息源，并逐步形成公众习惯于到档案网站浏览、查询、下载档案原始信息的社会风尚。同时，用档案网站这种新型传媒，来解决省级以下综合档案馆没有足够的资金用以公开出版档案编纂成果的窘迫现状，将编纂工作的成本降下来，以此来促进档案编纂成果数量的进一步提升。
　　
　　二、相对于图书传媒而言，网络传媒可以节约档案文献编纂的成本
　　
　　《中华人民共和国档案法》第二十二条明确规定：“属于国家所有的档案，由国家授权的档案馆或者有关机关公布；未经档案馆或者有关机关同意，任何组织和个人无权公布”。再联系《档案法》第十九条、第二十条的有关规定：我国公民和组织，只要持有合法证明，就可以利用档案馆的已开放档案，同时根据工作需要，还有权利用档案馆的未开放档案。但“利用档案”和“公布档案”是两个完全不同的概念，公民和组织有权利用档案，却无权公布档案，国有档案的公布权归国家授权的档案馆或有关机关。这就意味着，只有当国家授权的档案馆或者有关机关公布了档案原始信息之后，公民和组织才能够公开传播已公布的国有档案信息。
　　根据我国法定权利与义务相对等的原则，国家授权的档案馆既然拥有公布国有档案的权利，那么它同时也应当承担公布国有档案的义务。但事实上，国家授权的档案馆尽管按法定程度已经开放了上千万卷的档案，可是公布的档案数量只占已开放档案总数的一小部分。为什么档案馆公布档案的步伐相对滞后呢？问题依旧出在档案馆的业务经费严重不足上。公布档案就是利用公众媒体首次公开传播馆藏档案信息，这需要大量的人力、物力、财力的投入，特别是利用传统的公众媒体，通过报纸、刊物、图书、电台、电视台等公布档案，需要大量的资金做后盾。我国各级综合档案馆和其他类的档案馆，特别是市县两级综合档案馆，其业务经费捉襟见肘，几乎没有足够的财力来完成法定的公布档案的重任。
　　公布档案的途径究竟有哪些呢？根据《档案法实施办法》第二十三条的解释，“《档案法》第二十二条所称档案的公布，是指导通过下列形式首次向社会公开档案的全部或者部分原文，或者档案记载的特定内容：（一）通过报纸、刊物、图书、声像、电子等出版物发表；（二）通过电台、电视台播放；（三）通过公众计算机信息网络传播；（四）在公开场合宣读、播放；（五）出版发行档案史料、资料的全文或者摘录汇编；（六）公开出售、散发或者张贴档案复制件；（七）展览、公开陈列档案或者复制件。”纵观这几种公布方式，计算机信息网络传播无疑是最经济、最快捷、受财力和场地限制最小的一种途径。全国各地数以千计的档案信息网站已经为公布档案提供了良好的前提。同时，利用专题形式，把档案文献编纂成果公开发布档案网站上，正是档案馆公布档案的最佳选择。
　　需要声明的是，档案编研成果上网传播，要区分类型分别对待。大家知道，档案编研成果大致分三种类型：第一种是史料汇编型，是档案文献的汇集；第二种是工具检索型，包括大事记、组织机构沿革、全宗介绍等；第三种是撰著型，是根据档案文献进行的深度研究著作。前两种类型占档案编研成果的绝大多数，按惯例称之为编纂型。笔者认为，编纂型成果靠网络传播最为适宜，撰著型成果最好沿袭传统的图书方式公开出版。
　　（作者单位：山西省档案局０３００４５）

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