医院档案管理工作现状
来源:用户上传
作者: 黄 辉
提要随着医学技术的提高,医院管理力度不断加大,对医院档案工作也提出了新的要求。本文主要对医院档案管理工作现状进行分析与探讨。
关键词:医院;档案管理工作;现状
中图分类号:G271文献标识码:A
档案是医院重要的信息资源,档案管理越来越受到人们的关注与重视。随着医学技术的提高,医院管理力度不断加大,对医院档案工作也提出了新的要求。档案工作由保管、记录活动的证据,变为确保这种证据的确实产生,进而确保上述活动本身有可信证据作为证明。档案人员也因此由消极的文献记录保存者,变为档案遗产的积极塑造者,从不仅仅继承公正的、不带偏见的保管者,变为在档案形成过程中,明确历史责任感的积极干预者。医院应结合本单位的实际情况,有的放矢狠抓薄弱环节,推动档案工作发展,从而更好地服务于医疗、教学、科研等各项工作。当前医院档案管理仍有不尽如人意之处,如医院领导重视不够,档案意识不强;档案管理格局混乱,管理机构不健全、管理职能不明确,等等。要做好医院档案管理工作,医院的档案管理必须适应新形势的发展,调整管理思路,改进工作方法,着力解决当前客观存在的突出问题,促进档案工作步入规范化、标准化、制度化轨道。在提高管理人员素质和强化全员档案意识的同时,要健全档案管理制度,建立档案管理的新模式,最重要的是改变重管轻用的现状,多途径地开发利用档案信息资源。此外,要强调管理现代化,不仅要设备配置现代化,还要管理标准规范化,管理技术及管理思想现代化。笔者认为,医院档案管理存在如下问题:
一、档案管理意识淡薄
医院里不少同志,尤其是领导干部的档案管理意识还较为淡薄。因为医院领导大多来自于临床部门,缺乏档案工作的知识,一贯重视医疗护理人员素质和技能提高,在规划医院人才培养体系时,往往会对卫生技术人员培养作为重点,忽略档案工作人员知识提高和更新的必要性,对档案工作需要规章制度、依法保管、依法利用、学习和借鉴国内外先进管理经验和技术的认识不足,认识不到档案在医院管理中的重要性和必要性,档案利用率低。同时,档案在医院工作中发挥作用和开发程度不够,也导致医院领导和职工对档案工作的认识有偏差。由于对档案重视程度不够、档案信息资源开发不足,造成档案利用率不高。领导重视是做好档案管理工作的重要保证,是实现档案科学管理的前提。医院领导要把档案管理纳入医院发展和管理的重要内容来抓,与医院业务建设同步规划、同步发展;要大力宣传医院档案管理的意义,加强档案法律法规学习,使全院干部职工充分认识档案的重要性,认识档案与医院日常工作的密切关系,更好地支持档案管理工作。
二、没有建立科学的档案管理体制和机制
档案管理体制和机制不健全、不完善,医院档案工作业务受上级档案业务主管部门指导,工作关系受本单位领导。这种不健全、不完善的档案管理体制和机制,必然导致医院档案管理混乱。在确定医院档案发展方向、档案管理结构、档案工作人员的业绩考核时,单位领导和业务主管部门往往因为评价的指标和要求不同经常会出现矛盾,档案管理人员会出现无所适从的现象。另外,由于档案管理体制和机制不健全、不完善,也会导致轻视档案管理工作。如,目前绝大多数医院都制定了较为健全的医院管理制度和各级各类人员工作职责,而涉及档案管理的制度、职责、考核标准却较少,没有统一规范的医院档案管理模式;有价值的文件材料得不到足够的重视和统一收集,造成档案收集效率不高,信息管理与档案管理严重脱节,失去了档案工作的完整性,医院信息资源缺乏整合性,跟不上新时期发展的需要,不利于科学管理。
三、档案管理人员素质不高
档案是人类在社会实践活动中直接形成的原始历史记录,是最可靠的固化记录物,最具有权威性和凭证性。尤其是独一而珍贵的历史性档案资料,一旦损毁、消失其原始原貌,无法复原再生,其损失无法估量。对医院来讲,档案是医院重要的信息资源,在深化医院改革、建设文明行业、提高医疗质量中发挥着重要作用。因此,档案作为一种社会事物,之所以得到精心呵护,关键在于它的有用性,不断强化档案管理,对于保护档案资料,提高档案服务质量,充分发挥档案无可替代的凭证作用,至关重要。随着医院档案管理工作的逐步建立与完善,对医院档案管理工作人员提出了更新更高的要求。档案工作者只有端正思想、更新观念、加强学习、提高素质,才能促进医院档案管理工作再上新台阶。目前,档案专业人员素质参差不齐,与时代发展的要求悬殊较大。表现为档案专业出身的人员较少、专业知识老化、知识面较窄、知识结构不合理、学历普遍较低、高层次的档案专业人才较少,这些情况已不适应新形势下的档案事业发展。档案管理人员的素质影响档案管理水平。许多档案管理人员的管理水平停留在传统的经验上,思想观念和管理水平跟不上时代的发展,缺乏创新和活力。同时,档案管理人员工作变动较大,给档案管理带来较大困难。档案管理是专业性较强的学科,管好用好档案需要有一定专业知识的人才,特别是在长期管理过程中所积累的知识与经验对档案管理很重要,而一些医院的档案管理人员经常变动,致使已经培养好的档案人员发挥不了作用,而新的人员需要重新开始培养,给档案管理带来较大困难。因此,医院要重视人才培养,提高人员素质。要将档案人员培养纳入医院人才培养计划,通过专业培训、知识更新、进修学习等,提高业务水平,建立档案管理人才梯队,适应档案业务发展,推动档案管理水平的提高。
四、档案工作硬件投入不足,档案现代化管理水平不高
由于一些医院资金紧张,档案工作硬件投入不足。没有现代化的设备,要跟上时代的发展步伐就是一句空话。要不断加强基础设施建设的投入,按照档案管理的要求,档案管理要配备计算机、复印机、扫描仪、防磁柜、空调、刻录机、灭火器、加湿机、温湿度计等一系列硬件设备,装密集架档案柜,科学安排档案柜架的排放和档案存放布局,制作柜架档号标签,做到各类档案排架整齐美观、档案存放规范合理、档案查找醒目方便,但现实生活中一些单位档案用房狭小,不符合档案保管的标准;档案管理设备陈旧,管理技术落后,医院使用计算机及网络技术管理档案的较少,不少医院还采用手工收集、检索,不利于档案的收集、利用和开发,也制约了档案事业的发展。要充分发挥电子计算机在档案管理中的作用,利用电子计算机管理档案信息的收集、传递、开发利用的主要功能,加大电子档案管理相关规范的宣传教育,使档案信息在现代化机器设备中迅捷、准确、方便地再现,使档案信息的处理、传输获得前所未有的积极效果。
五、档案管理工作规范化、标准化程度不够
由于档案不能直接为医院创造经济效益,特别是有些医院主管档案工作的领导对档案工作存在价值认识不足,对其作用把握不准,因此档案管理工作规范化、标准化程度不够。一是档号不规范,没有目录号,一卷多册现象较多;二是案卷标题不规范,有标题但不能反映主题内容,或标题缺少基本要素、甚至没有案卷标题等现象;三是大部分案卷缺少卷内目录,以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用;四是许多案卷未标页码,如果使用中掉页很难发现;五是组卷混乱,如有按时间组的,也有按职能部门管辖权限组的,还有按文种组卷的;六是案卷厚薄不一,有的一两页纸一文一卷,有的五六百页纸一类一卷。在市场经济发展过程中,医院注重经营而轻视了档案,落实档案管理工作的规范化、标准化更是没有被提及。
(作者单位:南阳市中心医院)
主要参考文献:
[1]陈永生.档案学论衡.北京:中国档案出版社,1993.
[2]张辑哲.维系之道――档案与档案管理.北京:中国档案出版社,1995.
转载注明来源:https://www.xzbu.com/2/view-407418.htm
