浅析档案数字化转换与管理

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　　摘 要：随着信息技术的飞速发展，人们对信息需求逐步增大，传统形式的档案管理与人们需求之间的矛盾日益突出，因此，实现档案的数字化建设，是顺应时代需求的必然趋势。如何实现纸质档案的数字化，以适应档案现代化管理的要求成为档案工作者研究的重要问题之一。
　　关键词：档案 数字化 建设 转换 管理
　　
　　一 档案数字化建设的提出
　　档案信息数字化就是利用计算机等技术处理手段将纸质档案信息通过鉴选、扫描、录入信息进行数字化转换到计算机数据库中，形成一个电子化信息的仓储，用户足不出户就可方便地通过网络访问该仓储，获取所需要的档案信息。随着信息技术的飞速发展，信息资源已经成为人类社会活动的重要资源，人们对信息需求逐步增大，传统形式的档案管理与社会的需求之间的矛盾日益突出，纸质档案保管成本高、易磨损、检索和利用的效率低，难以满足社会对档案的需求，通过对数字化处理，可以实现对档案原件的有效保护，也可以实现一份文件同时提供给所有需要它的人共享。档案数字化建设是实施并拓展现代信息资源共享的必然要求。为此，国家加快了信息资源开发利用的进程。如何实现纸质档案的数字化，以适应档案现代化管理的要求成为档案工作者研究的重要问题之一。
　　二档案数字化的转换途径
　　（一）档案数字化常用的转换方式
　　纸质档案数字化转换一般有三种方式：第一种是通过计算机人工录入的方式实现档案数字化转化；第二种是通过扫描设备扫描，并由字符识别软件识别，制成文本文件；第三种是图像扫描，使用扫描设备将档案按页输入计算机制成图形文件。
　　（二）档案数字化转换方式的具体分析
　　通过计算机人工录入的方式实现档案数字化方式是一种真正意义上的全文数字化，适用于手写体档案和表格、图表等非文字形式档案的数字化转换。但人工录入需要大量的人员和长期的工作，准确率低且校对困难，投入大，收效低，一般很少使用。使用字符识别软件形成文本文件也能实现全文数字化，速度比人工录入的方式要快，但这种方式一般局限于识别机打文字的档案，存在识别准确率不高、需要人工校对等弊端，而且不能处理手写体档案、清晰度低的档案和非文字形式的档案。一般档案馆中的收来的文件，如上级主管机关部门下达的指令、指导性文件可利用这种方式实现数字化。利用图像扫描的方式实现数字化转换操作容易，准确度高，便于管理，同时还能保持档案原件的本来面目，可以使利用者在看到文字内容的同时，也能看到档案的一些形式特征，如原件的纸色、墨迹、印章和批注等各种原貌，有利于对档案的研究和利用。基本上所有的档案都可利用图像扫描的方式实现数字化。
　　三档案数字化过程的科学管理
　　（一）数字化过程中要保证档案原件的完整规范
　　档案数字化过程中，为了提高数字化档案的质量，保证形成图像的完整性，有时候需要把已经立好卷、装订完的档案拆开，逐页进行扫描后再重新装订起来，这是个繁琐、漫长的过程，要求工作人员要特别重视档案原件的完整性有序性，不能丢失或损坏档案。
　　（二）数字化过程中要做好档案信息的保密工作
　　档案数字必须要重视档案信息的保密，如涉及到党和国家机密等，在数字化操作过程中和扫描形成的电子文件的管理过程中都需要做好保密工作。数字化过程中的保密工作可通过一些规章制度来保障，对数字化生成的电子文件，要通过加密技术、身份验证、防火墙等手段来保证信息的安全。同时建立内、外两个网络管理系统，内部局域网负责本档案馆办公自动化和馆藏全部档案数据库管理，外部互联网用于构筑信息发布和开放档案信息检索等功能的网站平台，外网服务器只存放开放的档案信息数据库。
　　（三）加强数字化形成的电子文件的管理
　　档案数字化后形成的电子文件与其他电子档案相比有一定的区别，存在有与纸质档案一一对应的特性。《电子文件归档案与电子档案管理办法》规定保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系；用扫描仪等设备获得的图像电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集；把电子文件集中制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。
　　四 档案数字化需思考的问题
　　（一）处理好扫描质量与存储空间之间的矛盾
　　纸质档案进行图像档案扫描时，扫描分辨率的设置直接影响着图像的清晰度和扫描形成的电子文件的大小，分辨率值越大，图像越清晰，形成的电子文件就越大。从档案的利用的角度来讲，图像扫描效果越清晰，利用效果就越好。但从档案保管的角度来讲，电子文件越大所需的存储空间就越大。怎样使扫描图像既清晰，形成的电子文件大小又适中是目前不容忽视的矛盾。这就要求我们在进行数字化转换时，要分析档案的内容和特性，对其进行初步的价值鉴定。对其中做为重要证据使用的档案在进行数字化转换时强调图像扫描的效果，要充分考虑电子文件所占用的存储空间。
　　（二）档案数字化要统筹规划，有序进行
　　档案数字化是一个庞大的系统工程，需要对现有档案情况进行深入调查了解，再结合档案馆（室）的设备、工作人员的实际情况，制定档案数字化的科学规划。档案数字化对馆藏原始档案进行有效地鉴定，将具有可预见的显性利用需求或潜在利用需求的档案筛选出来，例如具有较高保存价值和利用频率的珍贵档案应该优先实施数字化。进行数字化的转换，可先对档案目录进行数字化工作，实现数字化目录与纸质档案实体一一对应，在扫描仪等硬件设施保障的前提下，对重点和利用率高的档案有重点的分期有序进行，待条件成熟时再分期分批对档案进行全面数字化的转化。
　　总之，实现档案数字化的有效转换与管理，最终激活档案，实现人机共识、便于人们检索、优化利用，借助网络通过信息交换、互联互通、实现信息资源最大程度的共享与增值，是我们努力的方向和目标。
　　参考文献：
　　【1】田晓海;;浅谈档案信息化及档案信息化建设[J];现代农业;2010年02期
　　【2】齐兰英;张艳霞;;档案管理数字化与信息交流[J];黑龙江科技信息;2010年06期
　　【3】王晖 档案数字化应用中的几点探讨 《缩微技术》 2002年03期
　　作者简介：姓名：刘晓利；出出生年月：1964年7月1日；性别：女；籍贯：河北省石家庄市；单位：河北银行学校；研究方向：档案管理、学校档案管理、学籍档案管理。

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