文书档案管理工作的创新对策

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　　【摘要】文书档案管理可以在一定程度上体现出企业的发展过程中生产经营和科学决策以及管理等諸多成果，可见文书档案在企业档案管理中的地位和作用。同时，文书档案管理具备服务性质，是一项政治性的工作。随着现代科学技术的发展，新时期、新面貌，社会环境发生了很大的变化。因此，企业必须采取多种措施，深入分析文书档案管理工作的特点，并提出创新策略。
　　【关键词】文书档案;管理工作;策略
　　1 做好文书档案管理工作的重要性
　　文书档案作为各种活动的重要记录形式，不仅有利于日常管理工作的有序进行，同时对培养人才也是至关重要的。因此，做好文书档案的管理工作、保证其完整性和真实性，不仅能够提高文书档案的使用效率，同时对研究企业在今后工作中的发展策略也能够提供真实可靠的决策依据和促进工作顺利开展，因此也是衡量一个企业管理水平的重要参考指标。在新形势下，只有对文书档案的管理工作形式不断进行创新和完善，使其能够更加适应高效的发展节奏和发展需求，才能让校园内部各个部门之间更加协调统一的开展工作。尤其随着当今社会是一个信息爆炸的社会，而信息的质量参差不齐也让人们面临着更多选择和造成困扰，而文书档案管理工作在这个新形势下也肩负着更加重要的责任，不仅要保证信息筛选的质量和可靠性，同时做好记录和调取工作也变得比以往更加复杂和困难。
　　2 文书档案管理存在的问题
　　2.1文书档案缺乏智能化
　　之前的文书档案管理工作是用最简单的人力来进行，需要按照要求对文档分类和归类，然后人工抄写文件材料的目录标题等详细信息，这个时候还要求必须要认真仔细，不能有任何的错误，不然就会影响到下一个环节的文件材料质量。这个过程不光浪费人力财力和时间，可以说效率是非常低的。虽然最近版本的归档制度跟之前版本的相比有了很大的改进，其归档范围不光只有纸质文件，还增加了电子文件材料在里面，虽然说文书档案管理中加入了现代化的元素，但仍然存在电子信息与纸质档案脱轨的情况，容易出现查找档案困难的情况。而且由于缺乏信息化和网络化的手段，导致档案出现字体不清，文件损毁，甚至丢失等严重现象，所以这种相对落后的管理方式亟需改变。
　　2.2文书工作与档案工作衔接力度不够
　　在文书档案管理工作中，文书工作和档案工作既有联系又有区别，首先文书与档案是同一事物在不同阶段的叫法，另外，档案是就归档后经过筛选、经系统整理的文件。但是在实际工作中，好多单位的工作人员由于缺乏专业知识或者是不重视，没有按照要求做到规范与准确，导致文书工作与档案工作衔接之处出现不足，再加上好多单位对于这方面是分别进行管理的，就使文书工作与档案工作之间的距离更大，而缺少相应的衔接力度，也就出现了很多方面的问题。
　　2.3文书档案管理的重视度不够
　　目前好多单位的领导都没有认识到文书档案管理的深远意义，认为文书档案管理是一项没有太多要求的工作，不需要给予相关的重视，而且认为其技术含量低，并不能给单位带来实际上的收益，从而忽略了文书档案管理对于单位发展的重要意义，对档案管理工作中投入不足，相关的规章制度也没有严格要求，这就导致文书档案管理并不能很好地体现其重要性和价值。加之领导对其不重视，档案管理人员认为其工作并没有什么地位，工作起来也就不尽心尽责。
　　2.4档案管理人员专业能力不匹配
　　有些单位的文书档案管理人员并不具备相关的专业知识水平和职业素养，招聘相关员工时认为只要会写写字，收集资料就行了，很多单位都是交给文秘兼任，导致他们并不能把精力放在档案管理身上，于是档案管理的真实性与及时性都不能做到保证，从而出现了很多漏洞。甚至有些档案管理人员都不具备相关的专业水平，没有太高的责任心和敬业心，编码整理不规范，工作不够认真严谨，对于犯的错误也是怕麻烦都没有及时去纠正。
　　3 创新文书档案管理的相关策略
　　3.1提高文书档案管理工作人员的素质
　　文书档案管理工作人员的素质直接影响文书档案管理工作的创新性。因此，企事业单位内部必须加强对文书档案管理人员的培训机制，并完善考核机制，针对工作人员实际考核的情况制定对应的奖惩制度。对于考核优秀的文书档案管理工作人员应当给与奖励，从而不断提高工作人员的工作热情。对于考核不合格的工作人员应当给与适当地惩罚，从而鞭策文书档案管理人员可以积极地参与业务能力的培训工作当中去。
　　3.2重视文书档案管理工作
　　首先，对文书档案进行分类，按照文件形成的年度、机构（问题）、保管期限进行分类;其次，对文书档案进行编号，做好安全设置，提高文书档案管理的保密性和工作人员查询的便利性;再次，借助档案管理系统等方式检索和录取文书信息，这可以在一定程度上提高文书档案管理的水平，方便工作人员检索和查询;最后，企业办公自动化系统与档案管理系统做好关联对接，实现办公自动化系统发布公文环节的电子档案能够自动保存至档案管理系统中，加快企业文书电子档案的建立，促进文书档案的工作的高效运转。不断吸引专业性的人才投身到文书档案的管理工作当中去，只有这样才能进一步提高企业文书档案管理工作的水平。
　　3.3制定完善的文书档案管理制度
　　规范的文书档案管理制度是文书档案管理的基本的准则，也是企业内部文书档案管理工作顺利进行的根本。因此，企业必须根据内部实际的情况，不断完善文书档案管理制度，改变传统文书档案管理制度的方式方法，排列和销毁以及收集和鉴定文书档案，做好创新与分类，从而制定出符合单位内部的文书档案管理制度，保证各个环节的文书档案管理工作都能更加规范和完整。
　　3.4深化细节管理，适应新时期变化
　　其实，文书档案管理与一些部门之间的联系主要体现在细节上，俗话说“千里之穴会与足下”，细节问题决定成败。因此，文书档案管理应当加强细节管理。传统文书档案主要注重文书的整理，忽视对文书档案的查阅和借用登记管理。因此，新时期，必须加强对文书档案的细节管理，完善对文书档案查阅和借用登记管理。可以编制文书档案的统计简表，制定总登记表和档案借出和归还登记表。督促各个单位及时将办完的文件整理上交，避免文件丢失，充分保证文书档案的规范管理。
　　4 结束语
　　综上所述，为实现文书档案管理工作的创新，首先须审视文书档案管理工作的现状，将其置之时代潮流之中，关注其存在的问题与不足之处，同时结合实际情况，思考实现文书档案管理工作创新的具体策略，推动文书档案管理工作有效性的提升，为单位与企业的发展提供保障。
　　参考文献：
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　　[2]崔岱.医院文书档案双轨制管理对医疗文书的管理价值[J].兰台内外，2019（3）：5657.
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