档案管理信息化视角下的档案管理研究

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　　【摘要】数字化技术的发展和通信技术的应用，使得档案实现了远程传输和共享体系，为了促进档案的信息化建设，要加强档案管理工作，本文简述了信息化档案管理内容，并对档案管理信息化视角下档案管理的有效措施进行了研究，希望可以为提升档案的管理水平提供一份参考。
　　【关键词】档案管理;信息化;数字档案
　　随着科学技术的进步，社会生产力也在迅猛的发展，信息技术带来的信息化时代更是对各行各业都产生了巨大的影响，档案管理工作也因此进入到一个全新的发展阶段，档案管理工作是以各种形式储存社会有价值的信息，對促进社会进步有着重大意义，所以要不断创新管理模式与方法，提高管理的效率。
　　一、信息化档案管理内容
　　（一）信息化档案资源技术
　　是指在进行档案管理的过程中采用信息技术将档案转为信息资源，包括档案的传输、分类以及储存等，传统的管理方式是将档案呈现于不同载体之上，而信息化档案资源技术是利用科技手段将档案进行分类，从而使得档案资源能够准确、有序的进行储存，也方便日后的查找以及使用。在这一过程中，信息技术起到了一定的促进和支撑作用，能够根据档案的具体情况及时、准确的建立相关目录，在管理时具有一定的便捷性，并且还可以通过建设相应的平台对档案资源进行有效的储存，其相应的输出技术手段在一定程度上促进了档案管理行业的发展。
　　（二）科学的档案管理方法
　　是指在当今信息化社会环境下，根据实际的档案管理情况进行科学的规划和设计，既要保证档案能够被有效的保管和应用，又要使社会新技术、新研究成果能够及时的得到录入，为实践工作和业务提供一定的参考、借鉴。另外，除了可以利用专业化管理手段之外，还可以使用行政手段以及经济手段，适当的选择行政手段、经济手段能够对档案管理发展产生一定的刺激作用，而且可以保障有效的管理方式得到推广和应用，从这个层面出发，科学化的档案管理方式是发展档案事业的关键环节。
　　（三）专业化档案人才
　　是影响档案管理信息化发展的重要因素，因为即使拥有先进的技术、科学的管理模式，但如果没有专业化的档案人才，那么技术和方法都不能得到有效的利用，所以，为了实现档案管理信息化一定要增强档案管理相关工作人员的业务知识，这是发展的必然需求，只有具有充分的业务知识才能很好的适应现代化技术提出的要求，所以，无论是知识技能还是道德素质建设都要符合档案管理信息化的发展要求。
　　二、档案管理信息化视角下档案管理的有效措施
　　（一）建立数字档案馆
　　互联网技术、人工智能技术和自动化技术的发展与完善，使得各企业的电子文档变得越来越多，所以建立数字档案馆会是未来进行档案管理的发展趋势。首先，需要从统一管理、统一规划的角度出发，进行系统性的思考，企业可以将纸质的档案扫描处理，然后运用相关的软件将电子档案进行统一处理，要使纸质档案与电子档案的格式相统一，建立相应的数字档案。其次，要根据企业的具体生产和运行状况，制定档案管理的管理要求与管理目的，以此为依据选取相应的档案管理软件，为建立数字档案馆奠定坚实的基础。最后，档案管理部门要能充分的了解自身特点，根据优势制定出比较全面的管理机制，建立管理系统，在最大程度上为档案管理者提供帮助，让档案管理工作能够稳定的进行，也能推动档案管理工作向着更加标准化、更加智能化以及更加规范化的方向发展。
　　（二）做好基础工作，创造信息化条件
　　在档案管理信息化视角下有效的进行档案管理需要得到一定的信息化条件作为支撑，所以一定要做好基础性工作。基础性工作主要包括以下几个方面：一是建立相应的管理制度，管理制度是保证管理工作能够顺利开展的重要基础，所以要建立和完善相应的档案管理制度，并且不断的创新管理方法，在保证不影响工作顺利进行的情况下，进行程序简单化，但要有原则的简化，而且要严格控制档案资源的质量。二是要注重档案管理重点环节的把控，在改善档案管理涉及的硬件环境基础上，加大对新增设施设备的管理和更新力度，保证档案室的建设标准符合要求，还要重点关注档案审核审批的管理工作。三是加大档案管理队伍的建设力度，通过各种培训教育提升相关管理人员的专业知识和道德素养，例如：进行岗前培训和继续教育，定期组织岗位技能培训，开展专题讲座活动，加强各企业间的交流与合作等，借助培训转变管理人员的传统观念，引导其思想更加信息化，进而提高整体的管理水平。四是强化档案管理信息化意识，各部门领导要重视档案管理信息化工作，并采取相关措施使全员树立管理信息化意识，可以制定相应的鼓励机制，鼓励员工积极的掌握信息化技术并欢迎提供建议。
　　（三）明确信息检索，提高安全意识
　　档案管理工作简单来说就是对档案进行有序的分类和归档，但也正是由于工作的基础性使其不引起重视，从而无法达到良好的管理效果，为了使档案管理工作更加规范、有序的开展，提升其检索的准确率是比较重要的，检索工作作为档案管理的一个组成部分，要得到一定的重视。档案管理部门要从实际特点出发建立规范化的检索流程，使检索结果更加准确，例如：通过对某一项目进行分析，找出其存在的短板，进行相应的优化，提高检索工作的针对性以及科学性，还可以与新型管理系统相匹配，利用信息化检索特点，建立完善的管理规范，为管理工作提供便利。另外，网络技术的发展与进步会带来一些网络安全问题，所以在进行档案信息化管理时要提高安全管理意识，采取相关的防范措施，避免由于网络病毒等因素造成资源破坏现象，所以在信息化视角下进行档案管理工作，不能盲目的使用计算机技术，要按照流程下载相关杀毒软件，例如：360杀毒系统、腾讯杀毒、防火墙等，及时更新计算机的病毒库，采取有效措施防止病毒以及黑客的攻击，还需要对档案数据进行备份处理，以备不时之需。
　　三、结束语
　　总而言之，档案作为重要的信息资源，涵盖了各种珍贵的经验，在信息化时代背景下，传统的档案管理模式已经无法满足管理需求，所以为了使档案管理工作得到更优的效果，要从转变管理理念开始，不断的创新管理方式和管理技术，使档案管理在信息化视角下实现最大价值、发挥出最大作用。
　　参考文献：
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　　[2]胡程.大数据时代下的高校人事档案管理信息化建设探讨[J].中国管理信息化，2019，22（23）：158-159.
　　作者简介：
　　李晔（1982-），女，汉族，河北滦南人，本科，唐山市水利规划设计研究院，研究方向：档案管理信息化。
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