“锁”好打印机
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作者: 本刊编辑部
办公室里擅自打印私人文档的情况屡见不鲜，与同一寝室的室友分享打印机也总因为打印成本分担问题引发不快。本文将告诉你如何控制打印权限，降低打印成本。
打印机是一种常用的IT产品。为了降低开支、节能环保，人们在购买打印机时往往会货比三家，对产品的价格、功能、使用成本进行反复比较，希望可以买到性价比最突出的产品。
买到了合适的产品并不意味着就能高枕无忧。在打印机投入日常使用后，有效管理其使用状况也十分重要。毕竟谁也不想因别人滥用打印机而承担高昂的使用成本开销。要想预防这种情况的发生，大家应该学会对打印机进行权限控制。
借助Windows设置权限
最简单的方法就是借助Windows操作系统的“打印机共享”功能来设置打印机共享权限。以Windows 7操作系统为例，打开“控制面板”，依次点击“硬件和声音”-“设备和打印机”，就可查看到连接到本电脑的打印机。双击想要设置共享权限的打印机，开启其属性页，切换到“共享”选项卡，点击“共享这台打印机”并设置共享名，再切换到“安全”选项卡，在此新建专用于局域网内共享打印机的用户，并可按照实际需求选择是否赋予其“打印”、“管理此打印机”或“管理文档”的权限，还可以切换到“高级”选项卡来设置“允许使用共享打印机的时间”等功能选项。
这种办法设置简单，通用性好，不需要安装任何特殊软件或选购特殊的打印机就可实现。但其可管理的功能相对简单，而且需要把被管理的打印机直接连接到充当打印服务器的电脑上，且只有该电脑开机时才能保证打印功能的正常运行。
安装专门软件管理
除了借用Windows自带的打印共享功能以外，我们还可以从互联网上找到许多专门用于打印机权限控制的软件。借助此类专门软件，我们只需开启一台电脑充当认证管理服务器就可管理局域网内的所有打印机。
我们以一款名为“iPrint打印监控系统”的软件为例。它是一款共享软件，提供20天的试用期。首先选择一台电脑作为主控机，安装该软件，然后即可选择“孵化客户端”功能，生成客户端。接下来需要按照局域网实际情况来部署客户端软件：只要有打印机直接连接局域网，那么就必须把生成的客户端安装到局域网内的所有电脑；反之，当打印机都分别连接到局域网中充当打印服务器的电脑时，只需在这些电脑上安装生成的客户端即可。部署完毕后，局域网内所有打印机便都纳入该软件的管控范围内了。
在主控机上开启该软件，管理者就可以看到当前局域网内正被监控的打印机以及未监控的打印机。点击该软件主界面中的“用户”按钮，在切换到的页面中点击鼠标右键，即可在弹出菜单中建立新用户，并设置其密码、可使用的打印机列表、可打印的时段、可打印的文件类型、可打印的配额。点击该软件主界面中的“打印记录”按钮，管理者就会看到用户所打印的文档内容；点击“手工审核”，管理者就可以把所有打印任务设置成经过他的审核后才能执行。管理者还可以根据该软件提供的打印机负荷分析数据来灵活调整用户权限，将打印任务合理分配给各台打印机，有效提升闲置打印机的使用率，避免因频繁使用而缩短打印机的寿命。
这种办法的优点在于功能丰富，只需要长期开启主控机即可进行管理。但需要花钱购买相应软件才能长期使用，而且管理设置步骤较繁琐。启用打印机内置功能
以上两种办法都建立在使用电脑管理打印机的基础上，我们能否不通过电脑就对打印机进行权限控制呢？其实，某些打印机早已内置了权限控制功能。例如，某些高端打印机和数码复合机可以配合智能卡、射频卡甚至指纹识别器等可选设备组件来检验用户身份。但这些额外的设备组件价格不菲，因此这种身份认证模式近期难以普及。不过，目前已经有一些面向中小企业和个人用户的产品开始提供权限控制功能。比如说，A3幅面彩色多功能喷墨一体机兄弟MFC-5890CN就内置了独特的“安全功能锁”功能，只需按照屏幕提示操控相应按键便可实现，为用户提供了方便。
在兄弟MFC-5890CN闲置时点击“功能”按键，上下翻动功能菜单，选择“常规设置”，再上下翻动菜单找到并点击“功能锁”，即可进入“安全功能锁”功能的设置界面。初次使用时需在该界面中选择“设置密码”，输入4位数字密码并确认，即可设置好管理员密码并返回该界面。然后在该界面中选择“设置用户”，输入刚才设置的管理员密码，即可进入用户设置界面。
兄弟MFC-5890CN提供了公共用户和20个特殊用户的分级管理，在用户设置界面中点击“公共用户”即可设置匿名访问权限，可以开、关其打印、扫描、复印和收发传真的权限。选择并点击某个特殊用户，即可依次设置其名称、密码、访问权限。再次点击某个设置好的用户的名称，即可对其属性进行修改。设置好用户信息后，点击“后退”按键回到“安全功能锁”功能的设置界面，选择“开启功能锁”，输入管理员密码，“安全功能锁”功能就成功启用了。
这种办法的优点在于不需要任何额外软硬件环境，也无需借助电脑即可进行权限控制。但是目前仅有极少数打印机内置了类似的功能，而且其具体操作步骤仍然略显繁琐。不过，我们相信，一旦打印机厂商真正重视起权限控制问题，类似功能就会逐渐普及，而其操作也会越来越简便。
办公室里擅自打印私人文档的情况屡见不鲜，与同一寝室的室友分享打印机也总因为打印成本分担问题引发不快。本文将告诉你如何控制打印权限，降低打印成本。
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