企业采购部门的知识管理策略

来源:用户上传      作者: 张永军　陈　凯

　　摘要：为了对企业采购部门进行有效的管理，本文将企业知识从隐性知识和显性知识两个方面进行了探讨，并以华润万家连锁有限公司华北区采购部的知识管理作为案例，研究了企业采购部门所应该采用的知识管理策略。
　　关键词：采购管理；隐性知识；知识管理
　　中图分类号：F259.22 文献标识码：A
　　
　　在知识经济环境下，企业之间的竞争地位与企业的土地、资金、设备、规模或者其他有形资产的关联度越来越小，而越来越多取决于他们的知识资源。随着企业竞争核心的转移，越来越多的企业开始明确地认识到，知识资源是企业竞争优势的根本来源，对这种资源应该进行更为系统和科学的管理。
　　本文将在对企业知识进行分类的基础上，介绍企业隐性知识和显性知识的特点，并以华润万家连锁有限公司华北大区采购部作为案例，来研究企业采购部门的知识管理策略。
　　
　　一、企业隐性知识和显性知识的特点
　　
　　为了对企业知识进行有效的管理，我们需要对知识分类并进而对其性质进行研究，因为不同类型的知识除了拥有一定的共性之外还拥有独特的个性，也就需要有针对性的研究思路和管理方法。
　　一般地，我们将知识分为隐性（tacit）与显性（explicit）知识两类（Polanyi，1967）。隐性知识是比较个人化的、与具体情景有关的、难以形式化与沟通的知识；显性知识则是指可用形式化、制度化言语传达的知识。可以将隐性知识定义为以下三种情况：第一，信息处理的速度与同时性迫使新技能学习者必须解决自身协调的细节；第二，因为行动镶嵌在实践情景（context）当中，很难明确表达精通某项技能所需的所有事项；第三，复杂技能细节的关系有时候会因语言而流失，即便是单独各项可以明确表达，但仍不能描述关系与特征。
　　很多学者认为，隐性知识是指与具体情景相关（context specific）且个人化（personal quality）的，是无法用文字描述的经验式知识，也是不容易文件化与标准化的独特知识，所以不易形成和被沟通，必须经过人际互动才能产生共识（Hedlund，1994；Nonaka，1994；Nonaka和Takeuchi，1995）。隐性知识包括认知元素和技术元素。认知元素包括心智地图（mental maps）、信念、范式和观点；技术元素包括应用于特定情境的具体的专有知识（know-how）、技巧和技能。而显性知识是能以形式、系统语言如显性事实、公理、标识被传播的，它能以参考手册、计算机程序、训练工具等被编纂和被清楚表达（Kogut和Zander，1992），因此显性知识可以从知识库中直接复制使用，其特点是人、知分离。
　　
　　二、案例分析：华润万家连锁有限公司华北区采购部的知识管理
　　
　　按照上文对企业知识的分类，我们可以总结出不同企业、不同部门所应用知识的不同以及知识管理的方法差异。以隐性知识作为运行载体的企业和部门，对于员工个人的经验、认知、外部网络关系依赖性强，我们可以称之为专家化知识管理；而对于那些以显性知识作为运行载体的企业和部门，则更应该将员工的个人知识转化为手册、文档、程序、流程等显性知识，这样通过显性知识的共享和传递，将会大大提高知识管理的效率和企业运营的成果。下面将以华润万家连锁有限公司华北区采购部作为案例，来分析企业不同部门间知识管理的异同。
　　华润万家连锁有限公司是中国最具规模的零售连锁企业之一，是香港规模最大、实力最雄厚的中资企业集团――华润（集团）有限公司旗下一级利润中心。华润集团将零售业作为主业来发展，并在数年前制定了5年时间内投资50亿、实现营业额500亿、年度利润5亿元的“四个五”战略目标。作为华润零售战略的龙头企业，华润万家拥有了国际资本市场的发展空间与良好的机制平台。21年的发展历程，使华润万家成为全国范围发展的大型零售企业。截止到2005年初，华润万家员工总人数超过27000人，2004年销售总额共计248.95亿元，在中国商业连锁企业百强中排名第二。目前华润万家形成了华东、华南、华北、香港四大业务发展区域，主营大型综合超市、生活超市、便利超市三种业态。
　　在连锁零售业，采购管理部和营运事业管理部是核心业务管理部门，但其经营管理特点和知识管理方法却有很大差异。下面来看一下2004年华润万家华北BU采购管理部和综合超市营运管理部两个部门，在人员构成情况方面的比较，参见下表。
　　
　　从表1中可以看出，与综合超市管理部的员工相比，采购管理部的员工学历较低、工资水平低、人员稳定性高、从事本职业年限长，且采购管理部的员工数要多于综合超市管理部；采购管理部员工的主要业务交往对象是供应商，综合超市管理部员工的主要业务交往对象是门店营业员和顾客。而经过查阅两个部门的部门职责，可以分别得到两个部门工作任务的关键词。采购管理部的任务关键词是：价格、毛利、商品引进及汰换、采购、供应商；而综合超市管理部的任务关键词是：门店、门店效率、门店人效、门店服务、营销促销、销售额。
　　根据上述数字和事实，考察零售业企业中两部门的实际情况可以做出下述判断：采购管理部员工在工作中与供应商打交道机会多，他们能够决定同一品类商品中供应厂商的选择，从而在长时间与供应链的合作过程中，积淀了较多隐性的专业经验知识，而且这些知识具有很强的不可共享性，所以他们本职业的从业时间较长，因为他们的经验知识需要长时间的积累；综合超市管理部员工在工作中与门店营业员及顾客打交道机会多，在工作过程中用到的知识多为营销、促销、服务管理等方面的知识，这些知识具有很强的科学性与可学性，因此对员工学历要求较高、专业性较强，但对本职业从业时间要求较低，因为其专业知识可以很容易从高校或其他渠道的专业教育中获得。
　　虽然从表1的账面工资来看，采购管理部员工工资相对较低，但是实际上他们由于工作的性质，他们有相对较多的得到工资之外报酬的机会，再加上采购人员工作经验的不可共享性以及与工作环境较强的相关性，所以采购管理部的员工不愿意更换工作单位，因为如果更换单位之后他们原来的供应商关系资源将会流失，这也是表1反映出的他们在一家单位供职时间较长的原因。
　　
　　三、企业采购部门的知识管理方法
　　
　　从上面的案例分析可以看出，采购人员和营销人员拥有的知识性质和知识结构有很大差别。前者主要靠隐性知识（经验、人际关系知识、师傅传帮带教给的知识等）开展工作，所以此类员工人数较多，企业对他们的个人知识依赖性强，知识难以共享；后者主要依靠科学性的显性知识（营销促销方法知识、商品陈列知识、收银知识、顾客管理知识等）开展工作，所以此类员工人数较少，企业对该种员工个人依赖性弱，知识容易共享。因此，采购部门的知识成长模式应该定位为知识专家化成长模式，而营销部门的知识成长模式应该定位为知识规模化和普及化成长模式。既然如此，则两个部门的核心资源应该分别是员工个人和共享知识库，所以对两部门的管理策略也应该随之有所不同。
　　企业采购部门的员工是一种典型的知识专家，他们的工作所使用的知识是经过长期的经验积累、自我思考及与企业外部相关人员交往所积聚的隐性知识。对知识专家隐性知识的管理是否得当，关乎采购部门的运转效率和企业发展目标的实现。在其漫长的学习和发展过程中，知识专家们不断地发展自己的知识、技能、理解能力以及对其知识领域中的广泛控制能力，他们需要在自己的特殊领域中掌握各种工具的使用，以及对各种局面的处理能力。企业对员工的创新态度、感觉及创造力的发挥有很大的影响，有些企业努力发展好的企业文化、以及能够鼓励学习和创造性的工作环境；但另有一些企业，却会对之起着阻碍作用。
　　总而言之，涉及到企业采购部门员工的管理时，首先要关注其核心知识和拥有这些知识的知识专家。将企业力量集中于有明显竞争优势的关键知识，也就是集中于拥有这些知识的专家身上，是很多失去活力的企业走向成功的一个重要因素。而对于企业的采购部门管理而言，专业隐性知识的创新和管理是不得不面对的一个重要课题。
　　作者单位：张永军北京大学软件与微电子学院
　　陈凯北京林业大学经济管理学院
　　
　　参考文献：
　　[1]张永军,王文斌.供应链管理过程中信息技术对物流的影响[J].采购与物流研究，2008,2:56-58.
　　[2]张永军,陈凯.企业知识成长理论模型的构建[J].中国市场，2008,3:78-80.
　　[3]李玉勇.现代物流管理的新模式――供应链管理[J].物流管理，2007,2:36-37.

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