浅议东莞小微企业赊账管理
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作者: 邓慧仪
摘要：通过对东莞时小微企业应收账款管理漏洞进行分析，提出建立适合东莞地区小微企业应收账款管理需要的体系。从内部控制的角度，规范操作流程，堵塞管理漏洞，提高应收账款管理水平。
关键词：小微企业；赊账管理；防范；对账制度
资金周转是企业正常营运与发展的要素，但很多企业深陷“销售难、回款更难”的泥沼，对于中小型企业来说，自身的融资能力较低，过高的应收账款会导致企业缺少足够的偿付能力和继续参与市场竞争的风险，而应收账款回收不利无疑会使得企业患上资金贫血症。
本文就东莞小型或微型企业(按工信部的新分类，下称“小微企业”)的应收账款管理存在的问题及其形成的坏账风险对企业的影响进行具体分析，从内部控制的角度提出对企业应收账款管理工作的意见。
一、东莞小微企业应收账款管理的现状
东莞市大多数中小企采取的是迅速做大作强、实现利润最大化的市场导向模式。他们以赊销为主要手段赢取客户并迅速扩大企业规模。通过赊销手段产生的应收账款作为商业信用的存在，是企业未到账的收入，在回收时间和回收数额上往往存在不确定性。企业应收账款的现状基本有以下这些问题：
1.业务部门重销售而轻结算的习惯
东莞市的小微企业的普遍属于民营企业，在同业间竞争的日益激烈以及市场份额的争夺，我们发现，他们非常重视销售，但是对于结算方式与回款问题不是十分重视。我们发现，有些企业在进入市场之初，在未对客户进行资信调查的情况下，采取与客户签订短期的、一定赊销额度的赊销合同，并采用传统的赊账结算方式来吸引客户，以扩大其市场份额。虽然这样产生了较高的账面利润，但忽视了流动资金大量被客户拖欠而不能及时收回给企业带来的风险。
2.公司层面缺乏赊账风险防范的合理规范
东莞的小微企业在注重销售的同时可能会忽视包括应收账款在内的内部管理与控制，具体表现为：一是缺乏对客户的资信审核，主要凭经验或个人感情进行赊销；二是对赊销客户的情况缺乏常规管理，例如记录残缺不全、无定期对账制度，这就为坏账产生、相关人员舞弊提供了机会；三是没有明确应收账款管理的责任部门，销售部门与财务部门在实际工作中的责任不清，不利于企业资金流的良性循环。
3.业务人员利用应收账款谋取私利
由于缺乏有效的内控制度，导致有关工作人员有机可乘，利用企业的应收账款谋取私利。例如，东莞某旅游公司销售员在收回其负责的应收账款后，未能及时上交给公司财务部，而是将收回的还款直接存入银行作为个人投资之用，从而沾了公司资金的时间价值，直到公司上级查问时才以个人业务忙，未能及时上交还款为借口掩盖个人挪用公款的事实。
购货单位为了长期占用应付货款，企业的某些销售业务员为了从客户方面谋取利益、甚至共谋长期拖欠货款，造成企业应收账款未能及时回收，长期挂账。一位企业主告诉笔者：“现在企业主的困惑是：如果把业务员管得太死，他们就缺乏活力和冲劲儿；如果管得太松，就会出现共谋舞弊现象，毕竟，占用货款比他们的业绩提成似乎更具有吸引力。”
4.业务漏洞致使购货方恶意拖欠
由于我国社会的银行信用管理体系正处于逐步建立的过程中，商业信用管理体系还远远未起步，不少企业觉得恶意拖欠账款根本不会影响自身的信用。这种背景下，有些销货企业在销售前期一旦缺乏对客户的资信审批，采用结算手段的落后，合同上的含糊不清，给一些购货企业在还款上问题提供了借口。有些公司的代销合同或收据上写着“售完后付款”，只要客户仍然库存一件商品，他们就可以名正言顺地不付货款；还有的合同或收据上写着“9月份以后付款”，这样的规定也容易让客户找到借口延迟还款。另外，有些客户在合同或收据上仅盖上经手人的私章，到期结账时可能就找不到人了。
还有，某企业在没有下发合同文本的情况下，责令全国各地分公司大量向经销商铺货，结果产生了上千万的呆账、死账。企业在清理这些烂账时发现，很多合同只有三言两语、只言片语，有的分公司根本没有与对方签订合同，有的是一张欠条，有的只是一个收货凭证，致使该企业催款无门，损失惨重。
二、加强小微企业应收账款管理的对策
建立起科学合理的应收账款管理体系，活化企业流动资金，增强企业竞争力。构建科学合理的应收账款管理体系，从应收账款发生的事前、事中、事后控制进行全过程监控，方可完善企业应收账款的管理。
1.完善应收账款事前管理，做好防范预案
首先要制定适合企业的信用政策，对客户给定一定的信用标准，对客户进行详细的调查，对客户的资料进行仔细的分析和评估，确定并分配赊账额，建立客户资信档案，在业务发生之前，就尽可能地把坏账的风险降至最低。而且,最好定期检查和调整自己的信用政策.
再者，销货方应该选择适合的结算方式，确定合理的收账程序和收款方法，针对实际情况选择适合的收账政策，确定合理的收款方法，以减少不必要的赊账。
对于一般的小微企业，不宜采取过于严格的收账政策。收账政策过严，虽可减少坏账损失及应收账款拖欠导致的资金被占有的机会成本，也会增加收账费用。企业应当考虑成本效益原则，制定合理有效的收账程序。
2.收款制度严谨，保障健康现金流
一些销货企业在销售环节、销售合同签订的工作中没有很好地约束购货企业的行为，以致双方的法律权责不太清晰，因而，在购销合同里，不妨明确双方的责任，避免产生的相关矛盾。销货企业对于赊账期限较长、赊账额度较大的账款，合同条款必须清楚、严密；在与客户订立合同时，合同中的金额既要有大写又要有小写；对其收款方式和收款期限必须作出明确规定，信用期限必须写清天数；付款的日期必须写明某年某月某日，而不是含糊字眼；根据客户的信用情况，要求其对应收账款提供相应的担保和清楚标明双方所选择的结算方式，并对违约及其赔偿条款作出详细规定，以避免信用期过长给应收账款发生坏账所带来的风险。
同时，为了加快应收账款的收账速度，使得企业应收账款于信用期内能够回收，企业可以在合同上应收账款逾期处理方法，或者保留货物所有权，直至货款结清的条款。
3.加强应收账款事中管理，减少共谋作弊
销货企业应该设立独立岗位对应收账款进行监管。不能单单将应收账款归由销售部门或销售人员自己管理，财务部门也只能在期末提醒其收款，这样，前线的销售人员缺乏任何约束，容易造成坏账。不过，如果由财务部门来管理应收账款，销售部门不参与的话，又会出现另一个尴尬问题：虽然账务处理清楚了，但赊账客户的具体情况，会计人员可能就素手无策了。
因此，对于赊销业务较多发生的企业建议在财务部门里设立独立的专门应收账款管理岗位，对企业应收账款进行日常管理。该岗位掌握了赊销企业的历史应收账款付款情况，能够及时地为信用管理小组提供第一手财务信息。同时，也有效防止了企业有关人员利用职务之便侵占企业资产，谋取私利。
最好，进一步做到对应收账款进行动态分析，实施追踪监控，对发现有欠账、接近信用期的客户应及时向企业管理部门、销售部门以及信用小组反映，力求在较短的时间内掌握客户还款、欠账情况。
4．完善对账与交接制度
在内部管理方面， 严格规范的应收账款交接程序，那样能够有效对应收账款风险做到防微杜渐，防范于未燃的效果。若为销售业务员岗位的调换、离职，应收账款交接前应核对全部账目报表，有关交接项目以交接清单为准。在限定时间内把经手的应收账款全部收回或取得客户付款的承诺担保，而且由于账款的时效性，应要求在限定时间内完成交接。
外部对账方面，前面提及的有些销售人员积压收款，将已收到的“应收账款”不入账或推迟入账时间，以达到挪作他用、甚至据为己有的案例，因此，应收账款管理人员经常向客户核对实际欠款金额，能够有效地制止这些现象的发生，保护了企业资金的安全与完整。对未超过期限的赊销客户，主要是获得客户确认无误并盖印客户公章或财务章的对账单，作为双方对账的原始依据。
5．对业务人员鼓励催收账款奖励
如果仅仅将的销售业绩与报酬挂钩，虽然解决了员工销售积极性的问题，但是却也提高了应收账款的坏账总额。企业应当落实内部催收款项的责任，对应收款账款实行部门责任制和经办人负责制，并作为绩效考核重要依据。对未能按时收回货款的部门或个人可以恰当警示，对追讨逾期账款给力的人员予以适当奖励。这种权责利相互挂钩，可以改善坏账的状况。
6．提高产品质素，减少赊账机会
东莞的小微企业应努力打造自己的独特产品和有关技术，从而提高产品的附加值和竞争力。由于在市场竞争中做到人无我有\人有我精，因而就较为便于自主选择对有利的结算方式，有效地降低赊账，有效防止坏账风险。
三、结语
东莞小微企业应收账款管理现状存在的问题的对策，在于注重销售的同时将账款回收放到一个更加重要的位置，预先设置科学合理的信用政策，完善账款的事前控制和事中控制，尽量杜绝业务本身的漏洞导致的购货方非善意拖欠、减少本企业人员利用漏洞谋取私利。同时注意做好对应收账款交接工作的规范，并对逾期应收账款制定适合的处置方式以及催收责任到位，构建起一套适合小微企业的应收账款管理体系。
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