浅析科研档案的管理与利用
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作者: 刘莉,王丽欣
摘要：随着科学技术的不断发展和科研工作的重视程度的提高，科研档案的作用也不断提高，科研档案的研究也具有必要性。从科研档案的特点出发，分析了现阶段科研档案的现状、存在的问题，并提出了解决的对策。
关键词：科研；档案；管理
中图分类号：C93 文献标志码：A文章编号：1673-291X（2011）22-0186-02
一、科研档案的特点
1.专业性强、系统性强。科研档案是各类科学研究成果的体现，是具体学科的综合研究，体现着非常强的专业性。不同学科专业的科研工作也有着不同的特点，因此，在科研院所科研档案的管理与利用上，更要体现出专业的特点。科学研究活动的一个显著特点就是它是一个循环过程，每一个环节都不是独立的，而是一个环节扣一个环节的。因此它所形成的科研档案是具有一定内在联系的文件组，在档案管理上要尤为注意。科研档案如实记录着每一专题研发的各个阶段，并形成一个完整的过程，这一整套档案专题突出，单个文件材料之间都有着不可分割的有机联系，系统性强。
2.形式多样、数量大。科学研究院所是从事科学研究的机构，研究的内容多为各领域的前沿问题，有些甚至需要保密，因此产生了大量的科研档案。该类档案具有对应性，因此使得档案形式多样、数量大。通常来说，一个科研项目具有以下几个方面的档案材料：（1）科研规划、计划材料，主要包括上级主管机关下达的长、短期科研任务；本单位长、短期的科研规划等。（2）课题研究方面的材料，主要包括根据研究项目提出的任务，制定的方案，课题研究技术任务书、协议书，调研报告，上级主管机关的批示等。（3）定期的论证材料。其中包括开题报告、国内外情况考察报告、技术方案及方案论证材料、年度设计书等。（4）研究的阶段性成果方面的材料，主要包括研究试验大纲，各种考察、试验记录和计算材料，数据整理和分析材料等。（5）科研课题成果与总结、鉴定材料。主要包括课题成果报告，科研成果总结报告，成果鉴定意见书，课题成果鉴定批准书以及奖励文件材料等，这一阶段产生的材料是科研档案的核心。（6）科研成果推广材料和信息反馈材料。这是科研进程的后一部分，主要包括科研成果推广协议书，专利登记材料以及科研成果在推广过程中形成的评价、建议和用户意见等。综上，任何一个研究课题，都由许多环节构成，在这些活动过程中，就有一系列的科研文件材料形成。这些文件材料经过整理归档就成为科研档案。
二、当前科研档案管理存在的问题
1.管理制度不健全、重视程度低。现阶段，多数研究机构只注重科研成果以及产生的社会效应，很少注意科研档案的归档管理，有些机构甚至没有相关方面的制度，科研档案与其他档案并无差别，科研管理部门在制订科研计划时，也没有把科研档案管理与科研计划管理工作实行进行结合，即没有真正地把科研档案工作纳入科研管理之中，这是传统意识存在的问题，当然另一个主要原因也是因为没有完善的、切实可行的管理制度来保证。管理制度的不健全造成了档案残缺短少，完整性、系统性无法保证，使科研档案与科研管理相脱离，给科研档案管理带来一定的难度。此外，由于缺少历史数据，也无法为日后的科研工作提供强有力的支持。
2.人员素质不高。缺乏专业的或者经过专业培训的科研档案管理人员，科研档案不同于普通的档案，不仅涉及保密，还涉及专业知识，因此，管理科研档案的人员应既懂专业领域的知识，又具备档案管理素质，只有这样才能从一个较高的层次进行管理。
3.档案管理的信息化程度偏低。多数科研院所科研档案的记录仍以手写记录为主，辅以简单的Excel、图像保存等，这与当今信息技术大范围使用不相称，而且，受到传统习惯的影响，即便是运用了管理软件，也无法发挥其真正作用。这些现状与国家科技发展的现状很不相称，很大程度上制约了科研院所的科研水平。
三、提高科研档案管理的对策
1.建立有效的管理制度。科研档案工作及有关管理工作的研究，是科研管理中不可忽视的课题，应建立适合相应科研院所实际情况的科研档案管理制度和档案质量管理评价体系，规范科研档案管理。明确科研档案资料管理的责任与义务，确立各科室在管理中的角色，共同维护好科研档案资料，保证信息准确、明确。建立有效的管理制度有助于提高档案管理质量，也能够充分挖掘科研潜力，提高科研效率。科研档案蕴含着十分丰富的科学思想和技术手段，这种价值必须通过开发利用才能实现，才有利于把科研档案转化为生产力，促使科研档案更好地为科研服务。
2.提高档案人员素质。高素质的档案管理人员，是科研院所科研档案管理的主力。提高档案管理人员的素质可以招聘一批专业人才。现在，很多高校开展了档案学等相关专业，对档案管理方面教授系统的理论知识，这样人才充实到科研院所档案管理人员队伍中有助于提高整个档案管理队伍的素质，使科研档案管理的工作更具专业化。另外，也可以通过对在职员工进行专业培训来提高档案管理人员的素质，在职档案管理人员都在实践中积累了大量的工作经验，如果能再加以正规的专业知识传授，将能更有效的提高业务水平，提高科研档案的利用质量。
3.加强科研档案信息化建设。随着信息化的不断普及，科研院所的办公自动化水平也不断提高，以电子文件为标志的信息化档案管理形式已经成为科研档案管理的主要形式。针对现阶段科研院所档案信息化建设存在的问题，科研院所要引入更多信息化管理方式，完善相关功能，有条件的档案管理部门应建立“科研档案信息管理系统”，保证科研档案的同时提高科研信息利用率。信息化管理的建设有利于科研档案资源的管理和充分利用，更好地满足科研院所的科研事业日益发展的需要，是适应日后科研发展的良好方式。
[责任编辑 安世友]
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